EDI文件由哪些部分組成?

EDI 文件由根據特定 EDI 標準規則格式化的資料元素、區段和封套組成。

當您建立 EDI 文件(例如採購訂單)時,您必須遵守所使用標準的嚴格格式規則。這些規則準確地定義了文件中每項資訊的位置和查找方式。如此一來,當接收電腦上的 EDI 翻譯器讀到傳入的 EDI 採購訂單,它就會立即明白在哪裡可以找到買方的公司名稱、採購訂單號碼、訂購的物品、每項物品的價格等。接著,這些資料會以適當的內部格式送入接收方的訂單輸入系統,而不需要任何手動訂單輸入。

印刷格式的 EDI

下面的圖表顯示了印刷形式的採購訂單樣本,以及將其轉換為ANSI EDIFACT EDI 格式後的樣式。

顯示發票詳細資料、ANSI EDI 和 EDIFACT 訂購單代碼的訂購單範例。

在 EDI 語言中,單一的商業文件(如購貨訂單、發票或預先裝運通知)稱為「交易集」或「訊息」。交易集由資料元素、區段和封套組成。

什麼是資料元素?

EDI 交易集中的資料元素是文件中的個別資訊項目。

例如,在許多文件(如採購訂單和發票)中,您會發現城市、州、國家、項目號碼、數量和價格等資料元素。

在 EDI 標準中,交易集中的每個資料元素都是根據其代表的資料類型來定義的。例如,將數字資料與文字資料或日曆日期區分是很重要的。資料元素定義會說明

  • 資料類型為數字、字母數字、日期或時間
  • 最小和最大長度
  • 特定類型資料必須遵守的代碼值 (如果適用)。例如,如果資料元素是單位成本,您也可以使用貨幣代碼元素,讓您指出單位成本欄位使用何種貨幣(例如美元或歐元)。

什麼是區段?

EDI 交易集中的一個區段是一組相似的資料元素。

如果您要填寫採購訂單的資訊,您應該會看到相關資料的群組。例如,請參閱下圖的紙本採購訂單,其中只訂購一個項目。請注意有四個部分,每個部分提供不同的資訊:

採購訂單的詳細資料,包括 PO 號碼日期、買家、項目詳細資料和摘要。

在 EDI 文件中,每個部分都由特定的區段來描述。以下是使用 ANSI 標準描述上述採購訂單的 EDI 區段集。每個區段以區段 ID 開頭 (例如 ST、BEG、N1),說明接下來的資料元素類型。每個分段內的元素以資料元素分隔符(在本例中為 '*')分隔。

ST*850*1001ST,表示交易集的開始 - 在本例中為 850 採購訂單 
BEG*00*SA*4768*65*20120930BEG,表示 PO 的開始,特別是(1)
N1*SO*XYZ 公司N1,名稱區段(2)
N3*123 緬街N3,提供街道地址 
N4*Fairview*CA*94168N4,提供城市/州/郵遞區號 
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42PO1,提供細項明細(3)
CTT*1*100CTT,為 PO 提供摘要資料(4)
SE*8*1001SE,表示 PO 的結束 

對於每種類型的業務文件,EDI 標準文件都有以下定義:

  • 可包含的片段,以及哪些片段是必須、可選和/或有條件的 (即只有在包含其他片段或元素時才必須包含)
  • 對於每個區段,可能包含的元素 - 紙本文件中的每項資訊都有相對應的 EDI 元素。這些元素定義在標準字典中,每個標準都有自己的字典
  • 區段和元素的必要順序
  • 片段可重複多少次

現在,一旦所有的片段都被收集成規定的順序,它們就會形成一個完整的電子文件,或交易集。接下來,交易集必須裝入信封,準備傳輸給您的合作夥伴。您可以檢視EDI 文件範例,瞭解如何實作。

什麼是 EDI 信封?

EDI 文件傳輸使用三個「信封」系統來存放您的交易集 - 訊息信封、群組信封和交換信封。

就像紙張商業文件是用信封寄送,而且一個信封可以寄送許多文件一樣,EDI 文件也是使用數個信封來交換。

  • 每個交易集都放在獨立的信封中
  • 一組交易集 - 例如,一組採購訂單 - 被放置在一組封套中。(在 ANSI 中,群組封套是強制性的,而在 EDIFACT 中則是選擇性的。)
  • 從一個寄件者寄給一個收件者的所有群組信封,都會放在一個 Interchange 信封中。

請參閱下圖:

循環顯示 EDI 封套,從交易集封套到群組封套,再到交換封套。

封套由一對區段組成,這對區段定義了適當區段的開始和結束。以EDIFACT 標準為例,交易集信封使用 UNH 和 UNT 區段,群組信封使用 UNG 和 UNE 區段,交換信封使用 UNA/UNB 和 UNZ 區段。在每種情況下,"S 「表示封套的 」開始","E 「表示封套的 」結束"。下圖說明了圍繞單一 EDI 採購訂單的三層封套。

包含來自組封套和訊息封套的資料的交換封套範例。