Was umfasst ein EDI-Dokument?
Ein EDI-Dokument besteht aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen, die nach den Regeln eines bestimmten EDI-Standards formatiert sind.
Wenn Sie ein EDI-Dokument, wie z.B. eine Bestellung, erstellen, müssen Sie sich an die strengen Formatierungsregeln des von Ihnen verwendeten Standards halten. Diese Regeln legen genau fest, wo und wie jede Information im Dokument gefunden werden soll. Wenn der EDI-Übersetzer auf dem empfangenden Computer eine eingehende EDI-Bestellung liest, weiß er sofort, wo er den Firmennamen des Käufers, die Bestellnummer, die bestellten Artikel, den Preis für jeden Artikel usw. finden kann. Anschließend werden diese Daten im richtigen internen Format in das Auftragserfassungssystem des Empfängers eingespeist, ohne dass eine manuelle Auftragserfassung erforderlich ist.
EDI in gedruckten Formaten
Die folgende Grafik zeigt eine Musterbestellung in gedruckter Form und wie sie aussehen würde, wenn sie in die EDI-Formate ANSI und EDIFACT übersetzt würde.
In der EDI-Sprache wird ein einzelnes Geschäftsdokument, wie z.B. eine Bestellung, eine Rechnung oder eine Lieferankündigung, als "Transaktionssatz" oder "Nachricht" bezeichnet. Und ein Transaktionsset besteht aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen.
Was ist ein Datenelement?
Die Datenelemente in einem EDI-Transaktionssatz sind die einzelnen Informationen innerhalb des Dokuments.
In vielen Dokumenten, wie z.B. in der Bestellung und der Rechnung, finden Sie Datenelemente wie Ort, Bundesland, Land, Artikelnummer, Menge und Preis.
Jedes Datenelement in einem Transaktionssatz wird im EDI-Standard durch die Art der Daten definiert, die es darstellt. Zum Beispiel wäre es wichtig, numerische Daten von Textdaten oder Kalenderdaten zu unterscheiden. Die Definition des Datenelements wird beschrieben:
- Datentyp: numerisch, alphanumerisch, Datum oder Uhrzeit
- Minimale und maximale Länge
- Gegebenenfalls Codewerte, die bei einer bestimmten Art von Daten beachtet werden müssen. Wenn es sich bei dem Datenelement beispielsweise um Stückkosten handelt, würden Sie auch ein Währungscode-Element verwenden, mit dem Sie angeben können, welche Währung (z.B. US-Dollar oder Euro) im Feld Stückkosten verwendet wird.
Was ist ein Segment?
Ein Segment in einem EDI-Transaktionssatz ist eine Gruppe von gleichartigen Datenelementen.
Wenn Sie Informationen zu einer Bestellung ausfüllen, würden Sie erwarten, dass Sie Gruppen von zusammengehörigen Daten sehen. Sehen Sie sich zum Beispiel das folgende Diagramm einer Papierbestellung an, bei der nur ein Artikel bestellt wird. Beachten Sie, dass es vier Abschnitte gibt, von denen jeder einen anderen Satz an Informationen enthält:
In einem EDI-Dokument wird jeder Abschnitt durch ein bestimmtes Segment beschrieben. Nachfolgend finden Sie eine Reihe von EDI-Segmenten, die die obige Bestellung bei Verwendung des ANSI-Standards beschreiben würden. Jedes Segment beginnt mit einer Segment-ID (z. B. ST, BEG, N1), die die Art der folgenden Datenelemente beschreibt. Die Elemente innerhalb jedes Segments werden durch ein Datenelement-Trennzeichen getrennt, in diesem Fall das '*'.
| ST*850*1001 | ST, um den Beginn eines Transaktionssatzes anzuzeigen - in diesem Fall die Bestellung 850 | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, um den Beginn der PO anzuzeigen, und zwar | (1) |
| N1*SO*XYZ Unternehmen | N1, ein Namenssegment | (2) |
| N3*123 Hauptstraße | N3, um die Straßenadresse anzugeben | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, um Stadt/Staat/PLZ anzugeben | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, zur Bereitstellung von Einzelposten-Details | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, um zusammenfassende Daten für den PO zu liefern | (4) |
| SE*8*1001 | SE, um das Ende der PO anzuzeigen |
Die EDI-Standarddokumentation definiert für jede Art von Geschäftsdokument:
- Die Segmente, die enthalten sein dürfen und welche obligatorisch, optional und/oder bedingt sind (d.h. nur enthalten sein dürfen, wenn ein anderes Segment oder Element enthalten ist)
- Für jedes Segment, die Elemente, die enthalten sein können - für jede Information in einem Papierdokument gibt es ein entsprechendes EDI-Element. Diese Elemente sind im Wörterbuch der Standards definiert und jeder Standard hat sein eigenes Wörterbuch
- Die erforderliche Reihenfolge der Segmente und Elemente
- Wie oft ein Segment wiederholt werden darf
Sobald alle Segmente in einer vorgeschriebenen Reihenfolge gesammelt sind, bilden sie ein vollständiges elektronisches Dokument oder einen Transaktionssatz. Als nächstes müssen die Transaktionssets in Umschläge gesteckt werden, um sie an Ihre Partner weiterzuleiten. Sie können sich ein EDI-Musterdokument ansehen, um zu sehen, wie dies in der Praxis umgesetzt wird.
Was sind EDI-Briefumschläge?
Bei der Übertragung von EDI-Dokumenten werden drei "Umschläge" für Ihre Transaktionssätze verwendet: Nachrichtenumschlag, Gruppenumschlag und Austauschumschlag.
So wie Geschäftsdokumente in Papierform in Umschlägen verschickt werden und es möglich ist, viele Dokumente in einem einzigen Umschlag zu versenden, werden EDI-Dokumente in mehreren Umschlägen ausgetauscht.
- Jedes Transaktionsset wird in einen eigenen Umschlag gesteckt
- Eine Gruppe von Transaktionssätzen - z.B. eine Gruppe von Bestellungen - wird in einen Gruppenumschlag gelegt. (Der Gruppenumschlag ist in ANSI obligatorisch und in EDIFACT optional).
- Alle Gruppenumschläge, die von einem Absender an einen Empfänger gesendet werden, werden in einen Interchange-Umschlag gelegt.
Siehe das Diagramm unten:
Ein Umschlag besteht aus einem Paar von Segmenten, die den Anfang und das Ende des entsprechenden Abschnitts definieren. Wenn Sie den EDIFACT-Standard als Beispiel nehmen, verwendet der Transaction Set Envelope die Segmente UNH und UNT, der Group Envelope die Segmente UNG und UNE und der Interchange Envelope die Segmente UNA/UNB und UNZ. In jedem Fall steht das "S" für den "Anfang" der Hüllkurve und das "E" für das "Ende" der Hüllkurve. Das folgende Diagramm veranschaulicht die drei Ebenen von Umschlägen, die eine einzelne EDI-Bestellung umgeben würden.
