紙ベースとEDIトランザクション・プロセス
一般的なビジネスプロセスとして、発注書と請求書のやり取りがあります。では、紙とEDIでどのように行われるかを比較してみましょう。
紙ベースの方法では、一般的に次のようなプロセスが発生します：
- 在庫システムが自動的にバイヤーに注文を通知するか、または在庫システムに問い合わせた後、バイヤーが注文を作成する必要があると判断します。
- バイヤーは購買システムの画面にデータを入力してPOを作成し、印刷して郵送します。
- 数日後、ベンダーはPOを受け取り、販売注文システムに手入力します。
- 業者がインボイスを印刷し、貨物に同封するか、または別途郵送します。
- バイヤーが手動で請求書を買掛金システムに入力します。
紙の書類のやり取りは、手続きに1週間を要することもあります。手作業によるデータ入力でエラーが発生した場合、作業時間が大幅に増加する可能性があります。
EDIプロセスと比較してみましょう：
- EDIソフトウェアを利用したバイヤーの調達システムは、在庫が限界レベルに達すると、EDIフォーマットのPOを自動的に生成して送信します。
- EDIソフトウェアを利用したベンダーの販売注文システムは、数分以内にEDI POを受け取り、出荷部門に商品を出荷するよう通知し、バイヤーの買掛金システムに直接送信されるEDI請求書を作成します。
EDIプロセスは数時間で完了します。