Un proceso estructurado en 10 pasos para implantar con éxito el EDI

Paso 1: Desarrollar la estructura organizativa

El EDI es una inversión importante y desarrollar la estructura organizativa correcta desde el principio reportará dividendos a medida que evolucione el programa.

Los elementos clave de la estructura incluyen:

• El coordinador EDI: Un profesional de las TI con una amplia experiencia en el suministro de EDI. El coordinador puede proceder de la propia empresa o ser contratado externamente, en función de la experiencia en EDI que ya tenga la organización.
• El Comité Directivo: Encabezado por el coordinador del EDI, el comité suele estar formado por los jefes de departamento de las unidades de negocio afectadas, el jefe de TI y representantes legales.
• Patrocinio de la alta dirección: Como ocurre con cualquier programa informático importante, es necesario que exista un compromiso de la alta dirección para que la implantación del EDI sea un éxito.
• Equipo EDI dedicado: El equipo EDI se encargará de la implantación real del sistema.

El coordinador de EDI, como parte importante de su función, debe mantenerse en comunicación con todos los sectores de la empresa que se verán afectados por el programa de EDI para garantizar su apoyo y aceptación. Esta comunicación continua es vital para educar a todas las organizaciones sobre cómo les beneficiará el programa EDI y cómo repercutirá en sus procesos.

Paso 2: Emprender una revisión estratégica

Este análisis identifica las aplicaciones corporativas con más probabilidades de implantación del EDI y establece las prioridades para la conversión al EDI. Para ello, entre los factores que deben tenerse en cuenta figuran el número de proveedores, clientes u otros socios comerciales, y el volumen y tipo de transacciones que se van a intercambiar. Incluye una descripción de los sistemas actuales en cada área funcional y una explicación de cómo el EDI los mejorará.

La emisión y recepción de cada tipo de documento comercial se basa en un sistema de procedimientos humanos y mecánicos, todos los cuales deben documentarse y analizarse para lograr la eficiencia del EDI. Para obtener los mejores resultados, el objetivo debe ser mejorar el ciclo empresarial en lugar de simplemente automatizarlo.

Puede EDI:

• ¿Eliminar los pasos redundantes del ciclo empresarial?
• ¿Eliminar la entrada de datos redundantes?
• ¿Reducir el esfuerzo manual?
• ¿Reducir el tamaño del inventario?
• ¿Mejorar el servicio al cliente acelerando la entrega de mercancías?
• ¿Mejorar la relación con los socios comerciales?
• ¿Facilitar estrategias empresariales de mayor envergadura, como la fabricación Just-in-Time?

Una respuesta completa a estas preguntas pondrá de relieve los ciclos económicos que probablemente más se beneficiarán de la implantación del EDI.

Paso 3: Realizar un análisis en profundidad

La revisión estratégica pone de relieve en qué puntos de su organización el EDI podría reportarle mayores beneficios. Sin embargo, hay otros elementos a tener en cuenta antes de seleccionar en qué ciclo económico centrarse inicialmente.

Estas consideraciones incluyen:

• ¿Qué parte de la organización está más preparada para el EDI?
• ¿Qué ciclo le costará menos implantar el EDI?
• ¿Cuál proporcionará el mayor ahorro/aumento de la rentabilidad?

Las respuestas a estas preguntas requieren un tipo de análisis diferente. Muchas empresas utilizan dos herramientas eficaces:

• Análisis Coste-Beneficio (ACB)
  Este análisis identifica además las aplicaciones corporativas con más probabilidades de implantación del EDI y establece las prioridades para la conversión al EDI. Incluye una descripción de los sistemas actuales en cada área funcional y una explicación de cómo el EDI los mejorará. La emisión y recepción de cada tipo de documento comercial se basa en un sistema de procedimientos humanos y mecánicos, todos los cuales deben documentarse y analizarse para lograr la eficiencia del EDI. Para obtener los mejores resultados, el objetivo debe ser mejorar el ciclo empresarial en lugar de simplemente automatizarlo.
• La encuesta EDI
  El estudio del EDI de los clientes y proveedores de una organización sirve para garantizar que cualquier sistema de EDI que se cree pueda ser soportado por una amplia red de socios comerciales o por un pequeño grupo de socios comerciales de gran volumen y valor. La encuesta debe incluir las tecnologías subyacentes y los niveles de cualificación disponibles. Debe tener en cuenta el tipo de datos que requieren los sistemas actuales, el tipo de datos que requieren los socios comerciales y los datos que exigen las normas EDI.

Dado que alcanzar la fase piloto de un programa de EDI para una gran organización puede resultar extremadamente costoso, la capacidad de justificar los costes del programa es esencial. Pero debe combinarse con los resultados de la encuesta sobre el EDI. De este modo, se puede elaborar un informe final que cubra:

• El alcance del proyecto
• Descripción de los puntos fuertes y débiles de los sistemas existentes
• Alternativa de sistema recomendada y su capacidad para reforzar la empresa
• Integración de datos necesaria y personalización de documentos
• Referencia a alternativas consideradas pero no seleccionadas
• Datos financieros sobre los enfoques recomendados y rechazados
• Calendario de desarrollo del sistema y fondos necesarios
• Lista del personal necesario para desarrollar e implantar el sistema
• Calendario de aplicación

Paso 4: Desarrollar una solución EDI centrada en el negocio

Los resultados de la etapa de análisis proporcionan a la organización los conocimientos necesarios para desarrollar una especificación completa del sistema de EDI.

Esto incluye:

• El volumen de tráfico EDI previsto y la infraestructura informática necesaria para soportarlo
• La capacidad de la infraestructura de red interna para soportar datos EDI
• Las conexiones de red necesarias para gestionar el tráfico con los socios comerciales
• La programación necesaria para garantizar que los sistemas internos cumplen con los datos requeridos por los socios comerciales y con las normas EDI
• La cantidad de personalización necesaria para integrar los sistemas internos y EDI

Con esta información, se puede diseñar un sistema EDI. Hay dos elementos especialmente importantes en un sistema EDI: el traductor EDI y el modelo de comunicación.

El traductor EDI

Normalmente se trata de un paquete cuya licencia se obtiene de una empresa de software de EDI o de un proveedor de redes de EDI. La función del traductor de EDI consiste en interpretar la información de EDI que recibe del remitente y traducirla a un formato que el receptor pueda acomodar. Además de su función principal, un traductor EDI suele disponer de varios subsistemas, como la manipulación de los sobres EDI, la gestión de documentos, las pistas de auditoría, la comprobación del cumplimiento y los acuses de recibo funcionales.

El modelo de comunicación

Una de las decisiones que debe tomar es el tipo de comunicaciones que necesitará para conectar a todos sus socios. Existen cuatro enfoques básicos:

1. Conéctese directamente a cada uno: esto funciona bien para conectarse a un número reducido de socios comerciales. Su organización es responsable de todo el mapeo, la traducción, el apoyo técnico y la elaboración de informes. Mientras todos estén de acuerdo en un único protocolo de conectividad, por ejemplo, FTP sobre VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, un único formato de documento y el tamaño de la comunidad siga siendo relativamente pequeño, este enfoque funciona bien. Así es como se gestionaba el EDI en sus inicios. Sin embargo, a medida que crece el tamaño de su comunidad, se convierte en un enfoque muy complejo y que requiere muchos recursos.
2. Utilizar un proveedor de la red EDI - El proveedor de la red EDI facilita el intercambio de documentos electrónicos a través de su servicio de "buzón de documentos". El remitente se conecta a la red EDI y envía sus transacciones EDI al buzón del destinatario. A continuación, el receptor se conecta a la red para recibir los documentos en su buzón. Este enfoque libera a todos los miembros de la comunidad de las responsabilidades que requieren muchos recursos para dar soporte a todas las cuestiones relacionadas con las comunicaciones, garantiza la seguridad de los datos y el no repudio, al tiempo que proporciona información de auditoría, informes, copias de seguridad y recuperación. Este enfoque evita muchas de las complejidades del modelo directo. El uso del modelo de red/VAN de EDI para 100% de una comunidad de EDI era extremadamente popular antes del auge del uso comercial de Internet y de las grandes redes comerciales. Sigue siendo una opción muy popular, pero en el caso de las comunidades muy grandes es mucho menos común tener el 100% de los socios comerciales en la red EDI.
3. Utilice las conexiones directas para sus socios comerciales de gran volumen y utilice la red de EDI para el resto - Este enfoque ahorra las tasas de transacción que cobran las redes de EDI cuando se comercia con los socios comerciales de gran volumen, al tiempo que se confía en la red de EDI para dar soporte al elevado número de socios de bajo volumen de transacciones.
4. Externalice el programa EDI a un proveedor de servicios gestionados que se conecte a toda su comunidad en su nombre - El proveedor de servicios gestionados recibe sus documentos comerciales directamente de su sistema ERP (SAP, Oracle, etc.), asume la responsabilidad de todo el mapeo, la traducción, el soporte técnico, las operaciones del centro de datos y la elaboración de informes. Una vez que los documentos están listos para ser entregados a sus socios comerciales, el proveedor de servicios los entrega directamente a los socios o a través del servicio de buzón, en función de los requisitos de cada socio comercial.

Paso 5: Seleccionar el proveedor de red EDI (VAN) correcto

Su selección de un proveedor de redes EDI debe centrarse en los requisitos de su empresa más que en las capacidades técnicas del proveedor. Hay que tener en cuenta muchas cuestiones importantes.

¿Qué quiere que haga el proveedor de la red EDI?

¿Necesita un servicio EDI básico o desea explorar una gama de servicios de valor añadido? ¿Necesita que su proveedor le ofrezca formación y apoyo a usted y a sus socios? ¿Puede su proveedor ayudarle a incorporar rápidamente nuevos socios comerciales? ¿Necesita el rechazo automático de documentos con datos erróneos antes de que lleguen a su sistema? ¿Puede su proveedor de servicios permitir al personal de su línea de negocio obtener de forma independiente datos e informes a demanda y ver el estado de sus transacciones comerciales en todas las fases de la cadena de suministro? Muy a menudo, la disponibilidad de estos servicios de valor añadido es un factor más importante en su decisión que el coste por sí solo.

¿Cuál es el alcance del proveedor?

¿Cuántos de sus socios comerciales utilizan ya una determinada VAN? ¿Tiene el proveedor una base instalada sólida dentro de su sector industrial? ¿Tiene el proveedor una presencia global, no sólo para el intercambio de documentos, sino también para proporcionar asistencia local al cliente?

¿Cuál es la estructura de precios del proveedor?

La mayoría de los servicios EDI cobran por la cantidad de kilo-caracteres (KC) que contenga un documento, pero habrá otros factores importantes, como la importancia de la puntualidad de la entrega y el volumen de transacciones que se intercambien. La mayoría de las VAN ofrecen estructuras de precios flexibles que incluyen el pago por uso y suscripciones mensuales o anuales.

¿Cuál es la influencia del proveedor en su sector?

¿Participa activamente el proveedor en las asociaciones industriales clave de su sector? ¿Tiene un papel activo en los organismos mundiales de normalización del EDI?

¿Existirá mañana el proveedor de la red EDI?

¿Tiene el proveedor un historial probado y es probable que siga existiendo en un futuro próximo? Aquellas organizaciones con un alcance global, la gama de servicios más completa y la capacidad de prestar asistencia independientemente de su ubicación en el mundo serán las que sobrevivan. ¿Su furgoneta le ofrece todo esto?

Paso 6: Integrar el EDI con la empresa

Para la mayoría de los sistemas EDI, la mayor tarea de desarrollo es integrar los sistemas EDI con las aplicaciones corporativas existentes. Los datos requeridos por los socios comerciales y las normas EDI deben "mapearse" en los datos contenidos en los sistemas existentes.

Tras adquirir el hardware y/o el software necesarios para respaldar su solución de EDI, a continuación un personal cualificado en programación de EDI debe convertir los requisitos en realidad. El personal debe conocer perfectamente las normas EDI, los sistemas internos y los protocolos de comunicación. Las tareas básicas que deben realizarse incluyen: (1) integrar el EDI con sus sistemas empresariales internos (ERP), lo que significa, extraer y cargar los datos; (2) crear los documentos EDI mapeando (correlacionando) los datos extraídos con los segmentos y elementos de datos adecuados de las transacciones EDI, así como proporcionando el ensobrado y otros datos necesarios; e (3) instalar y configurar el software de comunicación para enviar y recibir documentos. Cada uno de estos procesos puede ser muy complejo, sobre todo cuando se tienen muchos socios comerciales, como los clientes, cada uno con sus propios requisitos. Por eso se necesita un personal bueno y técnicamente cualificado.

Las metodologías de creación de prototipos, en las que se desarrollan prototipos de sistemas antes de codificarlos realmente, y las herramientas de ingeniería de software asistida por ordenador (CASE) ayudan a agilizar el desarrollo de sistemas. La integración suele constar de tres actividades clave:

• La parte de análisis de datos de la cartografía
• Cartografía a través del software EDI
• Desarrollo de cualquier programa de interfaz personalizado o salidas de usuario

A la hora de seleccionar un paquete de software o un servicio VAN, compruebe hasta qué punto los elementos de mapeo ya se han abordado en la solución elegida. Esto no sólo repercutirá en la facilidad con la que el sistema EDI se integrará con los sistemas back-office, sino que acelerará el proceso de integración y reducirá el coste del desarrollo a medida.

La integración del EDI con la empresa suele poner de manifiesto oportunidades para rediseñar el proceso empresarial y obtener mayores beneficios.

Paso 7: Integrar los datos en toda la empresa

Antes de integrar los datos en toda la empresa, tendrá que realizar una buena cantidad de análisis de datos. Es aconsejable iniciar este proceso en el destino final de esos datos. Por ejemplo, si desea utilizar EDI para sus pedidos de compra, lo primero que debe hacer es comprender los requisitos de datos del sistema de procesamiento de pedidos.

Una razón importante para analizar cada sistema empresarial afectado es garantizar su capacidad para compartir datos. A veces, es necesario superar obstáculos, como que distintos sistemas empresariales contengan los mismos datos, pero en formatos diferentes.

Los datos suelen desglosarse en claves primarias y secundarias. Una clave primaria es un dato muy importante pero común -por ejemplo, el pedido del cliente, el número de factura, el número de conocimiento de embarque- y suele requerir menos atención por parte del equipo EDI, ya que los departamentos informáticos han aprendido a respetar estas claves. Las claves secundarias son piezas de información que probablemente sean más específicas de un socio o grupo empresarial individual, como un número de departamento, un código de transportista o un código de producto.

Los códigos sectoriales -como el Código Industrial Estándar (SIC) o el número de la Agencia para el Control de Drogas (DEA) en el sector farmacéutico- facilitan enormemente el uso del EDI, ya que estandarizan el uso de estas claves en un amplio abanico de organizaciones y a menudo se adoptan como mejores prácticas en todo un sector.

Una vez comprendida la estructura de los datos necesarios en todo el sistema, el equipo EDI puede iniciar el mapeo de datos.

Paso 8: Realizar el mapeo de datos

Una vez completado el análisis de datos y comprendidas las estructuras de datos, se define el "mapa" al software de traducción EDI. En la mayoría de los paquetes de software EDI o servicios VAN, el coordinador EDI podrá definir el mapa.

El mapa define cómo se relacionan los datos de la transacción EDI con los datos del sistema interno. El software EDI almacena el mapa, normalmente en forma de tabla. Cuando una transacción entra en el sistema, el traductor EDI utiliza el mapa para determinar dónde va cada campo entrante y si es necesario reformatear los datos.

El principal objetivo dentro del mapeo es evitar en la medida de lo posible la necesidad de interfaces personalizadas, especialmente las ediciones personalizadas por interlocutor comercial individual. Cuanto más estandarizados estén los formatos de datos, mejor será el rendimiento del sistema y menor la necesidad de programación específica.

Paso 9: Establecer un proyecto piloto

Una vez que una organización ha desarrollado y probado su sistema EDI lo mejor posible, se llevan a cabo nuevas pruebas del sistema en modo piloto con socios comerciales seleccionados. El piloto EDI es fundamental. Permite a una organización perfeccionar su propio sistema, mostrar los beneficios que puede obtener y garantizar que puede integrarse con los socios comerciales.

Las organizaciones deben poner en marcha un proyecto piloto con un número reducido de socios comerciales. Las organizaciones con más experiencia en EDI son los mejores socios piloto. Para tener éxito, el piloto debe centrarse en una aplicación EDI principal, como las órdenes de compra simples.

Comience por transmitir los documentos a los socios piloto, que confirmarán que los documentos pueden procesarse con precisión. A continuación, los socios piloto devuelven los datos para su comprobación. A medida que cada una de estas pruebas se completa con éxito, cada socio piloto comienza a enviar pedidos reales, lo que pone a prueba la capacidad del sistema para gestionar el procesamiento comercial diario.

Sin embargo, las transacciones en papel no se eliminan hasta que ambos socios comerciales estén completamente satisfechos de que el sistema EDI funciona bien.

A continuación, los resultados del proyecto piloto deben analizarse desde una perspectiva interna para responder a las siguientes preguntas:

• ¿Puede el sistema EDI mantener un control adecuado?
• ¿Parece que el sistema proporciona los beneficios previstos en el estudio original sobre el EDI?
• ¿Manejará el sistema el tráfico EDI previsto?
• ¿Están satisfechos los usuarios internos con el resultado?

Paso 10: Despliegue del EDI a los interlocutores comerciales

Si usted es el iniciador del programa con sus socios comerciales - por ejemplo, quiere que todos sus proveedores reciban sus órdenes de compra vía EDI y devuelvan las facturas EDI - debe disponer de los recursos cualificados para desarrollar, gestionar y mantener un programa de implantación del EDI en su comunidad de proveedores.

Esto incluye:

• Encuestar a su comunidad para conocer el nivel de preparación para el EDI de cada proveedor.
• desarrollar y aplicar un plan de comunicación con la comunidad para transmitir los objetivos de su programa y proporcionar la educación necesaria
• ofrecer diversas opciones de EDI, como formularios en la web u opciones basadas en Excel para aquellos proveedores que no estén preparados para integrar el EDI con sus sistemas back-end
• apoyar a cada proveedor a lo largo del proceso de puesta en marcha

Incluso después de desplegar el EDI entre sus socios comerciales, necesita gestionar y mantener su programa de forma continuada. Invierta en recursos de personal cualificado para gestionar su programa EDI, incluyendo:

• supervisión y solución de problemasde comunicación para garantizar que los documentos sigan fluyendo
• responder a las consultas de los socios 24×7 a medida que surjan problemas
• elaboración de informes sobre la actividad de los socios comerciales y el uso del sistema
• realizar actualizaciones de los mapas de traducción y/o de los protocolos de comunicación a medida que usted o sus socios añadan nuevos documentos, introduzcan cambios en los documentos actuales o actualicen sus procesos de comunicación