Papierbasierte vs. EDI-Transaktionsprozess
Ein gängiger Geschäftsprozess ist der Austausch von Bestellungen und Rechnungen. Lassen Sie uns also vergleichen, wie dies mit Papier oder EDI gemacht wird.
Bei der papierbasierten Methode läuft in der Regel der folgende Prozess ab:
- Das Inventarsystem benachrichtigt den Käufer automatisch, um eine Bestellung aufzugeben, oder der Käufer stellt nach Abfrage des Inventarsystems fest, dass eine Bestellung erstellt werden muss
- Der Einkäufer gibt Daten in den Bildschirm eines Einkaufssystems ein, um die Bestellung zu erstellen, druckt sie aus und schickt sie ab.
- Nach einigen Tagen erhält der Lieferant die Bestellung und gibt sie manuell in das Bestellsystem ein.
- Der Verkäufer druckt eine Rechnung aus und legt sie der Sendung bei und/oder schickt sie separat per Post
- Der Käufer gibt die Rechnung manuell in die Kreditorenbuchhaltung ein.
Der Austausch von Papierdokumenten kann den Prozess um eine Woche verlängern. Wenn bei der manuellen Dateneingabe Fehler auftreten, kann sich der Zeitaufwand erheblich erhöhen.
Vergleichen Sie dies nun mit dem EDI-Prozess:
- Das Beschaffungssystem des Käufers, das EDI-Software verwendet, erstellt und versendet automatisch eine EDI-formatierte Bestellung, wenn der Bestand die kritische Menge erreicht.
- Innerhalb weniger Minuten empfängt das Auftragssystem des Verkäufers mit Hilfe der EDI-Software die EDI-Bestellung, benachrichtigt die Versandabteilung, um die Ware zu versenden, und erstellt eine EDI-Rechnung, die direkt an die Kreditorenbuchhaltung des Käufers übermittelt wird.
Der EDI-Prozess kann innerhalb von Stunden abgeschlossen werden.