Processus de transaction sur papier ou par EDI
L'échange de bons de commande et de factures est un processus commercial courant. Comparons donc la façon dont cela se passe avec le papier ou l'EDI.
Dans la méthode du papier, le processus suivant se déroule généralement :
- Le système d'inventaire notifie automatiquement à l'acheteur de passer une commande ou, après avoir interrogé le système d'inventaire, l'acheteur détermine qu'une commande doit être créée.
- L'acheteur saisit les données sur l'écran d'un système d'achat pour créer le bon de commande, l'imprime et l'envoie par la poste.
- Après plusieurs jours, le fournisseur reçoit la commande et la saisit manuellement dans le système de commande client.
- Le vendeur imprime une facture et la joint à l'envoi et/ou l'envoie séparément par la poste.
- L'acheteur saisit manuellement la facture dans le système de comptabilité fournisseurs.
L'échange de documents papier peut ajouter une semaine au processus. S'il y a des erreurs dues à la saisie manuelle des données, le temps peut être considérablement allongé.
Comparez maintenant cela avec le processus EDI :
- Le système d'approvisionnement de l'acheteur, qui utilise un logiciel EDI, génère et envoie automatiquement un bon de commande au format EDI lorsque les stocks atteignent le niveau critique.
- En quelques minutes, le système de commande du vendeur, qui utilise le logiciel EDI, reçoit le bon de commande EDI, notifie au service d'expédition d'expédier les marchandises et génère une facture EDI à transmettre directement au système de comptabilité fournisseurs de l'acheteur.
Le processus EDI peut être achevé en quelques heures.