Qu'est-ce que l'EDI (échange de données informatisées) ?
L'échange de données informatisées (EDI) est l'échange de documents commerciaux d'ordinateur à ordinateur dans un format électronique standard entre partenaires commerciaux.
En passant d'un échange de documents commerciaux sur papier à un échange électronique, les entreprises bénéficient d'avantages majeurs tels que la réduction des coûts, l'augmentation de la vitesse de traitement, la réduction des erreurs et l'amélioration des relations avec les partenaires commerciaux.
D'ordinateur à ordinateur
L'EDI d'ordinateur à ordinateur remplace le courrier postal, la télécopie et le courrier électronique. Bien que le courrier électronique soit également une approche électronique, les documents échangés par ce biais doivent toujours être traités par des personnes plutôt que par des ordinateurs. L'intervention de personnes ralentit le traitement des documents et introduit des erreurs. En revanche, les documents EDI peuvent être transmis directement à l'application appropriée sur l'ordinateur du destinataire (par exemple, le système de gestion des commandes) et le traitement peut commencer immédiatement. Un processus manuel typique se présente comme suit, avec beaucoup de papier et d'intervention humaine :
Le processus EDI se présente comme suit : pas de papier, pas de personnes impliquées :
Documents commerciaux
Il s'agit de tous les documents qui sont généralement échangés entre les entreprises. Les documents les plus courants échangés par EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables d'expédition. Mais il en existe beaucoup d'autres, tels que les connaissements, les documents douaniers, les documents d'inventaire, les documents relatifs à l'état des expéditions et les documents de paiement
Format standard
Étant donné que les documents EDI doivent être traités par des ordinateurs plutôt que par des humains, un format standard doit être utilisé pour que l'ordinateur puisse lire et comprendre les documents. Un format standard décrit la nature de chaque élément d'information et son format (par exemple, entier, décimal, mmddyy). Sans format standard, chaque entreprise enverrait des documents en utilisant son propre format et, tout comme un anglophone ne comprend probablement pas le japonais, le système informatique du destinataire ne comprendrait pas le format spécifique à l'entreprise du format de l'expéditeur.
- Plusieurs normes EDI sont utilisées aujourd'hui, notamment ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et ebXML. Et pour chaque norme, il existe de nombreuses versions différentes, par exemple ANSI 5010 ou EDIFACT version D12, Release A. Lorsque deux entreprises décident d'échanger des documents EDI, elles doivent se mettre d'accord sur la norme et la version EDI spécifiques.
- Les entreprises utilisent généralement un traducteur EDI - soit comme logiciel interne, soit par l'intermédiaire d'un prestataire de services EDI - pour traduire le format EDI afin que les données puissent être utilisées par leurs applications internes et permettre ainsi un traitement direct des documents.
Partenaires commerciaux
L'échange de documents EDI se fait généralement entre deux entreprises différentes, appelées partenaires commerciaux. Par exemple, l'entreprise A peut acheter des marchandises à l'entreprise B. L'entreprise A envoie des commandes à l'entreprise B. L'entreprise A et l'entreprise B sont des partenaires commerciaux.