Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu EDI

Was ist EDI?

Elektronischer Datenaustausch ist der Austausch von Geschäftsdokumenten, wie z. B. Bestellungen und Rechnungen, zwischen Geschäftspartnern in einem gemeinsamen Format direkt von einem Computer zum anderen.

Wer nutzt EDI normalerweise?

EDI wird in fast allen wichtigen Industriezweigen wie der Automobilindustrie, der Luft- und Raumfahrt, dem Einzelhandel, dem Finanzwesen und dem CPG-Sektor eingesetzt. EDI gilt als Standard für den elektronischen Austausch von Dokumenten von einem Unternehmen zum anderen.

Was ist ein Geschäftspartner?

Ein EDI-Geschäftspartner ist einfach ein anderes Unternehmen, mit dem Sie Dokumente austauschen. Die meisten Erstausrüster verfügen über ein großes Netz von Geschäftspartnern, die manchmal auch als "Handelsgemeinschaften" bezeichnet werden.

Ein EDI-Partner, mit dem ich zusammenarbeite, hat mich gebeten, eine bestimmte EDI-Lösung zu verwenden. Muss ich genau diese Methode verwenden, um Dokumente zu versenden?

EDI-Lösungen gelten als universell, und es gibt eine Reihe von funktionierenden Standards, die regeln, wie Unternehmen untereinander EDI-Dokumente übermitteln sollten. Bei der Wahl der richtigen EDI-Lösung sollten Sie sich an der Lösung orientieren, die Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.

Ist EDI schwierig zu implementieren?

Je nach Art der gewählten EDI-Lösung kann EDI fast sofort eingeführt werden. Wenn es sich um eine webbasierte Lösung handelt, die von Ihrem Kunden oder Auftraggeber gehostet wird, brauchen Sie sich nur in dessen Webportal einzuloggen und einfach die erforderlichen Online-Formulare auszufüllen, bevor Sie die erforderlichen Dokumente versenden. Bei komplexeren Systemen muss eine Software im Netzwerk Ihres Unternehmens installiert werden, die dann die Integration mit Ihren Back-Office-Systemen ermöglicht. Ein EDI-System kann als eine sich entwickelnde Lösung betrachtet werden. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie den Handel mit mehr Partnern aufnehmen, wird auch die Komplexität Ihres EDI-Systems zunehmen.

Welche Arten von EDI-Lösungen gibt es für mich?

Im Wesentlichen gibt es drei Arten von EDI-Lösungen: EDI-Software, webbasiertes EDI und EDI-Servicebüros. EDI-Software wird direkt auf einem Computer Ihres Unternehmens installiert und bietet das höchste Maß an Flexibilität und Kontrolle. EDI-Software ermöglicht Ihnen auch die Integration mit Back-Office-Systemen und verbessert so die Effizienz der Geschäftsprozesse. EDI-Dokumente werden direkt zwischen Ihrer EDI-Software und der EDI-Software Ihres Geschäftspartners ausgetauscht. Diese "Punkt-zu-Punkt"-Kommunikationsmethode ermöglicht minimale Verzögerungen und weniger Fehler sowie eine sichere Methode der Interaktion mit Geschäftspartnern. Da sich die Software für Web-EDI im Internet befindet, ist für ihre Nutzung eine Internetverbindung erforderlich. Web-basiertes EDI ist ein interaktiver Prozess und erfordert die manuelle Eingabe Ihrer EDI-Informationen. Diese Methode bietet wenig Möglichkeiten zur Integration und verringert die Kontrolle über die täglichen Abläufe. Da die Daten bei einem webbasierten EDI-System interaktiv sind, ist die Anpassung des EDI-Prozesses sehr begrenzt. EDI-Dienstleister fungieren als EDI-Auftragnehmer, die Ihre EDI-Vorgänge durchführen und in der Regel eine Art "Pay-as-you-go"-Methode anwenden. Ein EDI-Servicebüro bietet die geringste Kontrolle über Ihre täglichen Abläufe und die wenigsten Möglichkeiten zur Datenintegration mit Ihren Geschäftssystemen.

Warum sollte ich eine EDI-Softwarelösung einer webbasierten Lösung oder einer Lösung eines Dienstleistungsunternehmens vorziehen?

Die erste Überlegung ist, welche Auswirkungen EDI auf Ihre Geschäftsprozesse haben wird. Da webbasierte Lösungen und Lösungen von Dienstleistungsunternehmen ein "manuelles" Element in den Prozess einbeziehen, besteht die Möglichkeit, Fehler in den Geschäftsprozess einzubringen. Mit EDI-Software können Sie Daten direkt mit Back-Office-Systemen austauschen, wodurch manuelle Fehler im Prozess vermieden werden. Durch die Zeitersparnis bei der Dateneingabe und die Beseitigung von Fehlern kann Ihr Unternehmen mehr Zeit für die Verbesserung der Auftragsabwicklung aufwenden und, was noch wichtiger ist, die Kundenzufriedenheit erhöhen. Wichtig ist, dass sich die gewählte EDI-Lösung auf den weiteren Betrieb Ihres Unternehmens auswirken wird.

Brauche ich spezielle Erfahrungen, um EDI zu betreiben?

In den meisten Fällen benötigen Sie keine spezielle Erfahrung; dies hängt direkt von der Art der EDI-Lösung ab, die Sie für Ihr Unternehmen wählen. Internetbasierte EDI-Lösungen werden in der Regel von einem Unternehmen "gehostet", und Sie greifen lediglich über einen Webbrowser darauf zu. Dies ist daher die einfachste Methode der Interaktion mit einem EDI-System. Wenn Sie sich für die Einführung einer EDI-Software entscheiden, wäre es ratsam, den von Ihnen gewählten EDI-Anbieter zu bitten, eine einfache Schulung für Ihre Mitarbeiter durchzuführen.

Ich habe vom Outsourcing von IT-Dienstleistungen gehört. Ist es möglich, EDI auszulagern?

Ja, wie jede andere Form der IT-Technologie kann auch EDI an ein Unternehmen ausgelagert werden, das über die notwendigen Ressourcen verfügt, um Ihre gesamten EDI-Anforderungen zu erfüllen. GXS Managed Services bietet EDI-Outsourcing an und kümmert sich um Ihre gesamten EDI-Anforderungen - von der Entwicklung von Karten zur Verknüpfung von Dokumenten bis hin zur Anwerbung von Partnern zur Bildung von Handelsgemeinschaften. GXS hat bereits mit 135 Unternehmen in aller Welt erfolgreich zusammengearbeitet und deren EDI-Infrastrukturen verwaltet. Mit den GXS Managed Services können Sie bei Bedarf Ihre gesamte Lieferkette auf globaler Basis aktivieren.

Ich habe nicht die Ressourcen, um Geschäftspartner zu rekrutieren und ihnen meine EDI-Strategie zu erklären. Gibt es eine Möglichkeit, dies effizient zu erreichen?

Ja, OpenText Community Link ermöglicht es einem Unternehmen, schnell Geschäftspartner für Ihr EDI-Programm zu gewinnen. GXS übernimmt das notwendige Marketing für Ihren EDI-Service bei Ihren potenziellen Geschäftspartnern und arbeitet mit ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass sie so schnell und nahtlos wie möglich Dokumente mit Ihrem Unternehmen austauschen können.

Ich arbeite derzeit mit einer Reihe von Automobilzulieferern mit Sitz in China zusammen. Ist es möglich, mit diesen Unternehmen elektronisch zu handeln, und wenn ja, wie wird dies erreicht?

Ja, es ist möglich, elektronisch mit Automobilzulieferern in China zu handeln. GXS hat kürzlich eine Partnerschaft mit China Enterprise Online Data Exchange Services Ltd (CEDEX) bekannt gegeben. Im Rahmen dieser Partnerschaft wurde einer der einzigen Handelsknotenpunkte für die wachsende chinesische Automobilindustrie geschaffen. Die Drehscheibe ermöglicht es Automobilunternehmen in China, Dokumente sowohl mit ihren inländischen als auch mit ihren internationalen Kunden zu handeln. China e-AutoHub ist direkt mit dem GXS Trading Grid verbunden, das eine nahtlose Verbindung zu allen Geschäftspartnern in der ganzen Welt ermöglicht.

Ich habe von verschiedenen EDI-bezogenen Industrieverbänden und Datenstandards gehört. Sind diese wichtig?

Ja, die Branchenverbände sind sehr wichtig, da sie es Ihnen ermöglichen, die besten Praktiken der Branche umzusetzen und ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, was andere Unternehmen im Hinblick auf die EDI-Nutzung in Ihrer speziellen Branche tun. Sie arbeiten auch eng zusammen, um Industriestandards für den Dokumentenaustausch zu entwickeln. Es ist wichtig, diese zu verstehen, wenn Sie EDI richtig einsetzen und sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen wollen. Im Bereich 'Ressourcen' dieser Microsite finden Sie weitere Informationen über die zahlreichen Branchenverbände und EDI-Dokumenttypen.

Ich habe gehört, dass EDI eine relativ alte Technologie ist. Stimmt das?

EDI gibt es nun schon seit über dreißig Jahren und gilt als eine sehr ausgereifte IT-Technologie. Da EDI in vielen Unternehmen so fest verankert ist, ist es sehr schwierig, es über Nacht durch eine andere Technologie zu ersetzen. Mit dem Aufkommen neuer Technologien, wie z. B. dem Internet, musste sich EDI diesen neuen Technologien anpassen, um ein effizientes Geschäftsinstrument für die Kommunikation von Dokumenten zwischen Unternehmen zu bleiben. EDI wird es noch viele Jahre lang geben.