EDI導入成功のための構造化された10ステッププロセス

組織やビジネスパートナーのネットワーク全体にEDIを導入することは複雑です。体系的なアプローチをとることで、効果的なEDIプログラムを提供することができます。

ステップ1：組織構造の構築

EDIは重要な投資であり、当初から適切な組織体制を構築しておけば、プログラムが進化するにつれて配当が得られます。

主な構成要素は以下の通り：

EDIコーディネーター：EDI導入に深い経験を持つITプロフェッショナル。コーディネータは、組織がすでに持っているEDIの経験に応じて、社内から採用することも、社外から採用することもできます。
運営委員会：EDIコーディネータを委員長とし、通常、影響を受ける事業部門の部門長、IT部門長、法務担当者で構成されます。
上級管理職のスポンサー：他の主要なITプログラムと同様に、EDI導入を成功させるには、経営幹部のコミットメントが必要です。
専任のEDIチーム：EDIチームは、システムの実際の導入を担当します。

EDIコーディネータは、その重要な役割として、EDIプログラムの影響を受ける社内のあらゆる部門と常に連絡を取り合い、彼らの支持と賛同を得なければなりません。このような継続的なコミュニケーションは、EDIプログラムがどのような利益をもたらすのか、またEDIプログラムがどのような影響を及ぼすのかを、すべての組織に教育するために不可欠です。

ステップ2：戦略的レビューの実施

この分析では、EDI導入の可能性が最も高い企業アプリケーションを特定し、EDIへの変換の優先順位を設定します。そのために考慮すべき要素には、サプライヤー、顧客、その他のビジネスパートナーの数、交換されるトランザクションの量と種類が含まれます。各機能分野における現在のシステムの説明と、EDIがそれらをどのように改善するかについての説明が含まれています。

各種ビジネス文書の発行と受領は、人間と機械による手順に基づいており、そのすべてを文書化し、EDIの効率化のために分析する必要があります。最良の結果を得るためには、単に自動化するのではなく、ビジネスサイクルを改善することを目標にすべきです。

EDIは可能です：

ビジネスサイクルから冗長なステップを省く？
冗長なデータ入力を排除しますか？
手作業を減らす？
在庫を減らす？
商品配送の迅速化による顧客サービスの向上
ビジネス・パートナーとの関係改善
ジャスト・イン・タイム生産など、より大きなビジネス戦略の促進

これらの質問に完全に答えることで、EDIの導入から最も恩恵を受けそうなビジネスサイクルが浮き彫りになります。

ステップ3：詳細分析の実施

戦略的レビューでは、EDIが組織のどこで最も利益をもたらすかを明らかにします。しかし、最初にどのビジネスサイクルに焦点を当てるかを選択する前に考慮すべき要素は他にもあります。

これらの考慮事項には以下が含まれます：

EDIの準備が最も整っているのは組織のどの部分ですか？
EDI導入に最もコストがかからないサイクルは？
どれが最大の節約／収益性向上をもたらすか？

これらの質問に対する答えには、別のタイプの分析が必要です。多くの企業は2つの効果的なツールを使っています：

費用便益分析（CBA）
この分析ではさらに、EDI導入の可能性が最も高い企業アプリケーションを特定し、EDIへの変換の優先順位を設定します。各機能分野における現在のシステムの説明と、EDIがそれらをどのように改善するかについての説明が含まれています。各種ビジネス文書の発行と受領は、人間と機械による手順に基づいており、そのすべてを文書化し、EDIの効率化のために分析する必要があります。最良の結果を得るためには、単に自動化するのではなく、ビジネスサイクルを改善することを目標にすべきです。
EDI調査
組織の顧客とサプライヤのEDI調査は、作成されるEDIシステムが幅広いビジネス・パートナー・ネットワーク、または大量かつ高価値のビジネス・パートナーの少人数グループ全体でサポートできることを確認することです。調査には、基盤となる技術や利用可能なスキルレベルを含める必要があります。現在のシステムが必要とするデータの種類、ビジネスパートナーが必要とするデータの種類、EDI標準が必要とするデータを考慮する必要があります。

大組織のEDIプログラムのパイロット段階に到達することは、非常にコストがかかる可能性があるため、プログラムのコストを正当化する能力が不可欠です。しかし、EDIサーベイの結果と組み合わせる必要があります。このようにして、最終報告書を作成することができます：

プロジェクトの範囲
既存システムの長所と短所の説明
推奨される代替システムとその企業強化能力
必要なデータ統合とドキュメントのカスタマイズ
検討されたが選択されなかった代替案への言及
推奨されたアプローチと拒否されたアプローチの財務データ
システム開発の時期と必要な資金
システムの開発と導入に必要な人員のリスト
実施スケジュール

ステップ4：ビジネスに焦点を当てたEDIソリューションの開発

分析ステップの結果は、EDIシステムの包括的な仕様を開発するための知識を組織に提供します。

これには以下が含まれます：

予想されるEDIトラフィック量とそれをサポートするために必要なITインフラストラクチャ
EDIデータをサポートする内部ネットワーク・インフラの能力
ビジネスパートナーとのトラフィック管理に必要なネットワーク接続
社内システムがビジネスパートナーから要求されるデータおよびEDI標準に準拠するために必要なプログラミング
社内システムとEDIシステムの統合に必要なカスタマイズの量

この情報があれば、EDIシステムを設計することができます。EDIシステムには、EDIトランスレータと通信モデルという、特に重要な2つの要素があります。

EDIトランスレータ

通常、EDIソフトウェア会社またはEDIネットワークプロバイダーからライセンスを受けたパッケージであるEDIトランスレータの役割は、送信者から受け取ったEDI情報を解釈し、受信者が対応できる形式に変換することです。EDIトランスレータは、その主な機能に加えて、EDIエンベロープの処理、文書管理、監査証跡、コンプライアンスチェック、機能確認など、いくつかのサブシステムを備えていることがよくあります。

コミュニケーション・モデル

決断しなければならないことのひとつは、すべてのパートナーとつながるために必要な通信手段の種類です。基本的なアプローチは4つ：

各パートナーに直接接続- これは少数のビジネス・パートナーに接続する場合に有効です。マッピング、翻訳、テクニカルサポート、レポート作成は、すべてお客様の組織が行います。すべての人が単一の接続プロトコル、たとえばFTP over VPN、Rosetta Net、Odette FTP、AS2、単一の文書フォーマットに同意し、コミュニティの規模が比較的小さい限り、このアプローチはうまく機能します。これが初期のEDIの扱い方でした。しかし、コミュニティの規模が大きくなればなるほど、非常に複雑でリソースを必要とするアプローチになります。
EDIネットワーク・プロバイダーの利用- EDIネットワーク・プロバイダーは、「ドキュメント・メールボックス」サービスを通じて電子文書の交換を容易にします。送信者はEDIネットワークに接続し、EDIトランザクションを受信者のメールボックスに送信します。その後、受信者はネットワークに接続し、メールボックスの文書を受信します。このアプローチにより、すべてのコミュニティメンバーは、すべての通信問題をサポートするためのリソース集約的な責任から解放され、データのセキュリティと否認防止を保証し、監査情報、レポート、バックアップ、およびリカバリを提供します。このアプローチでは、ダイレクト・モデルの複雑さの多くを回避することができます。インターネットや大規模な取引ネットワークが商業的に利用されるようになる以前は、EDIコミュニティの100% にEDIネットワーク/VANモデルを使用することが非常に一般的でした。EDIは依然として非常に人気のあるオプションですが、非常に大規模なコミュニティでは、ビジネスパートナーの100% がEDIネットワーク上にあることはあまり一般的ではありません。
取引量の多い取引先にはダイレクトコネクトを使用し、それ以外の取引先にはEDIネットワークを使用する- このアプローチでは、取引量の多い取引先との取引時にEDIネットワークから請求される取引手数料を節約する一方、取引量の少ない取引先のサポートはEDIネットワークに依存します。
EDIプログラムを、お客様に代わってコミュニティ全体に接続するマネージド・サービス・プロバイダーにアウトソースする- マネージド・サービス・プロバイダーは、お客様のERPシステム（SAP、Oracleなど）から直接ビジネス文書を受け取り、マッピング、翻訳、テクニカルサポート、データセンター運用、レポーティングのすべてに責任を負います。ビジネスパートナーに文書を配信する準備が整うと、サービスプロバイダは、個々のビジネスパートナーの要件に応じて、パートナーに直接、またはメールボックスサービスを介して文書を配信します。

ステップ5：正しいEDIネットワークプロバイダー（VAN）の選択

EDIネットワークプロバイダーの選定は、プロバイダーの技術力よりも、お客様のビジネス要件に重点を置くべきです。考慮すべき重要な問題はたくさんあります。

EDIネットワークプロバイダーに何をさせたいですか？

基本的なEDIサービスが必要ですか、それとも様々な付加価値サービスをお望みですか？貴社と貴社のパートナーに対する研修やサポートをプロバイダーに求めますか？貴社のプロバイダーは、新しいビジネス・パートナーの迅速なオンボーディングを支援できますか？不正なデータを含む文書がシステムに到達する前に自動的に拒否する必要がありますか？貴社のサービス・プロバイダーは、貴社の業務担当者がオンデマンドでデータやレポートを独自に入手し、サプライ・チェーンの全段階におけるビジネス・トランザクションのステータスを見ることができますか？多くの場合、こうした付加価値サービスの有無は、コストだけよりも重要な判断材料となります。

プロバイダーのリーチは？

貴社のビジネスパートナーのうち、特定のVANを利用しているのは何社ですか？プロバイダーは、お客様の業種において強力なインストールベースを持っていますか？プロバイダーは、ドキュメントの交換だけでなく、ローカルなカスタマーサポートを提供するためのグローバルなプレゼンスを持っていますか。

プロバイダーの料金体系について教えてください。

ほとんどのEDIサービスは、文書内のキロ文字（KC）の量によって課金されますが、タイムリーな配信が重要であるかどうかや交換されるトランザクションの量など、他の要因も重要になります。ほとんどのVANは、従量課金、月額または年間サブスクリプションを含む柔軟な価格体系を提供しています。

業界におけるプロバイダーの影響力は？

プロバイダーは、その分野の主要な業界団体に積極的に参加していますか？世界的なEDI標準化団体で積極的な役割を果たしていますか？

EDIネットワーク・プロバイダーは明日も存在しますか？

そのプロバイダーには実績があり、当分の間は存続しそうですか？グローバルに展開し、最も包括的なサービスを提供し、世界のどこにいてもサポートを提供できる組織が生き残るでしょう。あなたのVANはこれらすべてを提供してくれますか？

ステップ6：EDIとビジネスの統合

ほとんどのEDIシステムにとって、最大の開発課題はEDIシステムを既存の企業アプリケーションと統合することです。ビジネスパートナーやEDI標準によって要求されるデータは、既存のシステムに含まれるデータに「マッピング」されなければなりません。

EDIソリューションをサポートするために必要なハードウェアおよび/またはソフトウェアを購入した後、熟練したEDIプログラミングスタッフが次に要件を現実に変換する必要があります。スタッフは、EDIの標準、社内システム、通信プロトコルについて十分な知識を持っていなければなりません。基本的な作業は以下の通りです：(1)EDIと社内（ERP）業務システムとの統合、つまりデータの抽出とロード、(2)抽出されたデータをEDIトランザクションの適切なセグメントやデータ要素にマッピング（関連付け）し、エンベロープやその他の必要なデータを提供することによるEDIドキュメントの作成、(3)ドキュメントを送受信するための通信ソフトウェアのインストールと設定。特に、顧客など多くのビジネスパートナーがいて、それぞれが独自の要件を持っている場合、これらの各プロセスは非常に複雑になる可能性があります。だからこそ、優秀で技術力のあるスタッフが必要なのです。

システムが実際にコーディングされる前にシステムのプロトタイプを開発するプロトタイピング手法や、CASE（Computer Aided Software Engineering）ツールは、システム開発の効率化に役立ちます。統合は通常、3つの主要な活動で構成されます：

マッピングのデータ分析
EDIソフトウェアによるマッピング
カスタムインターフェースプログラムやユーザーエグジットの開発

ソフトウェアパッケージやVANサービスを選択する際には、選択したソリューションでマッピング要素がどの程度対応済みであるかを確認してください。これは、EDIシステムがバックオフィスシステムといかに簡単に統合できるかに影響するだけでなく、統合プロセスを迅速化し、カスタム開発のコストを削減します。

EDIをビジネスと統合することで、ビジネスプロセスを再構築し、さらなる利益を得る機会が浮き彫りになることがよくあります。

ステップ7：ビジネス全体のデータ統合

ビジネス全体のデータを統合する前に、十分なデータ分析を行う必要があります。そのデータの最終目的地でこのプロセスを開始するのが賢明です。例えば、注文書にEDIを使用したい場合、まず最初にすべきことは、注文処理システムのデータ要件を理解することです。

影響を受ける各業務システムを分析する重要な理由は、データを共有する能力を確保することです。異なるビジネスシステムには、同じデータが異なるフォーマットで格納されている場合があります。

データはしばしば主キーと副キーに分けられます。プライマリキーとは、例えば顧客のPO、インボイス番号、船荷証券番号など、非常に重要でありながら一般的な情報のことです。セカンダリキーは、部門番号、キャリアコード、製品コードなど、個々のビジネスパートナーやグループにより特定されやすい情報の断片です。

業界全体のコード（医薬品における標準産業コード（SIC）や麻薬取締局（DEA）番号など）は、EDIの使用を大幅に促進します。なぜなら、これらのキーの使用を幅広い組織で標準化し、業界全体のベストプラクティスとして採用されることが多いからです。

システム全体に必要なデータの構造が理解できたら、EDIチームはデータマッピングを開始します。

ステップ8：データマッピング

データ分析が完了し、データ構造を理解したら、「マップ」をEDI翻訳ソフトウェアに定義します。ほとんどのEDIソフトウェアパッケージやVANサービスでは、EDIコーディネーターがマップを定義することができます。

マップは、EDIトランザクションのデータと内部システムのデータとの関係を定義します。EDIソフトウェアは、通常、表形式でマップを保存します。トランザクションがシステムに入力されると、EDI Translatorはマップを使用して、入力される各フィールドの位置と、データを再フォーマットする必要があるかどうかを判断します。

マッピングの主な目標は、カスタム・インターフェースをできるだけ使わないようにすること、特に個々のビジネス・パートナーごとのカスタム編集を避けることです。データ形式が標準化されればされるほど、システム性能は向上し、特別なプログラミングの必要性も減ります。

ステップ9：パイロット・プロジェクトの確立

組織がEDIシステムを開発し、可能な限りテストした後、選択したビジネスパートナーとパイロットモードでさらなるシステムテストを実施します。EDIの試験運用は非常に重要です。これにより、組織は独自のシステムを改良し、達成可能な利点を示し、ビジネス・パートナーとの統合を確実にすることができます。

組織は、少数のビジネス・パートナーとパイロット・プロジェクトを立ち上げるべきです。EDIの経験が豊富な組織は、最高のパイロット・パートナーになります。パイロットを成功させるには、単純な発注書など、主要なEDIアプリケーションを1つに絞る必要があります。

まず、パイロット・パートナーに書類を送信し、正確に処理できることを確認します。その後、パイロット・パートナーはテストのためにデータを返送します。これらのテストが成功裏に完了すると、各パイロット・パートナーは実際の注文を送信し始めます。

しかし、両ビジネスパートナーがEDIシステムのパフォーマンスに完全に満足するまで、紙による取引はなくなりません。

パイロット・プロジェクトの結果を社内の視点から分析し、以下の質問に答える必要があります：

EDIシステムは適切な管理を維持できますか？
システムは、当初のEDI研究で予測された利点を提供しているように見えますか？
システムは予想されるEDIトラフィックを処理できますか？
社内ユーザーは結果に満足していますか？

ステップ10：ビジネスパートナーへのEDI展開

例えば、すべてのサプライヤがEDIで発注書を受け取り、EDI請求書を返送することを望んでいる場合など、ビジネス・パートナーとともにプログラムを開始する場合は、サプライヤ・コミュニティへのEDIロールアウト・プログラムを開発、管理、維持するための熟練したリソースが必要です。

これには以下が含まれます：

各サプライヤーのEDI対応レベルを把握するためのコミュニティ調査
プログラムの目標を伝え、必要な教育を提供するための地域社会コミュニケーション計画の立案と実施
EDIをバックエンドシステムと統合する準備ができていないサプライヤー向けに、ウェブベースのフォームやExcelベースのオプションなど、さまざまなEDIオプションを提供します。
各サプライヤーの立ち上げプロセスのサポート

ビジネスパートナーにEDIを導入した後も、継続的にプログラムを管理・維持する必要があります。EDIプログラムを管理するために、以下のような熟練した人材に投資してください：

ドキュメントの流れを確保するための通信の監視とトラブルシューティング
問題が発生した場合、パートナーからの問い合わせに24時間365日対応
ビジネスパートナーのアクティビティとシステム使用に関するレポート
新しい文書の追加、現在の文書の変更、コミュニケーションプロセスのアップグレードに合わせて、翻訳マップやコミュニケーションプロトコルを更新します。