Vad ingår i ett EDI-dokument?
Ett EDI-dokument består av dataelement, segment och kuvert som är formaterade enligt reglerna i en viss EDI-standard.
När du skapar ett EDI-dokument, t.ex. en inköpsorder, måste du följa de strikta formateringsreglerna i den standard du använder. Dessa regler definierar exakt var och hur varje del av informationen i dokumentet ska hittas. När EDI-översättaren på den mottagande datorn läser en inkommande EDI-inköpsorder förstår den omedelbart var den ska hitta köparens företagsnamn, inköpsordernumret, de artiklar som beställs, priset för varje artikel osv. Därefter matas dessa data in i mottagarens orderläggningssystem i rätt internt format utan att någon manuell orderläggning krävs.
EDI i tryckta format
Bilden nedan visar ett exempel på en inköpsorder i tryckt form och hur den skulle se ut när den har översatts till ANSI- och EDIFACT EDI-formaten.
I EDI-språket kallas ett enskilt affärsdokument, t.ex. en inköpsorder, en faktura eller ett leveransbesked, för en "transaktionsuppsättning" eller ett "meddelande". Och en transaktionsuppsättning består av dataelement, segment och kuvert.
Vad är ett dataelement?
Dataelementen i en EDI-transaktionsuppsättning är de enskilda informationselementen i dokumentet.
I många dokument, t.ex. inköpsorder och fakturor, hittar du dataelement som stad, delstat, land, artikelnummer, antal och pris.
Varje dataelement i en transaktionsuppsättning definieras i EDI-standarden genom den typ av data som det representerar. Det kan t.ex. vara viktigt att skilja numeriska data från textdata eller kalenderdatum. Definitionen av dataelementet kommer att beskriva:
- Datatyp: numerisk, alfanumerisk, datum eller tid
- Minsta och största längd
- Kodvärden, om tillämpligt, som måste följas med en viss typ av data. Om dataelementet t.ex. är enhetskostnad använder du också ett valutakodselement för att kunna ange vilken valuta (t.ex. US-dollar eller euro) som används i fältet för enhetskostnad
Vad är ett segment?
Ett segment i en EDI-transaktionsuppsättning är en grupp av likadana dataelement.
Om du skulle fylla i information på en inköpsorder skulle du förvänta dig att se grupper av relaterade data. Se till exempel diagrammet nedan över en inköpsorder i pappersform där endast en artikel beställs. Observera att det finns fyra avsnitt som vart och ett innehåller olika typer av information:
I ett EDI-dokument beskrivs varje avsnitt av ett visst segment. Nedan visas den uppsättning EDI-segment som skulle beskriva inköpsordern ovan när ANSI-standarden används. Varje segment inleds med ett segment-ID (t.ex. ST, BEG, N1) som beskriver vilken typ av dataelement som följer. Elementen inom varje segment separeras med en dataelementseparator, i detta fall "*".
| ST*850*1001 | ST, för att ange början på en transaktionsmängd - i detta fall 850 inköpsorder | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, för att ange början på PO, särskilt | (1) |
| N1*SO*XYZ Företag | N1, ett namnsegment | (2) |
| N3*123 Huvudgatan | N3, för att ange gatuadress | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, för att ange ort/state/zip | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, för att tillhandahålla detaljinformation om varuposter | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, för att tillhandahålla sammanfattande uppgifter för PO | (4) |
| SE*8*1001 | SE, för att ange slutet på PO |
För varje typ av affärsdokument definieras EDI-standarddokumentationen:
- De segment som kan ingå och vilka som är obligatoriska, valfria och/eller villkorade (dvs. måste ingå endast om ett annat segment eller element ingår)
- För varje segment anges vilka element som kan ingå - för varje informationsdel i ett pappersdokument finns ett motsvarande EDI-element. Dessa element definieras i standardordlistan och varje standard har sin egen ordlista
- Den nödvändiga sekvensen av segment och element
- Hur många gånger ett segment får upprepas
När alla segment har samlats i en föreskriven sekvens bildar de ett komplett elektroniskt dokument eller en transaktionsuppsättning. Därefter måste transaktionsuppsättningarna läggas i kuvert för att kunna skickas till dina partners. Du kan titta på ett exempel på ett EDI-dokument för att se hur detta tillämpas i praktiken.
Vad är EDI-kuvert?
Vid överföring av EDI-dokument används ett system med tre "kuvert" för att lagra transaktionsuppsättningarna - meddelandekuvert, gruppkuvert och utbyteskuvert.
Precis som affärsdokument på papper skickas i kuvert och det är möjligt att skicka många dokument i ett enda kuvert, utväxlas EDI-dokument med hjälp av flera kuvert.
- Varje transaktionsuppsättning placeras i sitt individuella kuvert
- En grupp transaktionssatser - t.ex. en grupp inköpsorder - placeras i ett gruppkuvert. (Gruppkuvertet är obligatoriskt i ANSI och valfritt i EDIFACT).
- Alla gruppkuvert som skickas från en avsändare till en mottagare placeras i ett Interchange-kuvert
Se diagrammet nedan:
Ett kuvert består av ett par segment som definierar början och slutet på den aktuella sektionen. Om man använder EDIFACT-standarden som exempel använder Transaction Set Envelope segmenten UNH och UNT, Group Envelope segmenten UNG och UNE och Interchange Envelope segmenten UNA/UNB och UNZ. I varje fall anger "S" "början" av kuvertet och "E" "slutet" av kuvertet. Diagrammet nedan illustrerar de tre nivåer av kuvert som omger en enda EDI-order.
