¿Qué comprende un documento EDI?
Un documento EDI se compone de elementos de datos, segmentos y sobres que se formatean según las reglas de una norma EDI concreta.
Cuando cree un documento EDI, como una orden de compra, deberá atenerse a las estrictas reglas de formato de la norma que esté utilizando. Estas reglas definen exactamente dónde y cómo se encontrará cada dato del documento. De ese modo, cuando el traductor EDI del ordenador receptor lea una orden de compra EDI entrante, entenderá inmediatamente dónde encontrar el nombre de la empresa del comprador, el número de la orden de compra, los artículos que se piden, el precio de cada artículo, etc. A continuación, esos datos se introducirán en el sistema de entrada de pedidos del receptor en el formato interno adecuado, sin que sea necesaria ninguna entrada manual de pedidos.
EDI en formatos impresos
El gráfico siguiente muestra una orden de compra de muestra en formato impreso y el aspecto que tendría una vez traducida a los formatos ANSI y EDIFACT EDI.
En el lenguaje EDI, un único documento comercial, como un pedido de compra, una factura o un aviso anticipado de envío, se denomina "conjunto de transacciones" o "mensaje". Y, un conjunto de transacciones se compone de elementos de datos, segmentos y sobres.
¿Qué es un elemento de datos?
Los elementos de datos de un Conjunto de Transacciones EDI son los elementos individuales de información dentro del documento.
Por ejemplo, en muchos documentos, como la orden de compra y la factura, encontrará elementos de datos como la ciudad, el estado, el país, el número de artículo, la cantidad y el precio.
Cada elemento de datos de un conjunto de transacciones se define en la Norma EDI por el tipo de datos que representa. Por ejemplo, sería importante distinguir los datos numéricos de los datos de texto o las fechas del calendario. La definición del elemento de datos describirá:
- Tipo de datos numéricos, alfanuméricos, fecha u hora
- Longitud mínima y máxima
- Valores de código, si procede, que deben observarse con un tipo de datos concreto. Por ejemplo, si el elemento de datos es el coste unitario, utilizaría también un elemento de código de moneda para poder indicar qué moneda (por ejemplo, dólares estadounidenses o euros) se está utilizando en el campo de coste unitario
¿Qué es un segmento?
Un segmento en un conjunto de transacciones EDI es un grupo de elementos de datos similares.
Si estuviera rellenando la información de un pedido de compra, esperaría ver grupos de datos relacionados. Por ejemplo, observe el siguiente diagrama de una orden de compra en papel en la que sólo se pide un artículo. Observe que hay cuatro secciones, cada una de las cuales proporciona un conjunto diferente de información:
En un documento EDI, cada sección se describe mediante un segmento determinado. A continuación se muestra el conjunto de segmentos EDI que describirían el pedido de compra anterior cuando se utiliza la norma ANSI. Cada segmento comienza con un identificador de segmento (por ejemplo, ST, BEG, N1) que describe el tipo de elementos de datos que le siguen. Los elementos dentro de cada segmento están separados por un separador de elementos de datos, en este caso el "*".
| ST*850*1001 | ST, para indicar el inicio de un conjunto de transacciones - en este caso la orden de compra 850 | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, para indicar el inicio de la OP, concretamente | (1) |
| N1*SO*XYZ Empresa | N1, un segmento de nombre | (2) |
| N3*123 Calle Mayor | N3, para facilitar la dirección postal | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, proporcionar ciudad/estado/código postal | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, para proporcionar el detalle de las partidas | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, para proporcionar datos resumidos para el PO | (4) |
| SE*8*1001 | SE, para indicar el final de la OP |
Para cada tipo de documento comercial, la documentación estándar del EDI define:
- Los segmentos que pueden incluirse y cuáles son obligatorios, opcionales y/o condicionales (es decir, deben incluirse sólo si se incluye otro segmento o elemento).
- Para cada segmento, los elementos que pueden incluirse: para cada dato de un documento en papel existe un elemento EDI correspondiente. Estos elementos se definen en el diccionario de normas y cada norma tiene su propio diccionario
- La secuencia requerida de los segmentos y elementos
- Cuántas veces se puede repetir un segmento
Ahora bien, una vez reunidos todos los segmentos en una secuencia prescrita, forman un documento electrónico completo, o conjunto de transacciones. A continuación, los conjuntos de transacciones deben introducirse en sobres para prepararlos para la transmisión a sus socios. Puede consultar un documento EDI de muestra para ver cómo se pone en práctica.
¿Qué son los sobres EDI?
La transmisión de documentos EDI utiliza un sistema de tres "sobres" para alojar sus conjuntos de transacciones: sobre de mensaje, sobre de grupo y sobre de intercambio.
Al igual que los documentos comerciales en papel se envían en sobres y es posible enviar muchos documentos en un solo sobre, los documentos EDI se intercambian utilizando varios sobres.
- Cada juego de transacciones se coloca en su sobre individual
- Un grupo de conjuntos de transacciones - por ejemplo, un grupo de pedidos de compra - se coloca en un sobre de grupo. (El sobre de grupo es obligatorio en ANSI y opcional en EDIFACT).
- Todos los sobres de grupo que se envían de un remitente a un destinatario se colocan en un sobre de intercambio
Consulte el siguiente diagrama:
Una envoltura está formada por un par de segmentos que definen el principio y el final de la sección correspondiente. Tomando como ejemplo la norma EDIFACT, el Sobre de Conjunto de Transacciones utiliza los segmentos UNH y UNT, el Sobre de Grupo los segmentos UNG y UNE y el Sobre de Intercambio los segmentos UNA/UNB y UNZ. En cada caso, la "S" indica el "inicio" de la envolvente y la "E" el "final" de la misma. El diagrama siguiente ilustra los tres niveles de sobres que rodearían un único pedido de compra EDI.
