紙質與EDI交易流程
一個常見的業務流程是採購訂單和發票的交換。因此，讓我們比較一下如何使用紙張或 EDI 來完成此操作。
在基於紙張的方法中，通常會發生以下過程：
- 庫存系統自動通知採購員下單，或者在查詢庫存系統後，採購員確定需要創建訂單
- 買方在採購系統的螢幕上輸入數據以創建採購訂單，列印並郵寄
- 幾天后，供應商收到採購訂單並手動將其輸入到銷售訂單系統中
- 供應商打印發票並將其與貨物一起附上和/或通過郵件單獨發送
- 買方手動將發票輸入到應付帳款系統中
紙質文件的交換可能會使該過程增加一周的時間。如果出現手動數據輸入導致的錯誤，時間會大大增加。
現在將其與 EDI 過程進行比較：
- 買方的採購系統利用 EDI 軟體，在庫存達到臨界水平時自動生成併發送 EDI 格式的採購訂單
- 在幾分鐘內，供應商的銷售訂單系統利用EDI軟體接收EDI採購訂單，通知運輸部門發貨，並生成EDI發票，直接傳輸到買方的應付賬款系統
EDI過程可以在數小時內完成。