EDI i detaljhandelsbranschen

Detaljhandeln har dragit nytta av fördelarna med EDI i årtionden. Ändå använder många företag fortfarande någon form av pappersbaserade processer i sina order-, faktura- och leveransaviseringar. Detta visar att det fortfarande finns en stor potential för EDI att leverera mer till detaljhandeln, ett faktum som inte har undgått många affärschefer inom detaljhandeln som ser EDI som avgörande för att skapa konkurrenskraftigt värde för sina organisationer.

VMI (Vendor Managed Inventory), som lanserades av Walmart och Proctor & Gamble på 1980-talet, har blivit en drivkraft för branschen att sänka kostnaderna och samtidigt öka kundservicen. Det är det koncept som är kärnan i dagligvaruhandelns "quick response"-strategi för produktflödet genom hela leveranskedjan.

I VMI fattar leverantören de viktigaste besluten om lagerpåfyllning för den konsumerande organisationen. Resultatet är att leverantören har mycket större kontroll över lagret, vilket leder till mindre slöseri eller överutbud och att påfyllningscykeln ofta går från månadsvis till veckovis eller dagligen, vilket ökar kundservicen. Detta är naturligtvis särskilt viktigt för kampanjer där ökad efterfrågan innebär större påfrestningar på leverantörens förmåga att fylla på lagret.

Andra viktiga roller för EDI inom detaljhandeln är effektiviseringen av DSD-förfaranden (Direct Store Delivery) och utvecklingen mot global datasynkronisering (GDS). Forresters undersökning av mer än 20 leverantörsföretag visade att 41% av organisationerna använder ett EDI-meddelandeformat och skickar över 20 miljarder meddelanden varje år.

Struktur för leveranskedjan

Detaljhandelns leveranskedja har en unik struktur eftersom den drivs av produktflödet genom hela leveranskedjan. Försäljningens snabba förlopp, den ökade betydelsen av tillgänglighet och komplexiteten i att hantera osäkra efterfrågenivåer förvärras ytterligare av att många av de varor som passerar genom leveranskedjan är färskvaror.

All ineffektivitet i leveranskedjan ökar eftersom orderförseningar eller felaktigheter inte bara leder till förseningar i leveranskedjan - som i andra branscher - utan direkt påverkar återförsäljarens förmåga att bedriva verksamhet och erbjuda kunderna en hög servicenivå.

Detaljhandeln var en av de första branscherna som automatiserade sina beställningar och fakturor. På senare tid har det varit svårt för detaljhandlarna att anpassa sig till de ökade leveransfrekvenserna och det ökade antalet SKU (stock-keeping unit) som erbjuds av DSD-leverantörerna. Genom att använda EDI för att automatisera DSD-processen kan man minska trängseln vid återförsäljarens bakdörr och minska incheckningstiderna.

Nyckeln till allt detta är ASN (advance ship notice). Enligt forskning från Grocery Manufacturers of America minskar elektroniska ASN mottagningstiderna med upp till 60%. Om bara en fjärdedel av leveranserna använder automatiserade ASN kan ett företag med 250 butiker spara 65 000 mottagningstimmar varje år. ASN kan säkerställa att varje steg i leveranskedjan är fullt informerat om varornas status och att varorna kan kontrolleras på pallnivå som om det vore på en enskild kassas nivå.

För att denna process ska bli framgångsrik måste det dock finnas ett effektivt GDS i hela leveranskedjan. Leverantörerna måste kunna upprätthålla en helt anpassad masterfil på artikelnivå för att underlätta utbytet av artikelinformation, auktorisering, kostnad samt pris- och kampanjinformation. Med GDS kan återförsäljarna enkelt identifiera avvikelser, obehöriga artiklar som levererats och skillnader mellan beställningar och leveranser.

Resultatet är att återförsäljarna får bättre lagerpositioner och att problem och fel åtgärdas snabbt - ofta tidigt i leveranskedjan, till exempel i distributionscentralen.

Dokumentstandarder

Det finns ett antal viktiga EDI-dokumentstandarder som används inom detaljhandeln:

• Tradacoms
  Tradacoms var en mycket tidig EDI-standard som fick stort genomslag inom detaljhandeln. Standarden lanserades 1982 och blev i praktiken föråldrad 1995 när den ersattes av EDIFACT EANCOM. Ingen vidareutveckling har skett av standarden. Tyvärr glömde någon att informera detaljhandeln om detta och den allra största delen av detaljhandelns EDI-trafik använder fortfarande Tradacoms.
• Voluntary Inter-industry Commerce Solutions (VICS) Association (nu en del av GS1 US)
  VICS Association har arbetat för att öka effektiviteten och ändamålsenligheten i detaljhandelns leveranskedja. VICS var först med att införa QR-standarden (quick response) för att förenkla flödet av produktinformation för återförsäljare och leverantörer. VICS EDI hanterar underhållet av VICS standarder inklusive dess standard för samarbete, planering, prognostisering och påfyllning (CPFR) i leveranskedjan.
• eCOM
  En grupp standarder som hanterar vanliga standarder i leveranskedjan och som är mycket väl lämpade för detaljhandeln. De allra flesta eCOM-standarder som används i dag är baserade på EDI. En ny generation XML eCOM-standarder håller dock på att växa fram - även om marknadsintroduktionen har varit minimal.

Branschorganisationer

Det finns ett antal branschorgan som hjälper till att utforma användningen av EDI inom detaljhandeln:

• GS1
  Organisationen har till uppgift att hantera den globala implementeringen av UPC-streckkoden, men organisationens standarder har utvidgats från streckkoden till att omfatta andra delar av leveranskedjan, inklusive definitioner av EDI-meddelanden, radiofrekvensidentifiering (RFID) och synkronisering av produktdata.
• Global Data Synchronization Network (GDSN)
  GDSN möjliggör säker och kontinuerlig datasynkronisering av produkt- och platsinformation. Återförsäljare och leverantörer ansluter sig till en utvald datapool som förvaltas av en GS1-medlem och som ansluter till GS1 Global Registry®. Leverantörer överför produktdata och platsinformation till datapoolen. Återförsäljarna prenumererar endast på den information de behöver.
• Global Standards Management Process (GSMP)
  Ett forum där GS1-standarder definieras och underhålls av GS1 och dess medlemmar - särskilt detaljhandelsföretag. GSMP definierar krav och bästa praxis innan man fastställer branschstandarder för att stödja elektronisk handel och datasynkronisering.
• Global Commerce Initiative (GCI)
  GCI är en global användargrupp bestående av tillverkare, återförsäljare och tjänsteleverantörer. Den har fastställt affärsreglerna för en globalt standardiserad modell: den globala produktklassificeringsmodellen (GPC). Modellen förbättrar leveranskedjans prestanda mellan tillverkare och återförsäljare genom frivilligt antagande av branschstandarder för identifiering av produktgrupper.
• Association for Retail Technology Standards (ARTS)
  ARTS är ett standardiseringsorgan som vänder sig till detaljhandeln. Medan GS1-standarderna koncentrerar sig på B2B-standarder, fokuserar ARTS på A2A-standarder (application-to-application), inklusive standarderna Retail Data Model, Unified Point of Service, IXRetail och IXRetail XML. UnifiedPOS tillgodoser behovet av att utbyta data mellan försäljningsställen och backoffice-system.