¿Qué es el EDI (intercambio electrónico de datos)?

Comunicación de ordenador a ordenador

El EDI sustituye a métodos tradicionales como el correo postal, el fax y el correo electrónico. Aunque el correo electrónico es electrónico, sigue requiriendo la intervención humana para procesar los documentos e introducirlos en diversos sistemas. Esta manipulación manual ralentiza el proceso e introduce errores. Aprovechando un proceso EDI, los documentos se envían directamente a un sistema de gestión de pedidos, por ejemplo, donde se puede acceder inmediatamente al pedido y gestionarlo sin tener que volver a teclear los datos.

Proceso manual: Implica papel, personas y retrasos.

Proceso EDI: Totalmente automatizado: sin papel, sin personal, resultados más rápidos.

¿Quién utiliza el EDI?

El EDI se utiliza en una amplia gama de sectores, como el comercio minorista, la fabricación, la sanidad, la logística, la automoción y las finanzas. Permite el intercambio fluido de documentos empresariales esenciales entre socios comerciales (también denominados interlocutores comerciales) para agilizar los procesos de pedido a cobro (O2C) y de adquisición a pago (P2P).

Al aprovechar la automatización EDI, las empresas pueden aumentar la eficiencia, reducir los tiempos de ciclo y mejorar la precisión de los datos en cadenas de suministro y redes de servicios complejas.

Documentos comerciales comunes intercambiados mediante EDI

EDI se utiliza para intercambiar muchos tipos de documentos comerciales, cada uno con un código de conjunto de transacciones EDI X12 específico, como por ejemplo:

• Órdenes de compra (EDI 850): Se utiliza para realizar pedidos de bienes o servicios.
• Facturas (EDI 810): Enviadas por un vendedor para solicitar el pago de bienes o servicios entregados.
• Avisos anticipados de embarque (ASN) (EDI 856): Detalla el contenido de un envío antes de su llegada.
• Conocimientos de embarque (EDI 211): Proporciona información sobre el envío y el transportista para la gestión de la carga.
• Documentos aduaneros (EDI 309, 310, 315): Utilizados para la presentación de informes aduaneros y de transporte (por ejemplo, manifiesto de carga, recibo de flete, detalles de estado).
• Informes de inventario (EDI 846): Comunica los niveles de inventario, disponibilidad y movimiento.
• Actualización del estado del envío (EDI 214): Proporciona actualizaciones sobre el estado de un envío en tránsito.
• Instrucciones de pago (EDI 820): Detalla operaciones de pago como avisos de remesas o transferencias de fondos.

 Consulte una lista completa de normas de documentos EDI →

Formato normalizado

Para garantizar un tratamiento informático preciso, el EDI utiliza formatos normalizados. Estas normas definen la estructura y el tipo de cada elemento de datos (por ejemplo, formatos de fecha, valores numéricos).

Sin una norma común, los sistemas no podrían entenderse entre sí, de forma parecida a cómo alguien que sólo habla inglés podría no entender el japonés.

Entre las normas EDI más populares se incluyen:

• ANSI X12
• EDIFACT
• TRADACOMS
• EbXML

Cada norma tiene varias versiones (por ejemplo, ANSI 5010, EDIFACT D12A). Los socios comerciales deben ponerse de acuerdo sobre la norma y la versión antes de intercambiar documentos.

Los traductores EDI, ya seanprogramas internos o servicios de terceros, convierten estos documentos normalizados en formatos internos utilizables por las aplicaciones empresariales.

Póngase en contacto con un experto en EDI para explorar las opciones de traductores EDI locales y en la nube →.

Gestión de la complejidad del EDI

Si ya utiliza EDI, es posible que tenga demasiado de algo bueno. Originalmente concebido para simplificar el intercambio de documentos comerciales, el EDI ha evolucionado hasta convertirse en un complejo panorama de distintos tipos de documentos, normas, versiones, protocolos y requisitos normativos. Como resultado, muchas organizaciones gestionan ahora múltiples sistemas EDI y proveedores sólo para mantenerse al día.

Si esto le resulta familiar, siga leyendo para conocer las ventajas y los riesgos de la consolidación de proveedores de EDI.