Que contient un document EDI ?
Un document EDI est composé d'éléments de données, de segments et d'enveloppes formatés selon les règles d'une norme EDI particulière.
Lorsque vous créez un document EDI, comme un bon de commande, vous devez respecter scrupuleusement les règles de formatage de la norme que vous utilisez. Ces règles définissent précisément où et comment chaque information contenue dans le document sera trouvée. Ainsi, lorsque le traducteur EDI sur l'ordinateur récepteur lira une commande EDI entrante, il comprendra immédiatement où trouver le nom de l'entreprise acheteuse, le numéro de commande, les articles commandés, le prix de chaque article, etc. Ces données seront ensuite intégrées au système de saisie des commandes du destinataire dans le format interne approprié, sans nécessiter de saisie manuelle.
Échange de données informatisées (EDI) sous forme imprimée
Le graphique ci-dessous montre un exemple de bon de commande imprimé et son apparence une fois traduit aux formats ANSI et EDIFACT EDI.
Dans le langage EDI, un document commercial unique, tel qu'un bon de commande, une facture ou un avis d'expédition anticipée, est appelé « ensemble de transactions » ou « message ». Un ensemble de transactions est composé d'éléments de données, de segments et d'enveloppes.
Qu'est-ce qu'un élément de données ?
Les éléments de données d'un ensemble de transactions EDI sont les éléments d'information individuels contenus dans le document.
Par exemple, dans de nombreux documents, tels que le bon de commande et la facture, vous trouverez des éléments de données tels que la ville, l'état, le pays, le numéro d'article, la quantité et le prix.
Dans la norme EDI, chaque élément de données d'un ensemble de transactions est défini par le type de données qu'il représente. Par exemple, il serait important de distinguer les données numériques des données textuelles ou des dates calendaires. La définition de l'élément de données décrira :
- Type de données : numérique, alphanumérique, date ou heure
- Longueur minimale et maximale
- Valeurs de code, le cas échéant, qui doivent être respectées pour un type de données particulier. Par exemple, si l'élément de données est le coût unitaire, vous utiliserez également un élément de code de devise pour vous permettre d'indiquer la devise (par exemple, dollars américains ou euros) utilisée dans le champ du coût unitaire.
Qu'est-ce qu'un segment ?
Un segment dans un ensemble de transactions EDI est un groupe d'éléments de données similaires.
Si vous remplissiez un bon de commande, vous vous attendriez à voir des groupes de données connexes. Par exemple, regardez le schéma ci-dessous d'un bon de commande papier dans lequel un seul article est commandé. Notez qu'il y a quatre sections, chacune fournissant un ensemble d'informations différent :
Dans un document EDI, chaque section est décrite par un segment particulier. Vous trouverez ci-dessous l'ensemble des segments EDI qui décriraient le bon de commande ci-dessus en utilisant la norme ANSI. Chaque segment commence par un identifiant de segment (par exemple, ST, BEG, N1) qui décrit le type d'éléments de données qui suivent. Les éléments de chaque segment sont séparés par un séparateur d'éléments de données, en l'occurrence le symbole '*'.
| ST*850*1001 | ST indique le début d'un ensemble de transactions – en l'occurrence, la commande d'achat 850. | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, pour indiquer le début du PO, plus précisément | (1) |
| Société N1*SO*XYZ | N1, un segment de nom | (2) |
| Rue Principale N3*123 | N3, pour fournir l'adresse postale | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, pour indiquer la ville/la province/le code postal | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, pour fournir les détails des lignes de commande | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, pour fournir des données sommaires pour le PO | (4) |
| SE*8*1001 | SE, pour indiquer la fin du PO |
Pour chaque type de document commercial, la documentation standard EDI définit :
- Les segments qui peuvent être inclus et ceux qui sont obligatoires, facultatifs et/ou conditionnels (c'est-à-dire qui ne doivent être inclus que si un autre segment ou élément est inclus).
- Pour chaque segment, les éléments qui peuvent être inclus – à chaque information contenue dans un document papier correspond un élément EDI. Ces éléments sont définis dans le dictionnaire des normes, et chaque norme possède son propre dictionnaire.
- La séquence requise des segments et des éléments
- Combien de fois un segment peut-il être répété ?
Une fois tous les segments rassemblés dans une séquence prescrite, ils forment un document électronique complet, ou ensemble de transactions. Ensuite, les ensembles de transactions doivent être mis dans des enveloppes en vue de leur transmission à vos partenaires. Vous pouvez consulter un exemple de document EDI pour voir comment cela est mis en pratique.
Quelles sont les enveloppes EDI ?
La transmission de documents EDI utilise un système de trois « enveloppes » pour contenir vos ensembles de transactions : l’enveloppe de message, l’enveloppe de groupe et l’enveloppe d’échange.
Tout comme les documents commerciaux papier sont envoyés dans des enveloppes et qu'il est possible d'envoyer de nombreux documents dans une seule enveloppe, les documents EDI sont échangés à l'aide de plusieurs enveloppes.
- Chaque ensemble de transactions est placé dans son enveloppe individuelle.
- Un ensemble de transactions – par exemple, un ensemble de bons de commande – est placé dans une enveloppe groupée. (L'enveloppe de groupe est obligatoire en ANSI et facultative en EDIFACT.)
- Toutes les enveloppes groupées envoyées d'un expéditeur à un destinataire sont placées dans une enveloppe d'échange.
Voir le diagramme ci-dessous :
Une enveloppe est formée par une paire de segments qui définissent le début et la fin de la section appropriée. En utilisant la norme EDIFACT comme exemple, l'enveloppe de l'ensemble de transactions utilise les segments UNH et UNT, l'enveloppe du groupe utilise les segments UNG et UNE et l'enveloppe d'échange utilise les segments UNA/UNB et UNZ. Dans chaque cas, le « S » indique le « début » de l’enveloppe et le « E » indique la « fin » de l’enveloppe. Le schéma ci-dessous illustre les trois niveaux d'enveloppes qui entoureraient une seule commande d'achat EDI.
