Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?
Electronic Data Interchange (EDI) ist der Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Geschäftspartnern von Computer zu Computer.
Durch die Umstellung von einem papiergestützten auf einen elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten profitieren Unternehmen von erheblichen Vorteilen wie geringeren Kosten, höherer Verarbeitungsgeschwindigkeit, weniger Fehlern und besseren Beziehungen zu Geschäftspartnern.
Computer-zu-Computer
Computer-zu-Computer-EDI ersetzt Post, Fax und E-Mail. Zwar ist auch die E-Mail ein elektronischer Ansatz, doch müssen die per E-Mail ausgetauschten Dokumente weiterhin von Menschen und nicht von Computern bearbeitet werden. Die Beteiligung von Menschen verlangsamt die Verarbeitung der Dokumente und führt außerdem zu Fehlern. Stattdessen können EDI-Dokumente direkt in die entsprechende Anwendung auf dem Computer des Empfängers (z. B. das Auftragsverwaltungssystem) eingespeist werden, und die Verarbeitung kann sofort beginnen. Ein typischer manueller Prozess sieht wie folgt aus, mit viel Papier und Menschen:
Der EDI-Prozess sieht folgendermaßen aus - kein Papier, keine Menschen beteiligt:
Geschäftsdokumente
Dies sind alle Dokumente, die normalerweise zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Die am häufigsten über EDI ausgetauschten Dokumente sind Bestellungen, Rechnungen und Lieferankündigungen. Aber es gibt noch viele andere, wie z. B. Konnossemente, Zolldokumente, Bestandsdokumente, Versandstatusdokumente und Zahlungsdokumente.
Standardformat
Da EDI-Dokumente nicht von Menschen, sondern von Computern verarbeitet werden müssen, muss ein Standardformat verwendet werden, damit der Computer die Dokumente lesen und verstehen kann. Ein Standardformat beschreibt, was die einzelnen Informationen sind und in welchem Format (z. B. ganzzahlig, dezimal, mmddyy). Ohne ein Standardformat würde jedes Unternehmen Dokumente in seinem unternehmensspezifischen Format versenden, und so wie eine englischsprachige Person wahrscheinlich kein Japanisch versteht, versteht das Computersystem des Empfängers das unternehmensspezifische Format des Absenders nicht.
- Heute gibt es mehrere EDI-Standards, darunter ANSI, EDIFACT, TRADACOMS und ebXML. Und für jeden Standard gibt es viele verschiedene Versionen, z. B. ANSI 5010 oder EDIFACT Version D12, Release A. Wenn zwei Unternehmen beschließen, EDI-Dokumente auszutauschen, müssen sie sich auf den spezifischen EDI-Standard und die Version einigen.
- Unternehmen verwenden in der Regel einen EDI-Übersetzer - entweder als firmeneigene Software oder über einen EDI-Dienstleister - um das EDI-Format zu übersetzen, damit die Daten von ihren internen Anwendungen verwendet werden können und somit eine direkte Verarbeitung der Dokumente möglich ist.
Geschäftspartner
Der Austausch von EDI-Dokumenten erfolgt in der Regel zwischen zwei verschiedenen Unternehmen, die als Geschäftspartner oder Handelspartner bezeichnet werden. Beispiel: Unternehmen A kauft Waren von Unternehmen B. Unternehmen A sendet Bestellungen an Unternehmen B. Unternehmen A und Unternehmen B sind Geschäftspartner.