Un processus structuré en 10 étapes pour une mise en œuvre réussie de l'EDI

Étape 1 : Élaborer la structure organisationnelle

L’EDI représente un investissement important et la mise en place dès le départ d’une structure organisationnelle adéquate portera ses fruits à mesure que le programme évoluera.

Les éléments clés de la structure comprennent :

• Le coordonnateur EDI : Un professionnel des TI possédant une vaste expérience dans la mise en œuvre de l'EDI. Le coordonnateur peut être un membre de l'équipe interne ou un candidat externe, selon l'expérience EDI déjà acquise par l'organisation.
• Comité directeur: Présidé par le coordonnateur EDI, ce comité est généralement composé des chefs de service des unités opérationnelles concernées, du responsable informatique et des représentants juridiques.
• Commanditaire de la direction: Comme pour tout grand programme informatique, l'engagement de la direction est indispensable à la réussite de la mise en œuvre de l'EDI.
• Équipe EDI dédiée: L'équipe EDI sera responsable de la mise en œuvre effective du système.

Le coordonnateur EDI, dans le cadre de ses fonctions, doit rester en contact avec tous les secteurs de l'entreprise qui seront touchés par le programme EDI afin d'assurer leur soutien et leur adhésion. Cette communication continue est essentielle pour informer toutes les organisations sur les avantages que leur apportera le programme EDI et sur son impact sur leurs processus.

Étape 2 : Procéder à un examen stratégique

Cette analyse identifie les applications d'entreprise les plus susceptibles de bénéficier d'un déploiement EDI et établit des priorités pour la conversion à l'EDI. À cette fin, les facteurs à prendre en compte comprennent le nombre de fournisseurs, de clients ou d'autres partenaires commerciaux, ainsi que le volume et le type de transactions à effectuer. Il comprend une description des systèmes actuels dans chaque domaine fonctionnel et une explication de la manière dont l'EDI les améliorera.

L'émission et la réception de chaque type de document commercial reposent sur un système de procédures humaines et automatisées, qui doivent toutes être documentées et analysées afin d'optimiser l'efficacité de l'EDI. Pour obtenir les meilleurs résultats, l'objectif devrait être d'améliorer le cycle d'activité plutôt que de simplement l'automatiser.

L'EDI peut-il :

• Éliminer les étapes redondantes du cycle d'activité ?
• Éliminer la saisie de données redondantes ?
• Réduire les efforts manuels ?
• Réduire la taille des stocks ?
• Améliorer le service à la clientèle en accélérant la livraison des marchandises ?
• Améliorer les relations avec les partenaires commerciaux ?
• Faciliter les stratégies commerciales de plus grande envergure, comme la production juste à temps ?

Répondre pleinement à ces questions permettra de mettre en évidence les cycles économiques susceptibles de tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de l'EDI.

Étape 3 : Procéder à une analyse approfondie

L'analyse stratégique met en évidence les domaines de votre organisation où l'EDI pourrait apporter le plus de bénéfices. Cependant, d'autres éléments doivent être pris en compte avant de choisir le cycle économique sur lequel se concentrer initialement.

Ces considérations comprennent :

• Quelle partie de l'organisation est la mieux préparée pour l'EDI ?
• Quel cycle permettra de mettre en œuvre l'EDI au moindre coût ?
• Quelle option permettra de réaliser les plus grandes économies/d'accroître la rentabilité ?

Répondre à ces questions nécessite un type d'analyse différent. De nombreuses entreprises utilisent deux outils efficaces :

• Analyse coûts-avantages (ACA)
  Cette analyse identifie en outre les applications d'entreprise les plus susceptibles de bénéficier d'un déploiement EDI et établit des priorités pour la conversion à l'EDI. Il comprend une description des systèmes actuels dans chaque domaine fonctionnel et une explication de la manière dont l'EDI les améliorera. L'émission et la réception de chaque type de document commercial reposent sur un système de procédures humaines et automatisées, qui doivent toutes être documentées et analysées afin d'optimiser l'efficacité de l'EDI. Pour obtenir les meilleurs résultats, l'objectif devrait être d'améliorer le cycle d'activité plutôt que de simplement l'automatiser.
• L'enquête EDI
  L'enquête EDI auprès des clients et des fournisseurs d'une organisation vise à garantir que tout système EDI créé puisse être pris en charge par un vaste réseau de partenaires commerciaux ou par un petit groupe de partenaires commerciaux à volume et valeur élevés. L'enquête devrait comprendre les technologies sous-jacentes et les niveaux de compétences disponibles. Il doit tenir compte du type de données requis par les systèmes actuels, du type de données requis par les partenaires commerciaux et des données requises par les normes EDI.

Comme le passage à la phase pilote d'un programme EDI pour une grande organisation peut s'avérer extrêmement coûteux, la capacité de justifier les coûts du programme est essentielle. Mais ces résultats doivent être combinés à ceux de l'enquête EDI. De cette manière, un rapport final peut être établi, couvrant :

• La portée du projet
• Description des forces et des faiblesses des systèmes existants
• Système alternatif recommandé et sa capacité à renforcer l'entreprise
• Intégration des données et personnalisation des documents requis
• Référence aux solutions de rechange envisagées mais non retenues
• Données financières sur les approches recommandées et rejetées
• Calendrier de développement du système et fonds nécessaires
• Liste du personnel requis pour élaborer et mettre en œuvre le système
• échéancier de mise en œuvre

Étape 4 : Développer une solution EDI axée sur les besoins de l'entreprise

Les résultats de l'étape d'analyse permettent à une organisation d'acquérir les connaissances nécessaires pour élaborer une spécification complète pour le système EDI.

Ça comprend :

• Le volume de trafic EDI prévu et l'infrastructure informatique nécessaire pour le prendre en charge
• La capacité de l'infrastructure réseau interne à prendre en charge les données EDI
• Les connexions réseau nécessaires pour gérer le trafic avec les partenaires commerciaux
• La programmation nécessaire pour s'assurer que les systèmes internes sont conformes aux données requises par les partenaires commerciaux et aux normes EDI.
• Le niveau de personnalisation requis pour intégrer les systèmes internes et EDI

Grâce à ces renseignements, il est possible de concevoir un système EDI. Un système EDI comporte deux éléments particulièrement importants : le traducteur EDI et le modèle de communication.

Le traducteur EDI

Généralement un progiciel sous licence fourni par un éditeur de logiciels EDI ou un fournisseur de réseau EDI, le rôle du traducteur EDI est d'interpréter les informations EDI qu'il reçoit de l'expéditeur et de les traduire dans un format que le destinataire peut prendre en charge. En plus de sa fonction principale, un traducteur EDI comporte souvent plusieurs sous-systèmes, notamment la gestion des enveloppes EDI, la gestion des documents, les pistes d'audit, le contrôle de conformité et les accusés de réception fonctionnels.

Le modèle de communication

Une des décisions que vous devrez prendre concerne le type de communication dont vous aurez besoin pour vous connecter à tous vos partenaires. Il existe quatre approches de base :

1. Connectez-vous directement à chacun d'eux — cette méthode est particulièrement efficace pour se connecter à un petit nombre de partenaires commerciaux. Votre organisation est responsable de toutes les opérations de cartographie, de traduction, d'assistance technique et de production de rapports. Tant que tout le monde s'accorde sur un protocole de connectivité unique, par exemple FTP sur VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, un format de document unique et que la taille de la communauté reste relativement petite, cette approche fonctionne bien. Voici comment l'EDI était géré à ses débuts. Cependant, à mesure que votre communauté s'agrandit, cette approche devient très complexe et nécessite d'importantes ressources.
2. Utilisez un fournisseur de réseau EDI — Le fournisseur de réseau EDI facilite l’échange de documents électroniques par l’entremise de son service de « boîte aux lettres de documents ». L'expéditeur se connecte au réseau EDI et envoie ses transactions EDI à la boîte aux lettres du destinataire. Le destinataire se connecte ensuite au réseau pour recevoir les documents dans sa boîte aux lettres. Cette approche libère tous les membres de la communauté des responsabilités exigeantes en ressources liées à la prise en charge de tous les problèmes de communication, garantit la sécurité et la non-répudiation des données, tout en fournissant des informations d'audit, des rapports, des sauvegardes et une restauration. Cette approche permet d'éviter plusieurs des complexités du modèle direct. L'utilisation du modèle EDI Network/VAN pour 100 % d'une communauté EDI était extrêmement populaire avant l'essor de l'utilisation commerciale d'Internet et des grands réseaux commerciaux. Cela demeure une option très populaire, mais pour les très grandes collectivités, il est beaucoup moins courant d'avoir 100 % des partenaires commerciaux sur le réseau EDI.
3. Utilisez les connexions directes pour vos partenaires commerciaux à volume élevé et le réseau EDI pour les autres . Cette approche permet d'économiser les frais de transaction facturés par les réseaux EDI lors des échanges avec les partenaires commerciaux à volume élevé, tout en s'appuyant sur le réseau EDI pour prendre en charge le grand nombre de partenaires à faible volume de transactions.
4. Externalisez votre programme EDI auprès d'un fournisseur de services gérés qui se connecte à toute votre communauté en votre nom . Ce fournisseur reçoit vos documents commerciaux directement de votre système ERP (SAP, Oracle, etc.) et prend en charge l'ensemble du mappage, de la traduction, du soutien technique, des opérations du centre de données et des rapports. Une fois les documents prêts à être livrés à vos partenaires commerciaux, le fournisseur de services les leur remet soit directement, soit par le biais du service de boîte postale, selon les exigences de chaque partenaire commercial.

Étape 5 : Sélectionner le fournisseur de réseau EDI (VAN) approprié

Le choix de votre fournisseur de réseau EDI devrait être davantage axé sur vos besoins commerciaux que sur les capacités techniques du fournisseur. Il y a plusieurs points importants à prendre en compte.

Que voulez-vous que le fournisseur de réseau EDI fasse ?

Avez-vous besoin d'un service EDI de base ou souhaitez-vous explorer une gamme de services à valeur ajoutée ? Exigez-vous de votre fournisseur qu'il vous donne, ainsi qu'à vos partenaires, de la formation et du soutien ? Votre fournisseur peut-il vous aider à intégrer rapidement de nouveaux partenaires commerciaux ? Avez-vous besoin d'un rejet automatique des documents contenant des données erronées avant même qu'ils n'atteignent votre système ? Votre fournisseur de services peut-il permettre à votre personnel opérationnel d'obtenir de manière autonome des données et des rapports à la demande et de consulter l'état de vos transactions commerciales à toutes les étapes de la chaîne d'approvisionnement ? Bien souvent, la disponibilité de ces services à valeur ajoutée est un facteur plus important que le coût seul dans votre décision.

Quelle est la portée du fournisseur ?

Combien de vos partenaires commerciaux utilisent déjà un VAN particulier ? Le fournisseur a-t-il une base installée importante dans votre industrie ? A-t-il une présence mondiale, non seulement pour l'échange de documents, mais aussi pour fournir un soutien à la clientèle local ?

Quelle est la structure tarifaire du fournisseur ?

La plupart des services EDI facturent en fonction du nombre de kilo-caractères (KC) contenus dans un document, mais d'autres facteurs seront importants, tels que l'importance de la livraison dans les délais et le volume des transactions échangées. La plupart des fournisseurs de services de téléphonie mobile (VAN) offrent des structures tarifaires flexibles, notamment le paiement à l'utilisation et des abonnements mensuels ou annuels.

Quelle est l'influence du fournisseur dans votre secteur d'activité ?

Le fournisseur est-il activement impliqué dans les principales associations professionnelles de votre industrie ? Joue-t-elle un rôle actif au sein des organismes de normalisation EDI internationaux ?

Le fournisseur de réseau EDI sera-t-il encore là demain ?

Le fournisseur a-t-il fait ses preuves et est-il susceptible d'être présent dans un avenir prévisible ? Les organisations qui survivront auront une portée mondiale, la gamme de services la plus complète et la capacité de fournir un soutien peu importe où dans le monde. Votre fourgonnette vous offre-t-elle tout ça ?

Étape 6 : Intégrer l’EDI à l’entreprise

Pour la plupart des systèmes EDI, la principale difficulté de développement est d'intégrer ces systèmes aux applications d'entreprise existantes. Les données requises par les partenaires commerciaux et les normes EDI doivent être « mappées » sur les données contenues dans les systèmes existants.

Après l'achat du matériel et/ou des logiciels nécessaires à votre solution EDI, une équipe de programmeurs EDI qualifiés doit ensuite transformer ces exigences en réalité. Le personnel doit bien connaître les normes EDI, les systèmes internes et les protocoles de communication. Les tâches de base à effectuer comprennent : (1) l'intégration de l'EDI à vos systèmes d'entreprise internes (ERP), ce qui signifie extraire et charger les données ; (2) la création des documents EDI en mappant (corrélant) les données extraites aux segments et éléments de données appropriés des transactions EDI, ainsi qu'en fournissant l'enveloppe et les autres données nécessaires ; et (3) l'installation et la configuration du logiciel de communication pour l'envoi et la réception des documents. Chacun de ces processus peut s'avérer très complexe, surtout lorsqu'on a de nombreux partenaires commerciaux, tels que des clients, chacun ayant ses propres exigences. C'est pourquoi un personnel compétent et techniquement qualifié est nécessaire.

Les méthodologies de prototypage, où des prototypes de systèmes sont développés avant que les systèmes ne soient réellement codés, et les outils d'ingénierie logicielle assistée par ordinateur (CASE) aident à rationaliser le développement du système. L'intégration comprend généralement trois activités clés :

• La partie analyse des données de la cartographie
• Cartographie à l'aide du logiciel EDI
• Développement de programmes d'interface personnalisés ou d'exit utilisateur

Lors du choix d'un progiciel ou d'un service VAN, vérifiez dans quelle mesure les éléments de cartographie sont déjà pris en charge par la solution choisie. Cela aura non seulement un impact sur la facilité d'intégration du système EDI avec les systèmes de back-office, mais cela accélérera également le processus d'intégration et réduira le coût du développement personnalisé.

L'intégration de l'EDI dans l'entreprise met souvent en lumière des possibilités de réingénierie des processus d'affaires et d'en tirer des avantages supplémentaires.

Étape 7 : Intégrer les données à l’échelle de l’entreprise

Avant d'intégrer les données à l'échelle de l'entreprise, vous devrez entreprendre un travail d'analyse de données important. Il est judicieux de commencer ce processus à la destination finale de ces données. Par exemple, si vous voulez utiliser l'EDI pour vos bons de commande, la première chose à faire est de comprendre les exigences en matière de données du système de traitement des commandes.

Une raison importante d'analyser chaque système d'information concerné est d'assurer sa capacité à partager des données. Il faut parfois surmonter des obstacles, comme par exemple le fait que différents systèmes d'information peuvent contenir les mêmes données, mais dans des formats différents.

Les données sont souvent divisées en clés primaires et secondaires. Une clé primaire est une information très importante mais courante – par exemple, le numéro de commande client, le numéro de facture, le numéro de connaissement – et nécessite souvent moins d'attention de la part de l'équipe EDI, car les services informatiques ont appris à respecter ces clés. Les clés secondaires sont des informations susceptibles d'être plus spécifiques à un partenaire d'affaires ou à un groupe en particulier, comme un numéro de service, un code d'opérateur ou un code de produit.

Les codes sectoriels – tels que le code SIC (Standard Industry Code) ou le numéro DEA (Drug Enforcement Agency) dans le secteur pharmaceutique – facilitent grandement l'utilisation de l'EDI, car ils normalisent l'utilisation de ces clés dans un large éventail d'organisations et sont souvent adoptés comme bonnes pratiques dans l'ensemble d'un secteur.

Une fois que la structure des données requises dans l'ensemble du système est comprise, l'équipe EDI peut commencer le mappage des données.

Étape 8 : Procéder à la cartographie des données

Une fois l'analyse des données terminée et les structures de données comprises, la « carte » est définie pour le logiciel de traduction EDI. Pour la plupart des progiciels EDI ou des services VAN, le coordinateur EDI pourra définir le mappage.

Le schéma définit comment les données de la transaction EDI sont liées aux données du système interne. Le logiciel EDI stocke la carte, habituellement sous forme de tableau. Lorsqu'une transaction entre dans le système, le traducteur EDI utilise la table de correspondance pour déterminer où chaque champ entrant est placé et si les données doivent être reformatées.

L'objectif principal de la cartographie est d'éviter autant que possible le recours à des interfaces personnalisées, et notamment les modifications personnalisées pour chaque partenaire commercial. Plus les formats de données sont standardisés, meilleures sont les performances du système et moins le besoin de programmation spécifique est important.

Étape 9 : Mettre sur pied un projet pilote

Une fois qu'une organisation a développé et testé son système EDI au mieux de ses capacités, des tests supplémentaires du système sont menés en mode pilote avec des partenaires commerciaux sélectionnés. Le projet pilote EDI est essentiel. Elle permet à une organisation de peaufiner son propre système, de démontrer les avantages qui peuvent en découler et d'assurer son intégration avec ses partenaires commerciaux.

Les organisations devraient mettre sur pied un projet pilote avec un petit nombre de partenaires commerciaux. Les organisations ayant la plus grande expérience en EDI sont les meilleurs partenaires pour les projets pilotes. Pour réussir, le projet pilote doit se concentrer sur une application EDI principale, comme les bons de commande simples.

Commencez par transmettre les documents aux partenaires du projet pilote, qui confirmeront que les documents peuvent être traités avec précision. Les partenaires pilotes renvoient ensuite les données pour analyse. À mesure que chacun de ces tests est mené à bien, chaque partenaire pilote commence à envoyer de vraies commandes, ce qui permet de tester la capacité du système à gérer le traitement quotidien des opérations commerciales.

Les transactions papier ne sont toutefois pas éliminées tant que les deux partenaires commerciaux ne sont pas pleinement convaincus du bon fonctionnement du système EDI.

Les résultats du projet pilote doivent ensuite être analysés d'un point de vue interne afin de répondre aux questions suivantes :

• Le système EDI peut-il maintenir un contrôle adéquat ?
• Le système semble-t-il offrir les avantages prévus dans l'étude EDI initiale ?
• Le système sera-t-il capable de gérer le trafic EDI prévu ?
• Les utilisateurs internes sont-ils contents du résultat ?

Étape 10 : Déploiement de l’EDI auprès des partenaires commerciaux

Si vous êtes à l'initiative du programme avec vos partenaires commerciaux – par exemple, si vous souhaitez que tous vos fournisseurs reçoivent vos bons de commande par EDI et vous renvoient des factures par EDI – vous devez disposer des ressources qualifiées pour développer, gérer et maintenir un programme de déploiement EDI auprès de votre communauté de fournisseurs.

Ça comprend :

• sonder votre communauté pour comprendre le niveau de préparation de chaque fournisseur en matière d'EDI
• élaborer et mettre en œuvre un plan de communication communautaire pour communiquer les objectifs de votre programme et fournir l'éducation nécessaire
• Nous offrons différentes options EDI, comme des formulaires Web ou des solutions Excel, pour les fournisseurs qui ne sont pas encore prêts à intégrer l'EDI à leurs systèmes internes.
• accompagner chaque fournisseur tout au long du processus de démarrage

Même après avoir déployé l'EDI auprès de vos partenaires commerciaux, vous devez gérer et maintenir votre programme en continu. Investissez dans des ressources humaines qualifiées pour gérer votre programme EDI, notamment :

• Surveillance et dépannage des communicationspour assurer la continuité de la circulation des documents
• répondre aux demandes des partenaires 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 dès que des problèmes surviennent
• rapports sur l'activité des partenaires commerciaux et l'utilisation du système
• Mise à jour des tables de traduction et/ou des protocoles de communication à mesure que vous ou vos partenaires ajoutez de nouveaux documents, modifiez des documents existants ou améliorez vos processus de communication