Processo de transação baseado em papel vs. EDI
Um processo comercial comum é a troca de pedidos de compra e faturas. Então, vamos comparar como isso é feito usando papel ou EDI.
No método baseado em papel, normalmente ocorre o seguinte processo:
- O sistema de inventário notifica automaticamente o comprador para fazer um pedido ou, após consultar o sistema de inventário, o comprador determina que um pedido precisa ser criado
- O comprador insere dados na tela de um sistema de compras para criar a ordem de compra, imprime e envia pelo correio
- Depois de vários dias, o fornecedor recebe o pedido e o insere manualmente no sistema de ordens do cliente
- O fornecedor imprime uma fatura e a anexa à remessa e/ou a envia separadamente pelo correio
- O comprador insere manualmente a fatura no sistema de Contas a Pagar
A troca de documentos em papel pode acrescentar uma semana ao processo. Se houver erros causados pela entrada manual de dados, o tempo pode aumentar muito.
Agora compare isso com o processo EDI:
- O sistema de compras do comprador, que utiliza o software EDI, gera e envia automaticamente uma ordem de compra formatada em EDI quando o estoque atinge o nível crítico
- Em poucos minutos, o sistema de pedidos de vendas do fornecedor, que utiliza o software EDI, recebe o pedido de compra EDI, notifica o departamento de expedição para enviar as mercadorias e gera uma fatura EDI a ser transmitida diretamente para o sistema de contas a pagar do comprador
O processo de EDI pode ser concluído em poucas horas.