Vad är EDI (Electronic Data Interchange)?

Dator-till-dator-kommunikation

EDI ersätter traditionella metoder som post, fax och e-post. Även om e-post är elektronisk krävs det fortfarande mänsklig inblandning för att behandla dokument och mata in dem i olika system. Den manuella hanteringen fördröjer arbetet och leder till fel. Med hjälp av en EDI-process skickas dokument direkt till exempelvis ett orderhanteringssystem, där ordern omedelbart kan nås och hanteras utan att uppgifterna behöver skrivas in på nytt.

Manuell process: Innebär papper, människor och förseningar.

EDI-process: Helt automatiserad - inga papper, inga människor, snabbare resultat.

Vem använder EDI?

EDI används inom ett stort antal branscher, bland annat detaljhandel, tillverkning, sjukvård, logistik, fordonsindustri och finans. Det stöder ett sömlöst utbyte av kritiska affärsdokument mellan affärspartners (även kallade handelspartners) för att effektivisera både order-to-cash (O2C) och procure-to-pay (P2P) processer.

Genom att utnyttja EDI-automatisering kan företag öka effektiviteten, minska cykeltiderna och förbättra datanoggrannheten i komplexa leveranskedjor och servicenätverk.

Vanliga affärsdokument som utbyts via EDI

EDI används för att utbyta många olika typer av affärsdokument, vart och ett med en specifik EDI X12-transaktionskod, t.ex:

• Inköpsorder (EDI 850): Används för att göra beställningar av varor eller tjänster.
• Fakturor (EDI 810): Skickas av en säljare för att begära betalning för levererade varor eller tjänster.
• Förhandsmeddelande om leverans (ASN) (EDI 856): Beskriver innehållet i en försändelse före ankomst.
• Fraktsedlar (EDI 211): Ger information om frakt och transportör för godshantering.
• Tulldokument (EDI 309, 310, 315): Används för tulldeklaration och transportrapportering (t.ex. fraktmanifest, fraktkvitto, statusinformation).
• Lagerrapporter (EDI 846): Kommunicerar lagernivåer, tillgänglighet och förflyttning.
• Uppdateringar av leveransstatus (EDI 214): Ger uppdateringar om statusen för en sändning under transport.
• Betalningsinstruktioner (EDI 820): Detaljerade betalningstransaktioner såsom remitteringsavier eller fondöverföringar.

 Visa en omfattande lista över EDI-dokumentstandarder →.

Standardiserat format

För att säkerställa korrekt datorbehandling använder EDI standardiserade format. Dessa standarder definierar strukturen och typen av varje dataelement (t.ex. datumformat, numeriska värden).

Utan en gemensam standard skulle systemen inte kunna förstå varandra - på samma sätt som en person som bara talar engelska inte förstår japanska.

Populära EDI-standarder inkluderar:

• ANSI X12
• EDIFACT
• TRADACOMS
• EbXML

Varje standard har flera versioner (t.ex. ANSI 5010, EDIFACT D12A). Affärspartners måste komma överens om både standard och version innan de kan utbyta dokument.

EDI-översättare - antingenintern programvara eller tjänster från tredje part - konverterar dessa standardiserade dokument till interna format som kan användas av affärsapplikationer.

Kontakta en EDI-expert för att utforska olika alternativ för lokala och molnbaserade EDI-översättare →.

Hantering av EDI-komplexitet

Om du redan använder EDI är det möjligt att få för mycket av det goda. EDI, som ursprungligen var avsett att förenkla utbytet av affärsdokument, har utvecklats till ett komplext landskap med olika dokumenttyper, standarder, versioner, protokoll och lagkrav. Som ett resultat av detta hanterar många organisationer nu flera EDI-system och leverantörer bara för att hänga med.

Om detta låter bekant, läs vidare för att lära dig mer om fördelarna och riskerna med konsolidering av EDI-leverantörer.