Exemples de documents EDI
Exemple d'appel d'offres EDI (Demande de propositions)
Cet exemple d'appel d'offres EDI (demande de propositions) fournit les exigences et les critères d'évaluation d'une solution de gestion des transactions interentreprises (B2B).
Elle demande une réponse détaillée des fournisseurs potentiels, incluant la description des services, les prix, la méthodologie de transition, la clientèle actuelle et les niveaux de service.
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Exemple de courriel de présentation du fournisseur
Cet exemple de courriel de présentation aux fournisseurs fait partie intégrante de votre plan de communication avec les fournisseurs. Vous devrez envoyer une série de communications, probablement sous forme de courriels. La préparation de modèles de courriels complets et bien conçus pour la communication contribuera à réduire le nombre d'appels à l'assistance que vous recevriez autrement de vos fournisseurs plus tard dans le cadre de vos programmes.
Le premier courriel de votre série devrait présenter votre programme EDI aux fournisseurs. Vous enverrez cette introduction à chaque groupe de nouveaux fournisseurs que vous voulez ajouter. Il devrait inclure :
- L'objectif du programme pour votre entreprise – par exemple, une productivité accrue, un meilleur service à la clientèle et une efficacité accrue – est de permettre une productivité et un service à la clientèle améliorés.
- Les avantages que cette participation apportera au fournisseur – tels qu'un paiement plus rapide des factures, la possibilité de devenir un fournisseur stratégique bénéficiant d'une augmentation de son activité, et l'opportunité de continuer à développer son entreprise – sont nombreux.
- Comment en savoir plus sur votre programme EDI ? Par exemple, un lien vers un site Web où trouver des ressources supplémentaires, l’inscription à un webinaire présentant plus en détail les plans et les modalités, ou encore la personne-ressource pour obtenir des réponses à vos questions.
- Exigences de temps – il est préférable d'inclure une date limite pour la réalisation d'une action ou l'achèvement d'un processus. De plus, le cas échéant, il devrait inclure les conséquences du non-respect de la réglementation.
- Prochaines étapes – Le fournisseur doit-il contacter une personne en particulier ? Remplir un sondage ou un formulaire ? Mettre à jour un site web ? S'inscrire à un webinaire ?
Comme toutes vos communications, le courriel doit être concis, précis et informatif. De plus, il devrait être rédigé en tenant compte du point de vue de votre fournisseur. Par exemple, si vous avez réalisé un sondage auprès des fournisseurs et que vous avez identifié une liste de fournisseurs qui seraient de bons candidats pour une solution basée sur des formulaires Web – soit parce qu'ils n'ont pas les ressources nécessaires pour investir dans une solution EDI complète, soit parce que le moment n'est pas opportun, mais que vous souhaitez quand même qu'ils participent immédiatement – vous devez leur fournir les informations concernant la solution de formulaires.
Téléchargez l'exemple de courriel d'introduction
Liste de vérification du programme d'habilitation des fournisseurs
Vous trouverez peut-être également cette liste de vérification du programme d'habilitation des fournisseurs utile. Il fournit une liste détaillée des étapes à suivre pour chaque phase de votre programme d'accompagnement des fournisseurs, ainsi qu'une description de chaque étape.