¿Qué es el EDI (intercambio electrónico de datos)?

Comunicación de ordenador a ordenador

El EDI sustituye a los métodos tradicionales como el correo postal, el fax y el correo electrónico. Aunque el correo electrónico es electrónico, sigue requiriendo la intervención humana para procesar los documentos e introducirlos en diversos sistemas. Esta manipulación manual ralentiza las cosas e introduce errores. Aprovechando un proceso EDI, los documentos se envían directamente a un sistema de gestión de pedidos, por ejemplo, donde se puede acceder inmediatamente al pedido y gestionarlo sin tener que volver a teclear los datos.

Proceso manual: Implica papel, personas y retrasos.

Proceso EDI: Totalmente automatizado: sin papel, sin personal, resultados más rápidos.

¿Quién utiliza el EDI?

El EDI se utiliza en una amplia gama de sectores, como el comercio minorista, la fabricación, la sanidad, la logística, la automoción y las finanzas. Admite el intercambio fluido de documentos empresariales críticos entre socios comerciales (también denominados socios comerciales) para agilizar tanto los procesos del pedido al cobro (O2C) como los del aprovisionamiento al pago (P2P).

Al aprovechar la automatización del EDI, las empresas pueden aumentar la eficacia, reducir los tiempos de los ciclos y mejorar la precisión de los datos en las complejas cadenas de suministro y redes de servicios.

Documentos comerciales comunes intercambiados a través del EDI

El EDI se utiliza para intercambiar muchos tipos de documentos comerciales, cada uno con un código de conjunto de transacciones EDI X12 específico, como por ejemplo:

• Pedidos de compra (EDI 850): Se utilizan para realizar pedidos de bienes o servicios.
• Facturas (EDI 810): Enviadas por un vendedor para solicitar el pago de bienes o servicios entregados.
• Avisos anticipados de embarque (ASN) (EDI 856): Detalla el contenido de un envío antes de su llegada.
• Conocimientos de embarque (EDI 211): Proporciona información sobre el envío y el transportista para la gestión de la carga.
• Documentos aduaneros (EDI 309, 310, 315): Utilizados para la presentación de informes aduaneros y de transporte (por ejemplo, manifiesto de carga, recibo de carga, detalles de estado).
• Informes de inventario (EDI 846): Comunica los niveles de inventario, la disponibilidad y los movimientos.
• Actualizaciones del estado del envío (EDI 214): Proporciona actualizaciones sobre el estado de un envío en tránsito.
• Instrucciones de pago (EDI 820): Detalla las operaciones de pago, como los avisos de remesa o las transferencias de fondos.

 Consulte una lista completa de las normas de documentos EDI →

Formato estandarizado

Para garantizar un procesamiento informático preciso, el EDI utiliza formatos normalizados. Estas normas definen la estructura y el tipo de cada elemento de datos (por ejemplo, formatos de fecha, valores numéricos).

Sin una norma compartida, los sistemas no podrían entenderse entre sí, de forma parecida a como alguien que sólo habla inglés podría no entender el japonés.

Entre las normas EDI más populares se incluyen:

• ANSI X12
• EDIFACT
• TRADACOMS
• EbXML

Cada norma tiene varias versiones (por ejemplo, ANSI 5010, EDIFACT D12A). Los socios comerciales deben acordar tanto la norma como la versión antes de intercambiar documentos.

Los traductores EDI -ya seanprogramas informáticos internos o servicios de terceros- convierten estos documentos normalizados en formatos internos utilizables por las aplicaciones empresariales.

Póngase en contacto con un experto en EDI para explorar las opciones de traductores EDI locales y basados en la nube →...

Gestión de la complejidad del EDI

Si ya utiliza EDI, es posible tener demasiado de algo bueno. Originalmente concebido para simplificar el intercambio de documentos empresariales, el EDI ha evolucionado hasta convertirse en un complejo panorama de distintos tipos de documentos, normas, versiones, protocolos y requisitos reglamentarios. Como resultado, muchas organizaciones gestionan ahora múltiples sistemas EDI y proveedores sólo para mantenerse al día.

Si esto le resulta familiar, siga leyendo para conocer las ventajas y los riesgos de la consolidación de proveedores de EDI.