Un processo strutturato in 10 fasi per un'implementazione EDI di successo

Fase 1: sviluppare la struttura organizzativa

L'EDI è un investimento significativo e lo sviluppo della corretta struttura organizzativa fin dall'inizio darà i suoi frutti con l'evoluzione del programma.

Gli elementi chiave della struttura comprendono:

• Il coordinatore EDI: Un professionista IT con un'esperienza approfondita nella fornitura di EDI. Il coordinatore può provenire dall'interno dell'azienda o essere assunto dall'esterno, a seconda dell'esperienza EDI già acquisita dall'organizzazione.
• Il comitato direttivo: Diretto dal Coordinatore EDI, il comitato è tipicamente composto dai capi dipartimento delle unità aziendali interessate, dal capo dell'IT e da rappresentanti legali.
• Sponsor dell'alta direzione: Come per qualsiasi altro programma IT di rilievo, per il successo dell'implementazione EDI è necessario l'impegno dell'alta dirigenza.
• Team EDI dedicato: Il team EDI sarà responsabile dell'effettiva implementazione del sistema.

Il Coordinatore EDI, come parte importante della sua funzione, deve rimanere in comunicazione con tutti i settori dell'azienda che saranno interessati dal programma EDI per garantire il loro supporto e la loro adesione. Questa comunicazione continua è fondamentale per informare tutte le organizzazioni sui vantaggi del programma EDI e sull'impatto che avrà sui loro processi.

Fase 2: Realizzare una revisione strategica

Questa analisi identifica le applicazioni aziendali più probabili per l'implementazione dell'EDI e stabilisce le priorità per la conversione all'EDI. A tal fine, i fattori da considerare sono il numero di fornitori, clienti o altri partner commerciali e il volume e il tipo di transazioni da scambiare. Include una descrizione dei sistemi attuali in ogni area funzionale e una spiegazione di come l'EDI li migliorerà.

L'emissione e la ricezione di ogni tipo di documento aziendale si basa su un sistema di procedure umane e automatiche, che devono essere documentate e analizzate per ottenere l'efficienza EDI. Per ottenere i migliori risultati, l'obiettivo dovrebbe essere quello di migliorare il ciclo aziendale piuttosto che automatizzarlo.

Può EDI:

• Eliminare le fasi ridondanti del ciclo economico?
• Eliminare l'inserimento di dati ridondanti?
• Ridurre lo sforzo manuale?
• Ridurre le dimensioni dell'inventario?
• Migliorare il servizio clienti accelerando la consegna delle merci?
• Migliorare il rapporto con i partner commerciali?
• Facilitare strategie aziendali più ampie, come la produzione Just-in-Time?

Rispondendo pienamente a queste domande, si evidenzieranno i cicli aziendali che probabilmente trarranno i maggiori benefici dall'implementazione dell'EDI.

Fase 3: condurre un'analisi approfondita

La revisione strategica mette in evidenza i punti della vostra organizzazione in cui EDI potrebbe avere i maggiori benefici. Tuttavia, ci sono altri elementi da considerare prima di scegliere il ciclo di business su cui concentrarsi inizialmente.

Queste considerazioni includono:

• Quale parte dell'organizzazione è più pronta per l'EDI?
• Quale ciclo costerà meno per implementare l'EDI?
• Quale sarà il più grande risparmio/aumento della redditività?

Le risposte a queste domande richiedono un diverso tipo di analisi. Molte aziende utilizzano due strumenti efficaci:

• Analisi costi-benefici (CBA)
  Questa analisi identifica ulteriormente le applicazioni aziendali più probabili per l'implementazione dell'EDI e stabilisce le priorità per la conversione all'EDI. Include una descrizione dei sistemi attuali in ogni area funzionale e una spiegazione di come l'EDI li migliorerà. L'emissione e la ricezione di ogni tipo di documento aziendale si basa su un sistema di procedure umane e automatiche, che devono essere documentate e analizzate per ottenere l'efficienza EDI. Per ottenere i migliori risultati, l'obiettivo dovrebbe essere quello di migliorare il ciclo aziendale piuttosto che automatizzarlo.
• L'indagine EDI
  L'indagine EDI sui clienti e sui fornitori di un'organizzazione serve a garantire che qualsiasi sistema EDI creato possa essere supportato da un'ampia rete di partner commerciali o da un piccolo gruppo di partner commerciali ad alto volume e valore. L'indagine deve includere le tecnologie di base e i livelli di competenza disponibili. Deve tenere conto del tipo di dati richiesti dai sistemi attuali, del tipo di dati richiesti dai partner commerciali e dei dati richiesti dagli standard EDI.

Poiché il raggiungimento della fase pilota di un programma EDI per una grande organizzazione può essere estremamente costoso, la capacità di giustificare i costi del programma è essenziale. Ma deve essere combinata con i risultati dell'indagine EDI. In questo modo, è possibile produrre un rapporto finale che copra:

• L'ambito del progetto
• Descrizione dei punti di forza e di debolezza dei sistemi esistenti
• Alternativa di sistema consigliata e sua capacità di rafforzare l'azienda
• Integrazione dei dati e personalizzazione dei documenti richiesti
• Riferimento alle alternative considerate ma non selezionate
• Dati finanziari sugli approcci raccomandati e rifiutati
• Tempi di sviluppo del sistema e fondi necessari
• Elenco del personale necessario per lo sviluppo e l'implementazione del sistema
• Programma di attuazione

Fase 4: Sviluppare una soluzione EDI orientata al business

I risultati della fase di analisi forniscono all'organizzazione le conoscenze necessarie per sviluppare una specifica completa per il sistema EDI.

Questo include:

• Il volume del traffico EDI previsto e l'infrastruttura IT necessaria per supportarlo.
• La capacità dell'infrastruttura di rete interna di supportare i dati EDI
• Le connessioni di rete necessarie per gestire il traffico con i partner commerciali
• La programmazione necessaria per garantire che i sistemi interni siano conformi ai dati richiesti dai partner commerciali e agli standard EDI.
• La quantità di personalizzazione richiesta per integrare i sistemi interni ed EDI

Con queste informazioni, è possibile progettare un sistema EDI. Due sono gli elementi particolarmente importanti di un sistema EDI: il traduttore EDI e il modello di comunicazione.

Il traduttore EDI

Solitamente un pacchetto concesso in licenza da una società di software EDI o da un fornitore di reti EDI, il ruolo del traduttore EDI è quello di interpretare le informazioni EDI che riceve dal mittente e di tradurle in un formato che il destinatario può accettare. Oltre alla sua funzione principale, un traduttore EDI ha spesso diversi sottosistemi, tra cui la gestione delle buste EDI, la gestione dei documenti, i percorsi di revisione, il controllo della conformità e i riconoscimenti funzionali.

Il modello di comunicazione

Una delle decisioni da prendere è il tipo di comunicazione di cui avrete bisogno per connettervi a tutti i vostri partner. Esistono quattro approcci di base:

1. Collegarsi direttamente a ciascuno di essi: questa soluzione funziona bene per collegarsi a un numero ridotto di partner commerciali. La vostra organizzazione è responsabile di tutte le operazioni di mappatura, traduzione, assistenza tecnica e reporting. Finché tutti concordano su un unico protocollo di connettività, ad esempio FTP su VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, un unico formato di documento e le dimensioni della comunità rimangono relativamente ridotte, questo approccio funziona bene. Questo è il modo in cui veniva gestito l'EDI agli inizi. Tuttavia, quando le dimensioni della comunità crescono, questo approccio diventa molto complesso e richiede molte risorse.
2. Utilizzare un fornitore di rete EDI - Il fornitore di rete EDI facilita lo scambio di documenti elettronici attraverso il suo servizio di "mailbox di documenti". Il mittente si connette alla rete EDI e invia le sue transazioni EDI alla mailbox del destinatario. Il destinatario si connette alla rete per ricevere i documenti nella sua casella di posta elettronica. Questo approccio solleva tutti i membri della comunità dalle responsabilità che richiedono risorse per supportare tutti i problemi di comunicazione, garantisce la sicurezza dei dati e la non ripudiabilità, fornendo al contempo informazioni di audit, reporting, backup e ripristino. Questo approccio evita molte delle complessità del modello diretto. L'uso del modello EDI Network/VAN per il 100% di una comunità EDI era estremamente popolare prima dell'aumento dell'uso commerciale di Internet e delle grandi reti commerciali. Rimane un'opzione molto popolare, ma per comunità molto grandi è molto meno comune avere il 100% dei partner commerciali sulla rete EDI.
3. Utilizzare le connessioni dirette per i partner commerciali ad alto volume e utilizzare la rete EDI per il resto - Questo approccio consente di risparmiare le commissioni di transazione addebitate dalle reti EDI per le transazioni con i partner commerciali ad alto volume, mentre si affida alla rete EDI per supportare l'elevato numero di partner a basso volume di transazioni.
4. Esternalizzare il programma EDI a un fornitore di servizi gestiti che si connette all'intera comunità per vostro conto - Il fornitore di servizi gestiti riceve i documenti aziendali direttamente dal vostro sistema ERP (SAP, Oracle, ecc.), si assume la responsabilità di tutte le operazioni di mappatura, traduzione, supporto tecnico, operazioni di data center e reporting. Una volta che i documenti sono pronti per essere consegnati ai vostri partner commerciali, il fornitore di servizi li consegna direttamente ai partner o tramite il servizio di mailbox, a seconda delle esigenze dei singoli partner commerciali.

Passo 5: Selezionare il corretto fornitore di rete EDI (VAN)

La scelta di un fornitore di rete EDI deve essere incentrata sui requisiti aziendali più che sulle capacità tecniche del fornitore. Ci sono molti aspetti importanti da considerare.

Cosa volete che faccia il fornitore di rete EDI?

Avete bisogno di un servizio EDI di base o volete esplorare una gamma di servizi a valore aggiunto? Avete bisogno che il vostro fornitore fornisca formazione e assistenza a voi e ai vostri partner? Il fornitore può aiutarvi a integrare rapidamente nuovi partner commerciali? Avete bisogno di rifiutare automaticamente i documenti con dati errati prima che raggiungano il vostro sistema? Il fornitore di servizi può consentire al personale della vostra linea di business di ottenere autonomamente dati e report su richiesta e di visualizzare lo stato delle transazioni commerciali in tutte le fasi della catena di fornitura? Spesso la disponibilità di questi servizi a valore aggiunto è un fattore più importante nella decisione rispetto al solo costo.

Qual è la portata del fornitore?

Quanti dei vostri partner commerciali utilizzano già un determinato VAN? Il fornitore ha una forte base installata nel vostro settore industriale? Il fornitore ha una presenza globale, non solo per lo scambio di documenti, ma anche per fornire assistenza ai clienti locali.

Qual è la struttura dei prezzi del fornitore?

La maggior parte dei servizi EDI si fa pagare in base alla quantità di kilo-caratteri (KC) all'interno di un documento, ma altri fattori saranno importanti, come la tempestività della consegna e il volume delle transazioni scambiate. La maggior parte dei VAN offre strutture di prezzo flessibili, tra cui la formula "pay-as-you-go" e abbonamenti mensili o annuali.

Qual è l'influenza del Provider nel vostro settore?

Il fornitore è attivamente coinvolto nelle principali associazioni industriali del vostro settore? Ha un ruolo attivo negli organismi di standardizzazione EDI a livello mondiale?

Il fornitore di rete EDI esisterà anche domani?

Il fornitore ha un'esperienza comprovata ed è probabile che rimanga in circolazione nel prossimo futuro? Sopravviveranno le organizzazioni che hanno una portata globale, la gamma più completa di servizi e la capacità di fornire assistenza indipendentemente dalla posizione geografica. Il vostro VAN vi offre tutto questo?

Fase 6: Integrare l'EDI con l'azienda

Per la maggior parte dei sistemi EDI, il più grande compito di sviluppo è l'integrazione dei sistemi EDI con le applicazioni aziendali esistenti. I dati richiesti dai partner commerciali e dagli standard EDI devono essere "mappati" sui dati contenuti nei sistemi esistenti.

Dopo aver acquistato l'hardware e/o il software necessari per supportare la soluzione EDI, uno staff di programmazione EDI qualificato deve convertire i requisiti in realtà. Il personale deve conoscere a fondo gli standard EDI, i sistemi interni e i protocolli di comunicazione. I compiti di base che devono essere eseguiti includono: (1) integrare l'EDI con i sistemi aziendali interni (ERP), il che significa estrarre e caricare i dati; (2) creare i documenti EDI mappando (correlando) i dati estratti ai segmenti e agli elementi di dati appropriati delle transazioni EDI, oltre a fornire l'imbustamento e gli altri dati necessari; e (3) installare e configurare il software di comunicazione per l'invio e la ricezione dei documenti. Ognuno di questi processi può essere molto complesso, soprattutto quando si hanno molti partner commerciali, come i clienti, ognuno con i propri requisiti. Per questo motivo è necessario un buon personale tecnicamente qualificato.

Le metodologie di prototipazione, in cui i prototipi di sistema vengono sviluppati prima che i sistemi vengano effettivamente codificati, e gli strumenti CASE (Computer Aided Software Engineering) contribuiscono a snellire lo sviluppo del sistema. L'integrazione consiste solitamente in tre attività chiave:

• La parte di analisi dei dati della mappatura
• Mappatura tramite il software EDI
• Sviluppo di programmi di interfaccia o di uscite utente personalizzate

Al momento della scelta di un pacchetto software o di un servizio VAN, verificate che la maggior parte degli elementi di mappatura siano già stati affrontati nella soluzione scelta. Questo non solo influisce sulla facilità di integrazione del sistema EDI con i sistemi di back-office, ma accelera il processo di integrazione e riduce il costo dello sviluppo personalizzato.

L'integrazione dell'EDI con l'azienda spesso evidenzia l'opportunità di reingegnerizzare il processo aziendale e di trarre ulteriori vantaggi.

Fase 7: Integrare i dati in tutta l'azienda

Prima di integrare i dati in tutta l'azienda, è necessario intraprendere una buona dose di analisi dei dati. È saggio iniziare questo processo dalla destinazione finale dei dati. Ad esempio, se si desidera utilizzare l'EDI per gli ordini di acquisto, la prima cosa da fare è comprendere i requisiti dei dati del sistema di elaborazione degli ordini.

Un motivo importante per analizzare ogni sistema aziendale interessato è garantire la capacità di condividere i dati. A volte è necessario superare degli ostacoli, come ad esempio il fatto che sistemi aziendali diversi possono contenere gli stessi dati, ma in formati diversi.

I dati sono spesso suddivisi in chiavi primarie e secondarie. Una chiave primaria è un'informazione molto importante ma comune (ad esempio, PO del cliente, numero di fattura, numero di polizza di carico) e spesso richiede meno attenzione da parte del team EDI, in quanto i reparti IT hanno imparato a rispettare queste chiavi. Le chiavi secondarie sono informazioni che probabilmente sono più specifiche per un singolo partner o gruppo aziendale, come il numero di reparto, il codice del vettore o il codice del prodotto.

I codici industriali, come lo Standard Industry Code (SIC) o il numero della Drug Enforcement Agency (DEA) nel settore farmaceutico, facilitano notevolmente l'uso dell'EDI, in quanto standardizzano l'uso di queste chiavi in un'ampia gamma di organizzazioni e sono spesso adottati come best practice in tutto il settore.

Una volta compresa la struttura dei dati necessari all'interno del sistema, il team EDI può iniziare la mappatura dei dati.

Fase 8: mappatura dei dati

Una volta completata l'analisi dei dati e comprese le strutture dei dati, viene definita la "mappa" per il software di traduzione EDI. Per la maggior parte dei pacchetti software EDI o dei servizi VAN, il coordinatore EDI sarà in grado di definire la mappa.

La mappa definisce il modo in cui i dati della transazione EDI si relazionano con i dati del sistema interno. Il software EDI memorizza la mappa, solitamente in forma tabellare. Quando una transazione entra nel sistema, il traduttore EDI utilizza la mappa per determinare dove va ogni campo in entrata e se i dati devono essere riformattati.

L'obiettivo principale della mappatura è evitare il più possibile la necessità di interfacce personalizzate, in particolare di modifiche personalizzate per ogni singolo partner commerciale. Più i formati dei dati sono standardizzati, migliori sono le prestazioni del sistema e minore è la necessità di programmazione specifica.

Fase 9: stabilire un progetto pilota

Una volta che un'organizzazione ha sviluppato e testato al meglio il proprio sistema EDI, vengono condotti ulteriori test del sistema in modalità pilota con partner commerciali selezionati. Il pilota EDI è fondamentale. Consente all'organizzazione di perfezionare il proprio sistema, di mostrare i vantaggi che si possono ottenere e di garantire l'integrazione con i partner commerciali.

Le organizzazioni dovrebbero avviare un progetto pilota con un numero ridotto di partner commerciali. Le organizzazioni con maggiore esperienza EDI sono i migliori partner pilota. Per avere successo, il progetto pilota deve concentrarsi su un'applicazione EDI primaria, come ad esempio gli ordini di acquisto semplici.

Si inizia con la trasmissione dei documenti ai partner pilota, che confermeranno che i documenti possono essere elaborati con precisione. I partner pilota restituiscono quindi i dati per i test. Quando ognuno di questi test viene completato con successo, ogni partner pilota inizia a inviare ordini reali, testando così la capacità del sistema di gestire l'elaborazione commerciale quotidiana.

Le transazioni cartacee non vengono eliminate, tuttavia, finché entrambi i partner commerciali non sono completamente soddisfatti del buon funzionamento del sistema EDI.

I risultati del progetto pilota devono poi essere analizzati da una prospettiva interna per rispondere alle seguenti domande:

• Il sistema EDI è in grado di mantenere un controllo adeguato?
• Il sistema sembra fornire i benefici previsti nello studio EDI originale?
• Il sistema è in grado di gestire il traffico EDI previsto?
• Gli utenti interni sono soddisfatti del risultato?

Fase 10: Introduzione dell'EDI ai partner commerciali

Se siete l'iniziatore del programma con i vostri partner commerciali - ad esempio, volete che tutti i vostri fornitori ricevano gli ordini di acquisto via EDI e restituiscano le fatture EDI - dovete avere le risorse qualificate per sviluppare, gestire e mantenere un programma di introduzione dell'EDI alla vostra comunità di fornitori.

Questo include:

• sondaggio della comunità per capire il livello di preparazione EDI di ciascun fornitore
• sviluppare e implementare un piano di comunicazione con la comunità per trasmettere gli obiettivi del programma e fornire l'istruzione necessaria
• offrire diverse opzioni EDI, come moduli basati sul web o opzioni basate su Excel per quei fornitori che non sono pronti a integrare l'EDI con i loro sistemi back-end
• sostenere ogni fornitore durante il processo di avviamento

Anche dopo il lancio dell'EDI ai partner commerciali, è necessario gestire e mantenere il programma in modo continuativo. Investite in risorse umane qualificate per gestire il vostro programma EDI, tra cui:

• monitoraggio e risoluzione dei problemidi comunicazione per garantire la continuità dei documenti
• rispondere alle richieste dei partner 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in caso di problemi.
• reporting sull'attività dei partner commerciali e sull'utilizzo del sistema
• aggiornare le mappe di traduzione e/o i protocolli di comunicazione quando voi o i vostri partner aggiungete nuovi documenti, apportate modifiche ai documenti attuali o aggiornate i loro processi di comunicazione