Pappersbaserad kontra EDI-transaktionsprocess

I den pappersbaserade metoden sker normalt följande process:

• Lagersystemet meddelar automatiskt köparen att lägga en order, eller, efter att ha frågat lagersystemet, bestämmer köparen att en order behöver skapas
• Köparen matar in data på skärmen i ett inköpssystem för att skapa beställningen, skriver ut och skickar den
• Efter flera dagar tar säljaren emot beställningen och matar in den manuellt i systemet för försäljningsorder
• Säljaren skriver ut en faktura och bifogar den till försändelsen och/eller skickar den separat med post
• Köparen matar manuellt in fakturan i systemet för leverantörsreskontra

Utbytet av pappersdokument kan förlänga processen med en vecka. Om det finns fel som orsakas av manuell datainmatning kan tiden ökas kraftigt.

Jämför nu detta med EDI-processen:

• Köparens upphandlingssystem, som använder EDI-programvara, genererar och skickar automatiskt en EDI-formaterad beställning när lagret når den kritiska nivån
• Inom några minuter tar leverantörens försäljningsordersystem, som använder EDI-programvara, emot EDI-beställningen, meddelar leveransavdelningen att skicka varorna och genererar en EDI-faktura som överförs direkt till köparens leverantörsreskontrasystem

EDI-processen kan slutföras inom några timmar.