O que é EDI (Electronic Data Interchange)?
Electronic Data Interchange (EDI) é a troca de documentos comerciais entre computadores em um formato eletrônico padrão entre parceiros comerciais.
Ao passar de uma troca de documentos comerciais em papel para uma troca eletrônica, as empresas desfrutam de grandes benefícios, como redução de custos, aumento da velocidade de processamento, redução de erros e melhoria do relacionamento com os parceiros comerciais.
De computador para computador
O EDI de computador para computador substitui a correspondência postal, o fax e o e-mail. Embora o e-mail também seja uma abordagem eletrônica, os documentos trocados por e-mail ainda precisam ser manuseados por pessoas e não por computadores. O envolvimento de pessoas torna mais lento o processamento dos documentos e também introduz erros. Em vez disso, os documentos EDI podem fluir diretamente para o aplicativo apropriado no computador do destinatário (por exemplo, o Order Management System) e o processamento pode começar imediatamente. Um processo manual típico é semelhante a este, com muito papel e envolvimento de pessoas:
O processo de EDI é parecido com o seguinte: sem papel, sem pessoas envolvidas:
Documentos comerciais
Trata-se de qualquer um dos documentos que normalmente são trocados entre empresas. Os documentos mais comuns trocados via EDI são pedidos de compra, faturas e avisos prévios de embarque. Mas há muitos outros, como conhecimentos de embarque, documentos alfandegários, documentos de inventário, documentos de status de remessa e documentos de pagamento
Formato padrão
Como os documentos EDI devem ser processados por computadores, e não por humanos, é necessário usar um formato padrão para que o computador possa ler e entender os documentos. Um formato padrão descreve o que é cada informação e em que formato (por exemplo, número inteiro, decimal, mmddyy). Sem um formato padrão, cada empresa enviaria documentos usando o formato específico de sua empresa e, assim como uma pessoa que fala inglês provavelmente não entende japonês, o sistema de computador do destinatário não entende o formato específico da empresa do formato do remetente.
- Existem vários padrões de EDI em uso atualmente, incluindo ANSI, EDIFACT, TRADACOMS e ebXML. E, para cada padrão, há muitas versões diferentes, por exemplo, ANSI 5010 ou EDIFACT versão D12, Release A. Quando duas empresas decidem trocar documentos EDI, elas precisam concordar com o padrão e a versão específicos do EDI.
- Normalmente, as empresas usam um tradutor de EDI, seja como software interno ou por meio de um provedor de serviços de EDI, para traduzir o formato de EDI de modo que os dados possam ser usados por seus aplicativos internos e, assim, permitir o processamento direto dos documentos.
Parceiros de negócios
A troca de documentos EDI ocorre normalmente entre duas empresas diferentes, chamadas de parceiros de negócios ou parceiros comerciais. Por exemplo, a Empresa A pode comprar mercadorias da Empresa B. A Empresa A envia pedidos para a Empresa B. A Empresa A e a Empresa B são parceiras de negócios.