Qu'est-ce que l'EDI (échange de données informatisées) ?

Communication d'ordinateur à ordinateur

L'EDI remplace les méthodes traditionnelles telles que le courrier postal, la télécopie et le courrier électronique. Bien que le courrier électronique soit électronique, il nécessite toujours une intervention humaine pour traiter les documents et les introduire dans divers systèmes. Cette manipulation manuelle ralentit les choses et introduit des erreurs. Grâce à l'EDI, les documents sont envoyés directement à un système de gestion des commandes, par exemple, où la commande peut être immédiatement consultée et gérée sans avoir à retaper les données.

Processus manuel: Implique du papier, du personnel et des délais.

Processus EDI: Entièrement automatisé - pas de papier, pas de personnel, des résultats plus rapides.

Qui utilise l'EDI ?

L'EDI est utilisé dans un large éventail de secteurs, notamment la vente au détail, la fabrication, les soins de santé, la logistique, l'automobile et la finance. Il permet l'échange transparent de documents commerciaux essentiels entre les partenaires commerciaux (également appelés partenaires d'échange) afin de rationaliser les processus de commande à l'encaissement (O2C) et d'approvisionnement au paiement (P2P).

En tirant parti de l'automatisation de l'EDI, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité, réduire les temps de cycle et améliorer la précision des données dans des chaînes d'approvisionnement et des réseaux de services complexes.

Documents commerciaux courants échangés par EDI

L'EDI est utilisé pour échanger de nombreux types de documents commerciaux, chacun avec un code de transaction EDI X12 spécifique, comme par exemple :

• Bons de commande (EDI 850): Utilisée pour passer des commandes de biens ou de services.
• Factures (EDI 810): Envoyée par un vendeur pour demander le paiement de biens ou de services livrés.
• Préavis d'expédition (ASN) (EDI 856): Détaille le contenu d'un envoi avant son arrivée.
• Connaissements (EDI 211): Fournit des informations sur l'expédition et le transporteur pour le traitement du fret.
• Documents douaniers (EDI 309, 310, 315): Utilisés pour les déclarations en douane et les rapports de transport (par exemple, manifeste de fret, récépissé de fret, détails du statut).
• Rapports d'inventaire (EDI 846): Communique les niveaux de stock, la disponibilité et les mouvements.
• Mises à jour du statut de l'expédition (EDI 214): Fournit des mises à jour sur le statut d'une expédition en transit.
• Instructions de paiement (EDI 820): détaille les opérations de paiement telles que les avis de remise ou les transferts de fonds.

 Consulter une liste complète des normes de document EDI →

Format standardisé

Pour garantir un traitement informatique précis, l'EDI utilise des formats normalisés. Ces normes définissent la structure et le type de chaque élément de données (par exemple, les formats de date, les valeurs numériques).

Sans norme commune, les systèmes ne pourraient pas se comprendre, tout comme une personne ne parlant que l'anglais pourrait ne pas comprendre le japonais.

Les normes EDI les plus courantes sont les suivantes

• ANSI X12
• EDIFACT
• TRADACOMS
• EbXML

Chaque norme a plusieurs versions (par exemple, ANSI 5010, EDIFACT D12A). Les partenaires commerciaux doivent se mettre d'accord sur la norme et la version avant d'échanger des documents.

Les traducteurs EDI - qu'il s'agisse delogiciels internes ou de services tiers - convertissent ces documents normalisés en formats internes utilisables par les applications commerciales.

Contactez un expert EDI pour explorer les options de traducteurs EDI sur site et en ligne →

Gérer la complexité de l'EDI

Si vous utilisez déjà l'EDI, il est possible d'avoir trop d'une bonne chose. Conçu à l'origine pour simplifier l'échange de documents commerciaux, l'EDI s'est transformé en un paysage complexe de types de documents, de normes, de versions, de protocoles et d'exigences réglementaires. En conséquence, de nombreuses entreprises gèrent aujourd'hui plusieurs systèmes EDI et plusieurs fournisseurs, simplement pour rester dans la course.

Si cela vous semble familier, lisez la suite pour découvrir les avantages et les risques de la consolidation des fournisseurs EDI.