EDI導入成功のための構造化された10ステッププロセス

組織やビジネスパートナーのネットワーク全体にEDIを導入することは複雑です。体系的なアプローチを取ることで、効果的なEDIプログラムを実現することができます。

ステップ1：組織構造の構築

EDIは重要な投資であり、当初から適切な組織体制を構築しておけば、プログラムが進化するにつれて配当が得られる。

主な構成要素は以下の通り：

EDIコーディネーター：EDI導入に深い経験を持つIT専門家。コーディネータは、組織がすでに持っているEDIの経験に応じて、社内から採用することも、外部から採用することもできます。
運営委員会：EDIコーディネータを委員長とし、通常、影響を受ける事業部門の部門長、IT部門長、法務担当者で構成される。
上級管理職のスポンサー：他の主要なITプログラムと同様に、EDI導入を成功させるには、経営幹部のコミットメントが必要です。
専任のEDIチーム：EDIチームは、システムの実際の導入に責任を持つ。

EDIコーディネータは、その重要な職務の一環として、EDIプログラムの影響を受ける社内のあらゆる部門と常にコミュニケーションを取り、彼らの支持と賛同を得なければなりません。この継続的なコミュニケーションは、EDIプログラムがどのような利益をもたらすのか、また、彼らのプロセスにどのような影響を与えるのかについて、すべての組織を教育するために不可欠です。

ステップ2：戦略的見直しを行う

この分析では、EDI導入の可能性が最も高い企業アプリケーションを特定し、EDIへの変換の優先順位を設定します。そのために、サプライヤー、顧客、その他のビジネス・パートナーの数、交換するトランザクションの量と種類などを考慮する。各機能分野における現在のシステムの説明と、EDIによってどのように改善されるかの説明も含まれる。

各タイプのビジネス文書の発行と受領は、人間と機械による手順のシステムに基づいており、そのすべてを文書化し、EDIの効率化のために分析しなければならない。最良の結果を得るためには、単に自動化するのではなく、ビジネス・サイクルを改善することを目標とすべきである。

EDIができる：

ビジネスサイクルから冗長なステップを省く？
冗長なデータ入力をなくす？
手作業を減らす？
在庫を減らす？
商品の配送を迅速化することで、顧客サービスを向上させる？
ビジネス・パートナーとの関係改善？
ジャスト・イン・タイム生産など、より大きなビジネス戦略を促進する。

これらの質問に完全に答えることで、EDIの導入から最も恩恵を受けそうなビジネスサイクルが浮き彫りになる。

ステップ3：詳細分析の実施

戦略的レビューによって、EDIが組織のどこで最も利益をもたらすことができるかが明らかになります。しかし、最初にどのビジネスサイクルに焦点を当てるかを選択する前に、考慮すべき他の要素があります。

これらの考慮事項には以下が含まれる：

EDIの準備が最も整っているのは組織のどの部分か？
EDI導入に最もコストがかからないのはどのサイクルか？
どれが最大の節約／収益性向上をもたらすか？

これらの質問に対する回答には、異なるタイプの分析が必要である。多くの企業は2つの効果的なツールを使っている：

費用便益分析（CBA）
この分析では、EDI 導入の可能性が最も高い企業アプリケーションをさらに特定し、EDI への変換の優先順位を設定します。各機能分野における現在のシステムの説明と、EDIによってどのように改善されるかの説明が含まれている。各タイプのビジネス文書の発行と受領は、人間と機械による手順のシステムに基づいており、そのすべてを文書化し、EDIの効率化のために分析しなければならない。最良の結果を得るためには、単に自動化するのではなく、ビジネス・サイクルを改善することを目標とすべきである。
EDI調査
組織の顧客とサプライヤを対象としたEDI調査は、作成されるEDIシステムが、幅広いビジネス・パートナー・ネットワーク、または大量かつ高価値のビジネス・パートナーの少人数グループ全体でサポートできることを確認するためのものである。この調査には、基盤となる技術や利用可能なスキルレベルを含める必要があります。現在のシステムが必要とするデータの種類、ビジネスパートナーが必要とするデータの種類、EDI標準が要求するデータを考慮しなければならない。

大組織のEDIプログラムのパイロット段階に到達することは、非常にコストがかかる可能性があるため、プログラムのコストを正当化する能力は不可欠である。しかし、EDIサーベイの結果と組み合わせる必要があります。このようにして、最終報告書を作成することができる：

プロジェクトの範囲
既存システムの強みと弱みの説明
推奨される代替システムとその企業強化能力
必要なデータ統合とドキュメントのカスタマイズ
検討されたが選択されなかった代替案への言及
推奨されたアプローチと拒否されたアプローチの財務データ
システム開発の時期と必要な資金
システムの開発と導入に必要な人員のリスト
実施スケジュール

ステップ4：ビジネスに焦点を当てたEDIソリューションの開発

分析ステップの結果は、EDIシステムの包括的な仕様を開発するための知識を組織に提供する。

これには以下が含まれる：

予想されるEDIトラフィック量と、それをサポートするために必要なITインフラストラクチャ
EDIデータをサポートする内部ネットワーク・インフラの能力
ビジネス・パートナーとのトラフィック管理に必要なネットワーク接続
社内システムがビジネスパートナーの要求するデータやEDI標準に準拠するために必要なプログラミング
社内システムとEDIシステムの統合に必要なカスタマイズの量

この情報があれば、EDIシステムを設計することができる。EDIシステムには、EDIトランスレータと通信モデルという、特に重要な2つの要素がある。

EDIトランスレーター

通常、EDIソフトウェア会社またはEDIネットワークプロバイダーからライセンスを受けたパッケージであるEDIトランスレータの役割は、送信者から受け取ったEDI情報を解釈し、受信者が対応できる形式に変換することです。EDIトランスレータは、その主な機能に加えて、EDIエンベロープの処理、文書管理、監査証跡、コンプライアンスチェック、機能確認など、いくつかのサブシステムを備えていることが多い。

コミュニケーション・モデル

決断しなければならないことのひとつは、すべてのパートナーに接続するために必要な通信のタイプである。基本的なアプローチは4つある：

各パートナーに直接接続- これは少数のビジネス・パートナーに接続する場合に効果的です。マッピング、翻訳、テクニカルサポート、レポーティングは、すべてあなたの組織が責任を持ちます。すべての人が単一の接続プロトコル、たとえばVPN経由のFTP、Rosetta Net、Odette FTP、AS2、単一の文書フォーマットに同意し、コミュニティの規模が比較的小さい限り、この方法はうまく機能します。初期のEDIはこの方法で処理されていました。しかし、コミュニティの規模が大きくなると、非常に複雑でリソースを必要とするアプローチになります。
EDIネットワーク・プロバイダーを利用する - EDIネットワーク・プロバイダーは、「ドキュメント・メールボックス」サービスを通じて電子文書の交換を容易にする。送信者はEDIネットワークに接続し、EDIトランザクションを受信者のメールボックスに送信する。その後、受信者はネットワークに接続し、メールボックス内の文書を受信する。このアプローチは、すべての通信問題をサポートするためのリソース集約的な責任からすべてのコミュニティのメンバーを解放し、データのセキュリティと否認防止を保証し、監査情報、レポート、バックアップ、およびリカバリを提供します。このアプローチでは、ダイレクト・モデルの複雑さの多くを回避することができる。EDIコミュニティの100%にEDIネットワーク/VANモデルを使用することは、インターネットや大規模な取引ネットワークの商業利用が台頭する以前は非常に人気がありました。現在でも非常に人気のあるオプションですが、非常に大規模なコミュニティでは、EDIネットワーク上にビジネスパートナーを100%配置することはあまり一般的ではありません。
取引量の多い取引先にはダイレクトコネクトを使用し、それ以外の取引先にはEDIネットワークを使用する - このアプローチでは、取引量の多い取引先との取引時にEDIネットワークから請求される取引手数料を節約する一方、取引量の少ない多数の取引先のサポートはEDIネットワークに依存する。
EDIプログラムを、貴社に代わってコミュニティ全体に接続するマネージド・サービス・プロバイダーにアウトソーシングする - マネージド・サービス・プロバイダーは、貴社のERPシステム（SAP、Oracleなど）から直接ビジネス文書を受け取り、マッピング、翻訳、テクニカルサポート、データセンター運用、レポーティングのすべてに責任を負います。ドキュメントがビジネスパートナーに配信できる状態になると、サービスプロバイダは、個々のビジネスパートナーの要件に応じて、パートナーに直接、またはメールボックスサービス経由でドキュメントを配信します。

ステップ5：正しいEDIネットワークプロバイダー（VAN）を選択する

EDIネットワーク・プロバイダーの選定は、プロバイダーの技術力よりもビジネス要件に重点を置くべきです。考慮すべき多くの重要な問題があります。

EDIネットワーク・プロバイダーに何をしてほしいのか？

基本的なEDIサービスをお望みですか、それとも様々な付加価値サービスをお望みですか？貴社と貴社のパートナーに対するトレーニングやサポートをプロバイダーに求めますか？プロバイダーは、新しいビジネスパートナーの迅速な導入を支援できますか？不正なデータを含む文書がシステムに到達する前に自動的に拒否する必要がありますか？サービス・プロバイダーは、貴社の業務担当者がオンデマンドでデータやレポートを独自に入手し、サプライ・チェーンの全段階でビジネス・トランザクションのステータスを閲覧できるようにすることができますか？多くの場合、このような付加価値サービスの有無は、コストだけよりも重要な判断材料となります。

プロバイダーのリーチは？

特定のVANを使用しているビジネス・パートナーは何社ありますか？そのプロバイダーは、御社の業界において強力なインストールベースを持っていますか？プロバイダーは、ドキュメントの交換だけでなく、現地でのカスタマーサポートを提供するためのグローバルなプレゼンスを持っているか。

プロバイダーの料金体系は？

ほとんどのEDIサービスは、文書内のキロ文字（KC）の量によって課金されますが、タイムリーな配信が重要であるかどうかや交換されるトランザクションの量など、他の要因も重要になります。ほとんどのVANは、従量課金、月額または年間サブスクリプションを含む柔軟な価格体系を提供しています。

業界におけるプロバイダーの影響力は？

そのプロバイダーは、あなたの分野の主要な業界団体に積極的に関与していますか？世界的なEDI標準化団体で積極的な役割を担っているか？

EDIネットワーク・プロバイダーは明日も存在するか？

そのプロバイダーは実績があり、当分の間存続しそうですか？グローバルに展開し、最も包括的なサービスを提供し、世界中のどこにいてもサポートを提供できる組織が生き残るでしょう。あなたのVANは、これらすべてを提供していますか？

ステップ6：EDIとビジネスの統合

ほとんどのEDIシステムにとって、最大の開発課題はEDIシステムを既存の企業アプリケーションと統合することである。ビジネス・パートナーやEDI標準によって要求されるデータを、既存のシステムに含まれるデータに「マッピング」しなければならない。

EDIソリューションをサポートするために必要なハードウェアおよび/またはソフトウェアを購入した後、熟練したEDIプログラミングスタッフが次に要件を現実に変換する必要があります。このスタッフは、EDI標準、社内システム、通信プロトコルに精通していなければなりません。実行すべき基本的な作業には、次のようなものがあります：(1)EDIと社内（ERP）業務システムとの統合、つまりデータの抽出とロード、(2)抽出されたデータをEDIトランザクションの適切なセグメントやデータ要素にマッピング（関連付け）し、エンベロープやその他の必要なデータを提供することによるEDIドキュメントの作成、(3)ドキュメントを送受信するための通信ソフトウェアのインストールと設定。これらの各プロセスは、特に顧客など多くのビジネスパートナーがいて、それぞれが独自の要件を持つ場合には、非常に複雑になる可能性があります。だからこそ、優秀で技術力のあるスタッフが必要なのだ。

システムが実際にコーディングされる前にシステムのプロトタイプを開発するプロトタイピング手法と、コンピュータ支援ソフトウェアエンジニアリング（CASE）ツールは、システム開発の合理化に役立つ。統合は通常、3つの主要な活動から構成される：

マッピングのデータ分析
EDIソフトウェアによるマッピング
カスタムインターフェースプログラムやユーザーエグジットの開発

ソフトウェアパッケージやVANサービスを選択する際には、選択したソリューションでマッピング要素がどの程度すでに対処されているかをチェックする。これは、EDIシステムがバックオフィスシステムといかに簡単に統合できるかに影響するだけでなく、統合プロセスをスピードアップし、カスタム開発のコストを削減することにもつながります。

EDIをビジネスと統合することで、ビジネスプロセスを再構築し、さらなる利益を得る機会が浮き彫りになることが多い。

ステップ7：ビジネス全体のデータ統合

ビジネス全体のデータを統合する前に、かなりの量のデータ分析を行う必要がある。このプロセスは、データの最終目的地から始めるのが賢明です。例えば、注文書にEDIを使用したい場合、最初にすべきことは、注文処理システムのデータ要件を理解することです。

影響を受ける各業務システムを分析する重要な理由は、データを共有する能力を確保することである。異なるビジネス・システムには、同じデータが異なるフォーマットで格納されているなど、時には障害を克服する必要があります。

データはプライマリ・キーとセカンダリ・キーに分けられることが多い。プライマリ・キーとは、例えば顧客のPO、インボイス番号、船荷証券番号のような、重要度は高いが一般的な情報であり、IT部門がこれらのキーを尊重することを学んでいるため、EDIチームはあまり注意を払う必要がないことが多い。セカンダリ・キーは、個々のビジネス・パートナーやグループに固有な情報であり、例えば部門番号、輸送業者コード、製品コードなどである。

医薬品における標準産業コード（SIC）や麻薬取締局（DEA）番号のような業界全体のコードは、EDIの利用を非常に容易にします。なぜなら、これらのキーの使用を幅広い組織で標準化し、業界全体のベストプラクティスとして採用されることが多いからです。

システム全体で必要とされるデータの構造が理解されると、EDIチームはデータマッピングを開始することができます。

ステップ8：データマッピング

データ分析が完了し、データ構造を理解したら、EDI翻訳ソフトウェアに「マップ」を定義します。ほとんどのEDIソフトウェアパッケージやVANサービスでは、EDIコーディネーターがマップを定義することができます。

マップは、EDIトランザクションのデータと内部システムのデータとの関係を定義する。EDIソフトウェアは、通常表形式でマップを保存します。トランザクションがシステムに入力されると、EDIトランスレータはマップを使用して、入力される各フィールドの位置と、データの再フォーマットが必要かどうかを判断します。

マッピングの主な目標は、カスタム・インターフェイスの必要性をできる限り避けること、特に個々のビジネス・パートナーごとのカスタム編集を避けることである。データ・フォーマットが標準化されればされるほど、システム・パフォーマンスは向上し、特別なプログラミングの必要性も少なくなります。

ステップ9：パイロット・プロジェクトの確立

組織がEDIシステムを開発し、可能な限りテストした後、選択したビジネスパートナーとパイロットモードでさらなるシステムテストを実施する。EDIパイロットは非常に重要である。これによって、組織は自らのシステムを改良し、達成できる利点を示し、ビジネス・パートナーとの統合が可能であることを確認することができる。

組織は、少数のビジネス・パートナーとパイロット・プロジェクトを立ち上げるべきである。EDIの経験が最も豊富な組織は、最良のパイロット・パートナーになります。パイロットを成功させるには、単純な発注書のような1つの主要なEDIアプリケーションに焦点を当てる必要があります。

まず、文書をパイロット・パートナーに送信し、パートナーは文書が正確に処理できることを確認する。その後、パイロット・パートナーはテスト用のデータを返送する。これらのテストがそれぞれ成功裏に完了すると、各パイロット・パートナーは実際の注文の送信を開始する。

しかし、両ビジネス・パートナーがEDIシステムのパフォーマンスに完全に満足するまで、紙による取引はなくならない。

パイロット・プロジェクトの結果は、社内の視点から分析され、以下の質問に答えなければならない：

EDIシステムは適切な管理を維持できるか？
システムは、当初のEDI調査で予測された利益をもたらしているか？
システムは予想されるEDIトラフィックを処理できますか？
社内ユーザーは結果に満足しているか？

ステップ10：ビジネスパートナーへのEDI展開

例えば、すべてのサプライヤーにEDIで発注書を受け取り、EDIで請求書を返送してほしいと考えている場合など、あなたがビジネス・パートナーとのプログラムを開始する側であれば、サプライヤー・コミュニティへのEDIロールアウト・プログラムを開発、管理、維持するための熟練したリソースが必要です。

これには以下が含まれる：

各サプライヤーのEDI対応レベルを把握するためのコミュニティ調査
プログラムの目標を伝え、必要な教育を提供するために、地域社会とのコミュニケーション計画を立案し、実施する。
EDIをバックエンドシステムと統合する準備ができていないサプライヤーには、ウェブベースのフォームやエクセルベースのオプションなど、さまざまなEDIオプションを提供する。
立ち上げプロセスを通じて各サプライヤーをサポート

EDIをビジネスパートナーに展開した後も、継続的にプログラムを管理・維持する必要があります。EDIプログラムを管理するために、以下のような熟練した人材に投資しましょう：

文書が継続的に流れるように、コミュニケーションを監視し、トラブルシューティングを行う。
問題が発生した場合、パートナーからの問い合わせに24時間365日対応
ビジネス・パートナーの活動およびシステム使用に関する報告
新しい文書の追加、現在の文書の変更、コミュニケーションプロセスのアップグレードに伴い、翻訳マップやコミュニケーションプロトコルを更新する。