Vanliga frågor (FAQ) om EDI

Vad är EDI?

Electronic Data Interchange är utbytet av affärsdokument, t.ex. inköpsorder och fakturor, mellan affärspartners i ett gemensamt format direkt från en dator till en annan.

Vem använder vanligtvis EDI?

EDI används inom nästan alla stora industrier, t.ex. bil- och flygindustrin, detaljhandeln, finanssektorn och dagligvaruhandeln. EDI anses vara standarden för elektroniskt utbyte av dokument från ett företag till ett annat.

Vad är en affärspartner?

En EDI-affärspartner är helt enkelt ett annat företag som du utbyter dokument med. De flesta OEM-företag har ett stort nätverk av affärspartners som ibland kallas "Trading Communities".

En EDI-partner som jag arbetar med har bett mig att använda en specifik EDI-lösning. Måste jag använda exakt den här metoden för att skicka dokument?

EDI-lösningar anses vara universella till sin natur och det finns ett antal fungerande standarder som styr hur företag ska skicka EDI-dokument till varandra. Ditt exakta val av vilken EDI-lösning du ska använda bör anpassas till de som passar dina affärsbehov bäst.

Är EDI svårt att implementera?

EDI kan implementeras nästan omedelbart, beroende på vilken typ av EDI-lösning som väljs. Om det är en webbaserad lösning som din kund eller klient är värd för, behöver du bara logga in på deras webbportal och fylla i de nödvändiga onlineformulären innan du skickar de dokument som krävs. Mer komplexa system kräver att programvara installeras i företagets nätverk för att sedan kunna integreras med backoffice-systemen. Ett EDI-system kan betraktas som en lösning som utvecklas. I takt med att ditt företag växer och du börjar handla med fler partners kommer komplexiteten i ditt EDI-system också att öka.

Vilka typer av EDI-lösningar finns tillgängliga för mig?

Det finns i huvudsak tre typer av EDI-lösningar: EDI-programvara, webbaserad EDI och EDI-tjänstebyråer. EDI-programvara finns direkt på en dator som ditt företag äger och erbjuder den högsta nivån av flexibilitet och kontroll. Med EDI-programvara kan du också integrera med backoffice-system och på så sätt förbättra effektiviteten i affärsprocessen. EDI-dokument utväxlas direkt mellan din EDI-programvara och din affärspartners EDI-programvara. Denna "punkt-till-punkt"-kommunikationsmetod ger minimala förseningar och färre fel samt en säker metod för att interagera med affärspartner. Eftersom programvaran för webb-EDI finns på Internet krävs någon typ av Internetanslutning för att använda den. Webbaserad EDI är en interaktiv process och kräver manuell inmatning av EDI-informationen. Den här metoden ger små möjligheter till integration och minskar den kontroll du har över den dagliga verksamheten. Eftersom data med ett webbaserat EDI-system är interaktiva är anpassningen av EDI-processen mycket begränsad. EDI-tjänstebyråer fungerar som EDI-entreprenörer som utför dina EDI-operationer, de kommer vanligtvis att använda någon form av pay as you go-metod. En EDI-servicebyrå ger minst kontroll över den dagliga verksamheten och minst möjlighet till dataintegration med dina affärssystem.

Varför ska jag välja en mjukvarulösning för EDI framför en webbaserad lösning eller en lösning från en servicebyrå?

Det första man bör tänka på är att förstå hur EDI kommer att påverka affärsprocesserna. Eftersom webbaserade lösningar och lösningar med servicebyråer har ett "manuellt" inslag i processen finns det utrymme för att införa fel i affärsprocessen. Med EDI-programvara kan du utbyta data direkt med backoffice-system och på så sätt eliminera manuella fel i processen. Den tid som sparas på att mata in data och eliminera fel gör att ditt företag kan ägna mer tid åt att förbättra orderhanteringen och, ännu viktigare, förbättra kundnöjdheten. Det viktiga att komma ihåg är att oavsett vilken EDI-lösning som väljs kommer den att påverka företagets verksamhet framöver.

Behöver jag ha särskild erfarenhet för att kunna arbeta med EDI?

I de flesta fall behöver du inte ha någon särskild erfarenhet, utan det beror på vilken typ av EDI-lösning du väljer för ditt företag. Internetbaserade EDI-lösningar "hostas" normalt av ett företag och du kommer bara åt dem via en webbläsare. Detta är därför den enklaste metoden för att interagera med ett EDI-system. Om du bestämmer dig för att implementera EDI-programvara är det lämpligt att be din valda EDI-leverantör att genomföra en enkel utbildning för dina anställda.

Jag har hört talas om outsourcing av IT-tjänster. Är det möjligt att lägga ut EDI på entreprenad?

Ja, precis som med all annan IT-teknik kan EDI outsourcas till ett företag som har de resurser som krävs för att hantera era totala EDI-krav. GXS Managed Services erbjuder en EDI-outsourcingfunktion och denna tjänst kommer att ta hand om era totala EDI-krav - från att utveckla kartor för att länka samman dokument till att rekrytera partners för att bilda handelsgemenskaper. GXS har framgångsrikt arbetat med 135 företag runt om i världen för att ta hand om deras EDI-infrastruktur. GXS Managed Services gör det möjligt för er att aktivera hela er leveranskedja, på global basis, om så krävs.

Jag har inte resurser för att kunna rekrytera affärspartners och förklara min EDI-strategi för dem. Finns det något sätt att göra detta på ett effektivt sätt?

Ja, OpenText Community Link gör det möjligt för ett företag att snabbt rekrytera affärspartners till ditt EDI-program. GXS kommer att genomföra den nödvändiga marknadsföringen av din EDI-tjänst till dina potentiella affärspartners och kommer att arbeta med dem för att se till att de kan handla dokument med ditt företag så snabbt och smidigt som möjligt.

Jag använder för närvarande ett antal fordonsleverantörer som är baserade i Kina. Är det möjligt att handla elektroniskt med dessa företag, och hur går det i så fall till?

Ja, det går att handla elektroniskt med fordonsleverantörer i Kina. GXS tillkännagav nyligen ett partnerskap med China Enterprise Online Data Exchange Services Ltd (CEDEX). Detta partnerskap har utvecklat en av de enda handelshubbarna som är dedikerade till Kinas växande fordonsindustri. Hubben gör det möjligt för fordonsföretag i Kina att handla dokument med både sina inhemska och internationella kunder. China e-AutoHub är direkt anslutet till GXS Trading Grid vilket möjliggör en sömlös anslutning till alla affärspartners runt om i världen.

Jag har hört talas om olika EDI-relaterade branschorganisationer och datastandarder. Är dessa viktiga?

Ja, branschorganisationerna är mycket viktiga eftersom de gör det möjligt för dig att införa bästa praxis inom branschen och få en bättre förståelse för vad andra företag, när det gäller EDI-användning, gör i just din bransch. De har också ett nära samarbete för att utveckla branschstandarder för dokumentutbyte. Dessa är viktiga att förstå om du vill implementera EDI på rätt sätt och därmed få en konkurrensfördel på marknaden. Ta en titt i avsnittet "Resurser" på denna webbplats för att få mer information om de många branschorganisationerna och EDI-dokumenttyperna.

Jag har hört att EDI är en relativt gammal teknik. Är detta sant?

EDI har funnits i över trettio år nu och betraktas som en mycket mogen IT-teknik. Eftersom EDI är så väl förankrat i många företag är det mycket svårt att ersätta med en annan teknik över en natt. I takt med att ny teknik, som till exempel Internet, har vuxit fram har EDI varit tvunget att anamma den nya tekniken för att förbli ett effektivt affärsverktyg för att kommunicera dokument mellan företag. EDI kommer att finnas kvar under många år framöver.