En strukturerad 10-stegsprocess för framgångsrik EDI-implementering

Steg 1: Utveckla organisationsstrukturen

EDI är en betydande investering och att utveckla rätt organisationsstruktur från början kommer att ge utdelning i takt med att programmet utvecklas.

Viktiga delar av strukturen inkluderar:

• EDI-samordnaren: En IT-specialist med djupgående erfarenhet av att leverera EDI. Samordnaren kan komma från den egna organisationen eller anlitas externt, beroende på vilken EDI-erfarenhet organisationen redan har
• Styrkommittén: Kommittén leds av EDI-samordnaren och består vanligtvis av avdelningscheferna för berörda affärsenheter, IT-chefen och juridiska företrädare.
• Sponsor från högsta ledningen: Som med alla större IT-program måste det finnas ett engagemang från den högsta ledningen om EDI-implementeringen ska bli en framgång
• Dedikerat EDI-team: EDI-teamet kommer att ansvara för den faktiska implementeringen av systemet.

EDI-samordnaren måste, som en viktig del av sin funktion, hålla kontakt med alla delar av företaget som kommer att påverkas av EDI-programmet för att säkerställa deras stöd och engagemang. Denna fortlöpande kommunikation är avgörande för att alla organisationer ska få information om hur EDI-programmet kommer att gynna dem och hur det kommer att påverka deras processer.

Steg 2: Genomför en strategisk översyn

Denna analys identifierar de mest sannolika företagstillämpningarna för EDI-användning och fastställer prioriteringar för konvertering till EDI. Faktorer som bör beaktas är bland annat antalet leverantörer, kunder eller andra affärspartners samt volymen och typen av transaktioner som ska utväxlas. Den innehåller en beskrivning av de nuvarande systemen inom varje funktionsområde och en förklaring av hur EDI kommer att förbättra dem.

Utfärdande och mottagande av varje typ av affärsdokument bygger på ett system av mänskliga och maskinella rutiner, som alla måste dokumenteras och analyseras för att EDI ska bli effektivt. För bästa resultat bör målet vara att förbättra affärscykeln snarare än att bara automatisera den.

Kan EDI:

• Eliminera överflödiga steg från affärscykeln?
• Eliminera överflödig datainmatning?
• Minska det manuella arbetet?
• Minska storleken på varulagret?
• Förbättra kundservicen genom att påskynda leveransen av varor?
• Förbättra relationen med affärspartners?
• Underlätta större affärsstrategier, till exempel Just-in-Time-tillverkning?

Om dessa frågor besvaras fullständigt kommer det att visa vilka affärscykler som sannolikt kommer att dra störst nytta av införandet av EDI.

Steg 3: Genomför en djupgående analys

Den strategiska översynen visar var i organisationen EDI kan göra störst nytta. Det finns dock andra faktorer att ta hänsyn till innan man väljer vilken konjunkturcykel man ska fokusera på inledningsvis.

Dessa överväganden inkluderar:

• Vilken del av organisationen är mest redo för EDI?
• Vilken cykel kommer att kosta minst att implementera EDI?
• Vilket ger störst besparingar/ökad lönsamhet?

Svaren på dessa frågor kräver en annan typ av analys. Många företag använder sig av två effektiva verktyg:

• Kostnads- och nyttoanalys (CBA)
  Denna analys identifierar vidare de mest sannolika företagstillämpningarna för EDI-implementering och fastställer prioriteringar för konvertering till EDI. Den innehåller en beskrivning av de nuvarande systemen inom varje funktionsområde och en förklaring av hur EDI kommer att förbättra dem. Utfärdande och mottagande av varje typ av affärsdokument bygger på ett system av mänskliga och maskinella rutiner, som alla måste dokumenteras och analyseras för att EDI ska bli effektivt. För bästa resultat bör målet vara att förbättra affärscykeln snarare än att bara automatisera den.
• EDI-undersökningen
  EDI-undersökningen av en organisations kunder och leverantörer ska säkerställa att alla EDI-system som skapas kan stödjas av ett brett nätverk av affärspartners eller en liten grupp affärspartners med stora volymer och högt värde. Undersökningen bör omfatta den underliggande tekniken och tillgängliga kompetensnivåer. Den måste ta hänsyn till vilken typ av data som de nuvarande systemen kräver, vilken typ av data som affärspartnerna kräver och vilken data som krävs enligt EDI-standarderna.

Eftersom det kan vara extremt kostsamt för en stor organisation att nå pilotstadiet för ett EDI-program är det viktigt att kunna motivera kostnaderna för programmet. Men den måste kombineras med resultaten från EDI-undersökningen. På detta sätt kan en slutrapport produceras som täcker:

• Projektets omfattning
• Beskrivning av styrkor och svagheter i befintliga system
• Rekommenderat systemalternativ och dess förmåga att stärka bolaget
• Nödvändig dataintegration och anpassning av dokument
• Hänvisning till alternativ som övervägts men inte valts
• Finansiell information om rekommenderade och avvisade metoder
• Tidsplan för systemutveckling och nödvändiga medel
• Förteckning över personal som krävs för att utveckla och implementera systemet
• Tidsplan för genomförande

Steg 4: Utveckla en affärsfokuserad EDI-lösning

Resultatet av analyssteget ger organisationen den kunskap som behövs för att ta fram en omfattande specifikation för EDI-systemet.

Detta ingår:

• Volymen av förväntad EDI-trafik och den IT-infrastruktur som krävs för att stödja den
• Kapaciteten hos den interna nätverksinfrastrukturen för att stödja EDI-data
• De nätverksanslutningar som behövs för att hantera trafik med affärspartners
• Den programmering som krävs för att säkerställa att interna system överensstämmer med de uppgifter som krävs av affärspartner och med EDI-standarder
• Mängden anpassningar som krävs för att integrera interna system och EDI-system

Med hjälp av denna information kan ett EDI-system utformas. Det finns två särskilt viktiga delar i ett EDI-system: EDI-översättaren och kommunikationsmodellen.

EDI-översättaren

EDI Translator är vanligtvis ett paket som licensieras från ett EDI-programvaruföretag eller en EDI-nätverksleverantör och har till uppgift att tolka den EDI-information som den tar emot från avsändaren och översätta den till ett format som mottagaren kan hantera. Utöver sin primära funktion har en EDI-översättare ofta flera undersystem, bland annat hantering av EDI-kuvert, dokumenthantering, verifieringskedjor, kontroll av efterlevnad och funktionella bekräftelser.

Kommunikationsmodellen

Ett av de beslut du måste fatta är vilken typ av kommunikation du behöver för att ansluta till alla dina partners. Det finns fyra grundläggande tillvägagångssätt:

1. Anslut direkt till var och en - det här fungerar bra för att ansluta till ett litet antal affärspartners. Din organisation ansvarar för all kartläggning, översättning, teknisk support och rapportering. Så länge alla är överens om ett enda anslutningsprotokoll, t.ex. FTP över VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, ett enda dokumentformat och community-storleken förblir relativt liten, fungerar den här metoden bra. Det var så här EDI hanterades i början. Men när samhället växer i storlek blir det en mycket komplex och resurskrävande metod.
2. Använd en E DI Network-leverantör - EDI Network-leverantören underlättar utbytet av elektroniska dokument via sin tjänst "dokumentbrevlåda". Avsändaren ansluter sig till EDI-nätverket och skickar sina EDI-transaktioner till mottagarens brevlåda. Mottagaren ansluter sedan till nätverket för att ta emot dokument i sin brevlåda. Detta tillvägagångssätt befriar alla medlemmar från det resurskrävande ansvaret för att stödja alla kommunikationsfrågor, säkerställer datasäkerhet och oavvislighet, samtidigt som revisionsinformation, rapportering, säkerhetskopiering och återställning tillhandahålls. På så sätt undviker man många av de svårigheter som den direkta modellen medför. Användningen av EDI Network/VAN-modellen för 100% av en EDI-community var mycket populär innan den kommersiella användningen av internet och stora handelsnätverk började. Det är fortfarande ett mycket populärt alternativ, men för mycket stora företag är det mycket mindre vanligt att ha 100% av affärspartnerna i EDI-nätverket.
3. Använd Direct Connects för dina affärspartners med hög volym och använd EDI-nätverket för resten - Detta tillvägagångssätt sparar de transaktionsavgifter som EDI-nätverken tar ut när du handlar med affärspartners med hög volym, samtidigt som du förlitar dig på EDI-nätverket för att stödja det stora antalet partners med låg transaktionsvolym.
4. Lägg ut EDI-programmet på en Managed Services-leverantör som ansluter till hela din community för din räkning - Managed Services-leverantören tar emot dina affärsdokument direkt från ditt ERP-system (SAP, Oracle etc.) och tar ansvar för all mappning, översättning, teknisk support, datacenterdrift och rapportering. När dokumenten är klara för leverans till dina affärspartners levererar tjänsteleverantören dem antingen direkt till partnerna eller via brevlådetjänsten, beroende på de enskilda affärspartnernas krav.

Steg 5: Välj rätt leverantör av EDI-nätverk (VAN)

Ditt val av EDI-nätverksleverantör bör vara inriktat på dina affärsbehov snarare än leverantörens tekniska kapacitet. Det finns många viktiga frågor att ta ställning till.

Vad vill du att EDI-nätverksleverantören ska göra?

Behöver du en grundläggande EDI-tjänst eller är du intresserad av att utforska en rad mervärdestjänster? Kräver du att din leverantör tillhandahåller utbildning och support till dig och dina partners? Kan din leverantör hjälpa dig att snabbt ta in nya affärspartners? Behöver du automatiskt avvisa dokument med felaktig data innan de når ditt system? Kan din tjänsteleverantör göra det möjligt för dina medarbetare att självständigt hämta data och rapporter på begäran och se status för dina affärstransaktioner i alla steg i leveranskedjan? Ofta är tillgången till dessa mervärdestjänster en viktigare faktor i ditt beslut än enbart kostnaden.

Vad är leverantörens räckvidd?

Hur många av dina affärspartners använder redan en viss VAN? Har leverantören en stark installerad bas inom din branschsektor? Har leverantören en global närvaro, inte bara för utbyte av dokument, utan också för att tillhandahålla lokal kundsupport.

Vilken är leverantörens prisstruktur?

De flesta EDI-tjänster debiterar efter antalet kilotecken (KC) i ett dokument, men andra faktorer spelar också in, t.ex. om det är viktigt med snabb leverans och hur många transaktioner som utväxlas. De flesta VAN-leverantörer erbjuder flexibla prisstrukturer, inklusive pay-as-you-go och månads- eller årsabonnemang.

Vilket är leverantörens inflytande i din bransch?

Är leverantören aktivt engagerad i de viktigaste branschorganisationerna inom din sektor? Har företaget en aktiv roll i de världsomspännande standardiseringsorganen för EDI?

Kommer EDI Network Provider att finnas kvar i morgon?

Har leverantören en dokumenterad meritlista och är det troligt att den kommer att finnas kvar under överskådlig framtid? De organisationer som har global räckvidd, det mest omfattande utbudet av tjänster och förmågan att leverera support oavsett var i världen de befinner sig kommer att överleva. Ger din VAN dig allt detta?

Steg 6: Integrera EDI med verksamheten

För de flesta EDI-system är den största utvecklingsuppgiften att integrera EDI-systemen med befintliga företagsapplikationer. Data som krävs av affärspartner och EDI-standarder måste "mappas" mot data som finns i befintliga system.

Efter att ha köpt den maskinvara och/eller programvara som krävs för att stödja din EDI-lösning måste en skicklig EDI-programmeringspersonal omvandla kraven till verklighet. Personalen måste vara väl förtrogen med EDI-standarder, interna system och kommunikationsprotokoll. De grundläggande uppgifter som måste utföras är bl.a: (1) integrera EDI med dina interna affärssystem (ERP), vilket innebär att extrahera och ladda data; (2) skapa EDI-dokument genom att mappa (korrelera) de extraherade uppgifterna till rätt segment och dataelement i EDI-transaktionerna, samt tillhandahålla kuvertering och andra nödvändiga uppgifter; och (3) installera och konfigurera kommunikationsprogramvaran för att skicka och ta emot dokument. Var och en av dessa processer kan vara mycket komplex, särskilt när man har många affärspartners, t.ex. kunder, som alla har sina egna krav. Det är därför det behövs en bra, tekniskt kunnig personal.

Prototypmetodik, där systemprototyper utvecklas innan systemen faktiskt kodas, och CASE-verktyg (Computer Aided Software Engineering) bidrar till att effektivisera systemutvecklingen. Integrationen består vanligtvis av tre nyckelaktiviteter:

• Dataanalysdelen av kartläggningen
• Kartläggning via EDI-programvaran
• Utveckling av eventuella anpassade gränssnittsprogram eller user exits

När du väljer ett programvarupaket eller en VAN-tjänst, kontrollera hur mycket av kartläggningselementen som redan har tagits upp i den valda lösningen. Detta påverkar inte bara hur lätt EDI-systemet kan integreras med backoffice-system, det påskyndar också integrationsprocessen och minskar kostnaderna för kundanpassad utveckling.

Att integrera EDI med verksamheten visar ofta på möjligheter att omarbeta affärsprocessen och dra nytta av ytterligare fördelar.

Steg 7: Integrera data i hela verksamheten

Innan du integrerar data i hela verksamheten måste du göra en hel del dataanalys. Det är klokt att starta denna process vid den slutliga destinationen för dessa data. Om du t.ex. vill använda EDI för dina inköpsorder måste du först och främst förstå vilka datakrav som gäller för orderhanteringssystemet.

En viktig anledning till att analysera varje påverkat affärssystem är att säkerställa dess förmåga att dela data. Ibland måste hinder övervinnas, till exempel att olika affärssystem kan innehålla samma data, men i olika format.

Data delas ofta upp i primära och sekundära nycklar. En primär nyckel är en mycket viktig men vanlig information - t.ex. kundorder, fakturanummer, konossementnummer - och kräver ofta mindre uppmärksamhet från EDI-teamet, eftersom IT-avdelningarna har lärt sig att respektera dessa nycklar. Sekundära nycklar är information som sannolikt är mer specifik för en enskild affärspartner eller grupp - t.ex. ett avdelningsnummer, en transportörskod eller en produktkod.

Branschgemensamma koder - som Standard Industry Code (SIC) eller Drug Enforcement Agency (DEA)-nummer för läkemedel - underlättar i hög grad användningen av EDI, eftersom de standardiserar användningen av dessa nycklar i ett stort antal organisationer och de ofta antas som bästa praxis inom en bransch.

När strukturen för de data som krävs i hela systemet är klar kan EDI-teamet påbörja kartläggningen av data.

Steg 8: Genomför datakartläggning

När dataanalysen är klar och datastrukturerna är förstådda definieras "kartan" för EDI-översättningsprogrammet. För de flesta EDI-programvarupaket eller VAN-tjänster kan EDI-koordinatorn definiera kartan.

Kartan definierar hur data i EDI-transaktionen förhåller sig till data i det interna systemet. EDI-programvaran lagrar kartan, vanligtvis i tabellform. När en transaktion kommer in i systemet använder EDI Translator kartan för att avgöra var varje inkommande fält ska placeras och om data behöver formateras om.

Det främsta målet med mappning är att undvika behovet av anpassade gränssnitt i så stor utsträckning som möjligt - särskilt anpassade redigeringar för varje enskild affärspartner. Ju mer standardiserade dataformaten är, desto bättre blir systemets prestanda och desto mindre blir behovet av specifik programmering.

Steg 9: Etablera ett pilotprojekt

När en organisation har utvecklat och testat sitt EDI-system efter bästa förmåga, genomförs ytterligare systemtester i pilotläge med utvalda affärspartners. EDI-pilotprojektet är avgörande. Det gör det möjligt för en organisation att förfina sitt eget system, visa vilka fördelar som kan uppnås och se till att det kan integreras med affärspartners.

Organisationer bör starta ett pilotprojekt med ett litet antal affärspartners. De organisationer som har störst erfarenhet av EDI är de bästa pilotpartnerna. För att lyckas måste pilotprojektet fokusera på en primär EDI-applikation, t.ex. enkla inköpsorder.

Börja med att överföra dokument till pilotpartnerna, som kommer att bekräfta att dokumenten kan behandlas korrekt. Pilotpartners returnerar sedan data för testning. I takt med att dessa tester genomförs framgångsrikt börjar varje pilotpartner skicka riktiga order, vilket testar systemets förmåga att hantera den dagliga affärsverksamheten.

Papperstransaktioner elimineras dock inte förrän båda affärspartnerna är helt övertygade om att EDI-systemet fungerar bra.

Pilotprojektens resultat måste sedan analyseras ur ett internt perspektiv för att besvara följande frågor:

• Kan EDI-systemet upprätthålla tillräcklig kontroll?
• Verkar systemet ge de fördelar som förutspåddes i den ursprungliga EDI-studien?
• Kommer systemet att hantera förväntad EDI-trafik?
• Är de interna användarna nöjda med resultatet?

Steg 10: Lansera EDI till affärspartner

Om du är initiativtagare till programmet med dina affärspartners - till exempel om du vill att alla dina leverantörer ska ta emot dina inköpsorder via EDI och returnera EDI-fakturor - måste du ha kompetenta resurser för att utveckla, hantera och underhålla ett EDI-utrullningsprogram för dina leverantörer.

Detta ingår:

• genomföra en undersökning för att förstå varje leverantörs nivå av EDI-beredskap
• utveckla och implementera en kommunikationsplan för att förmedla programmets mål och tillhandahålla den utbildning som behövs
• erbjuda olika EDI-alternativ, t.ex. webbaserade formulär eller Excel-baserade alternativ för de leverantörer som inte är redo att integrera EDI med sina back-end-system
• stödja varje leverantör genom uppstartsprocessen

Även efter att du har lanserat EDI till dina affärspartners måste du hantera och underhålla programmet löpande. Investera i kvalificerade personalresurser för att hantera ditt EDI-program, inklusive:

• övervakning och felsökningav kommunikation för att säkerställa att dokumenten fortsätter att flöda
• svara på förfrågningar från partners 24×7 när problem uppstår
• rapportering om affärspartners aktiviteter och systemanvändning
• göra uppdateringar av översättningskartor och/eller kommunikationsprotokoll när du eller dina partner lägger till nya dokument, gör ändringar i befintliga dokument eller uppgraderar sina kommunikationsprocesser