¿Qué es el EDI (intercambio electrónico de datos)?
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio entre ordenadores de documentos comerciales en un formato electrónico estándar entre socios comerciales.
Al pasar de un intercambio de documentos comerciales en papel a otro electrónico, las empresas disfrutan de importantes ventajas, como la reducción de costes, el aumento de la velocidad de procesamiento, la reducción de errores y la mejora de las relaciones con los socios comerciales.
De ordenador a ordenador
El EDI de ordenador a ordenador sustituye al correo postal, el fax y el correo electrónico. Aunque el correo electrónico también es un método electrónico, los documentos que se intercambian por esta vía deben ser tratados por personas y no por ordenadores. La intervención de personas ralentiza el tratamiento de los documentos e introduce errores. En cambio, los documentos EDI pueden fluir directamente a la aplicación adecuada en el ordenador del receptor (por ejemplo, el Sistema de Gestión de Pedidos) y el procesamiento puede comenzar inmediatamente. Un proceso manual típico tiene este aspecto, con mucho papel y muchas personas implicadas:
El proceso EDI tiene este aspecto: no hay papel ni personas implicadas:
Documentos comerciales
Se trata de cualquiera de los documentos que suelen intercambiarse las empresas. Los documentos más comunes que se intercambian a través del EDI son las órdenes de compra, las facturas y los avisos previos de embarque. Pero hay muchísimos otros, como conocimientos de embarque, documentos aduaneros, documentos de inventario, documentos sobre el estado de los envíos y documentos de pago...
Formato estándar
Dado que los documentos EDI deben ser procesados por ordenadores y no por seres humanos, debe utilizarse un formato estándar para que el ordenador pueda leer y comprender los documentos. Un formato estándar describe qué es cada dato y en qué formato (por ejemplo, entero, decimal, mmddyy). Sin un formato estándar, cada empresa enviaría los documentos utilizando el formato específico de su empresa y, del mismo modo que una persona de habla inglesa probablemente no entienda el japonés, el sistema informático del receptor no entiende el formato específico de la empresa del formato del remitente.
- En la actualidad se utilizan varios estándares EDI, como ANSI, EDIFACT, TRADACOMS y ebXML. Y, para cada estándar existen muchas versiones diferentes, por ejemplo, ANSI 5010 o EDIFACT versión D12, Release A. Cuando dos empresas deciden intercambiar documentos EDI, deben ponerse de acuerdo sobre el estándar EDI específico y la versión.
- Las empresas suelen utilizar un traductor EDI, ya sea como software interno o a través de un proveedor de servicios EDI, para traducir el formato EDI de forma que los datos puedan ser utilizados por sus aplicaciones internas y permitir así el procesamiento directo de los documentos.
Socios comerciales
El intercambio de documentos EDI se produce normalmente entre dos empresas diferentes, denominadas socios comerciales o socios comerciales. Por ejemplo, la empresa A puede comprar productos a la empresa B. La empresa A envía pedidos a la empresa B. La empresa A y la empresa B son socios comerciales.