成功實施 EDI 的結構化 10 步流程

步驟 1：建立組織架構

EDI 是一項重大的投資，從一開始就建立正確的組織架構，將可隨著計畫的發展而獲得回報。

結構的主要元素包括

• EDI 協調員：在提供 EDI 方面擁有豐富經驗的 IT 專業人士。協調員可來自內部或從外部聘請，視組織已有的 EDI 經驗而定
• 指導委員會：該委員會由 EDI 協調員領導，通常由受影響業務單位的部門主管、IT 主管和法律代表組成。
• 資深管理階層贊助：與任何大型 IT 計畫一樣，若要成功實施 EDI，必須有高階管理階層的承諾。
• 專屬的 EDI 團隊：EDI 團隊將負責系統的實際執行。

作為其職能的重要部分，EDI 協調員必須與公司內將受 EDI 計畫影響的所有部門保持溝通，以確保他們的支持和認同。這種持續的溝通對於教育所有組織，讓他們了解 EDI 計畫將如何造福他們，以及將如何影響他們的流程，是非常重要的。

步驟 2：進行策略檢閱

此分析可找出最有可能部署 EDI 的企業應用程式，並設定轉換為 EDI 的優先順序。為此，需要考慮的因素包括供應商、客戶或其他業務夥伴的數量，以及要交換的交易數量和類型。它包括每個功能區域現有系統的說明，以及 EDI 將如何改善這些系統的解釋。

每種業務文件的簽發和接收都是基於人為和機器程序系統，所有這些程序都必須被記錄和分析，以提高 EDI 效率。為了達到最佳效果，目標應該是改善業務週期，而不是簡單的自動化。

Can EDI：

• 消除業務週期中的多餘步驟？
• 消除多餘的資料輸入？
• 減少手動工作？
• 減少庫存規模？
• 透過加快貨物遞送速度來改善客戶服務？
• 改善與業務夥伴的關係？
• 促進更大的業務策略，例如準時化生產？

充分回答這些問題將可突顯可能從實施 EDI 中獲益最大的商業週期。

步驟 3：進行深入分析

策略檢閱可強調 EDI 在組織中可發揮最大效益的地方。然而，在選擇最初專注於哪個商業週期之前，還需要考慮其他因素。

這些考慮因素包括

• 組織的哪個部分最適合使用 EDI？
• 哪個週期實施 EDI 的成本最低？
• 哪個方案可以最大程度地節省成本/提高利潤？

回答這些問題需要不同類型的分析。許多公司使用兩種有效的工具：

• 成本效益分析 (CBA)
  這項分析進一步識別出最有可能部署 EDI 的企業應用程式，並設定轉換為 EDI 的優先順序。它包括每個功能區域現有系統的說明，以及 EDI 將如何改善這些系統的解釋。每種商業文件的簽發和接收都是基於一套人為和機器程序系統，所有這些程序都必須記錄和分析，以提高 EDI 效率。為了達到最佳效果，目標應該是改善業務週期，而不是簡單的自動化。
• EDI 調查
  對組織的客戶和供應商進行 EDI 調查，是為了確保所建立的任何 EDI 系統都能在廣泛的業務合作夥伴網路或一小群高產量、高價值的業務合作夥伴中獲得支援。調查內容應包括基礎技術和可用的技能水準。它必須考慮到目前系統所需的資料類型、業務夥伴所需的資料類型以及 EDI 標準所需的資料。

由於大型企業的 EDI 計畫要達到試行階段，成本可能會非常高昂，因此能夠證明計畫的成本合理性是非常重要的。但是，必須結合 EDI 調查的結果。如此一來，就可以製作一份涵蓋以下內容的最終報告：

• 專案範圍
• 現有系統的優缺點說明
• 建議的系統替代方案及其強化公司的能力
• 所需的資料整合與文件客製化
• 參考已考慮但未選擇的替代方案
• 推薦與否決方式的財務資料
• 系統開發的時間與所需資金
• 開發和實施系統所需的人員清單
• 實施時間表

步驟 4：開發以業務為重點的 EDI 解決方案

分析步驟的結果可為組織提供相關知識，以制定 EDI 系統的全面規格。

這包括

• 預期的 EDI 流量以及支援所需的 IT 基礎架構
• 內部網路基礎設施支援 EDI 資料的能力
• 管理與業務夥伴之間的流量所需的網路連線
• 確保內部系統符合業務夥伴所需資料和 EDI 標準所需的程式設計
• 整合內部系統和 EDI 系統所需的客製化工作量

有了這些資訊，就可以設計 EDI 系統。EDI 系統有兩個特別重要的元素：EDI 翻譯器和通訊模型。

EDI 翻譯器

EDI Translator 通常是從 EDI 軟體公司或 EDI 網路供應商取得授權的套件，其作用是解釋從寄件者接收的 EDI 資訊，並將其翻譯成接收者可容納的格式。除了其主要功能外，EDI Translator 通常還有數個子系統，包括處理 EDI 信封、文件管理、稽核追蹤、合規性檢查和功能確認。

溝通模式

您需要做的其中一個決定是，您需要哪種類型的通訊來連接所有的合作夥伴。有四種基本方法：

1. 直接連線到每一個- 這對於連線到少數的業務夥伴非常有效。貴機構負責所有製圖、翻譯、技術支援和報告工作。只要每個人都同意單一的連線通訊協定，例如 VPN 上的 FTP、Rosetta Net、Odette FTP、AS2、單一的文件格式，而且社群規模相對較小，這個方法就能運作良好。這是早期處理 EDI 的方式。但是，隨著社區規模的擴大，這將會成為一個非常複雜且資源密集的方法。
2. 使用 EDI 網路供應商- EDI 網路供應商透過其「文件信箱」服務，促進電子文件的交換。寄件者連線至 EDI 網路，並將其 EDI 交易傳送至收件者的信箱。接著，接收者會連線至網路，以接收其信箱中的文件。此方法可免除所有社群成員支援所有通訊問題的資源密集責任，確保資料安全性和不可抵賴性，同時提供稽核資訊、報告、備份和復原。這種方法避免了直接模式的許多複雜性。在網際網路和大型貿易網路的商業使用興起之前，使用 EDI 網路/VAN 模式的 100% 的 EDI 社群極為流行。它仍然是非常受歡迎的選項，但對於非常大型的社群而言，在 EDI 網路上擁有 100% 的業務夥伴就不那麼普遍了。
3. 對高交易量的業務夥伴使用直接連線，其餘的業務夥伴使用 EDI 網路- 此方法可節省與高交易量業務夥伴交易時 EDI 網路收取的交易費用，同時依賴 EDI 網路支援大量低交易量的夥伴。
4. 將 EDI 計畫外包給管理服務供應商，由其代表您與整個社群連線- 管理服務供應商直接從您的 ERP 系統 (SAP、Oracle 等) 接收您的商業文件，並負責所有的映射、翻譯、技術支援、資料中心運作和報告。一旦文件準備好交付給您的業務合作夥伴，服務供應商會根據個別業務合作夥伴的要求，將文件直接交付給合作夥伴或透過信箱服務交付。

步驟 5：選擇正確的 EDI 網路供應商 (VAN)

您在選擇 EDI 網路供應商時，應該著重於您的業務需求，而非供應商的技術能力。有許多重要的問題需要考慮。

您希望 EDI 網路供應商做什麼？

您是需要基本的 EDI 服務，還是渴望探索一系列的加值服務？您是否要求供應商為您和您的合作夥伴提供訓練和支援？您的供應商能否協助您快速加入新的業務合作夥伴？您是否需要在有不良資料的文件到達您的系統之前自動拒絕它們？您的服務供應商能否讓您的業務線人員依需求獨立取得資料和報告，並檢視供應鏈中各階段的業務交易狀態？很多時候，這些加值服務的可用性是比成本本身更重要的決定因素。

提供者的覆蓋範圍是多少？

您有多少業務夥伴已經使用特定的 VAN？提供商是否在您的行業領域內擁有強大的安裝基礎？提供商是否在全球設有據點，不僅可以交換文件，還可以提供當地客戶支援。

提供商的定價結構是什麼？

大多數 EDI 服務都是以文件中的千字元 (KC) 數量來收費，但其他因素也很重要，例如及時交付是否重要以及交換的交易量。大多數 VAN 都提供彈性的定價結構，包括隨用隨付、按月或按年訂購。

提供商在您的產業中有什麼影響力？

供應商是否積極參與您所在行業的主要行業協會？它是否在全球 EDI 標準機構中扮演積極的角色？

EDI 網路供應商明天還會存在嗎？

供應商是否有良好的往績記錄，以及是否可能在可預見的未來繼續存在？那些擁有全球據點、最全面的服務範圍，以及無論身處何地都能提供支援的組織，才有可能生存下去。您的 VAN 會給您這些嗎？

步驟 6：將 EDI 與業務整合

對於大多數 EDI 系統而言，最大的開發任務就是將 EDI 系統與現有的企業應用程式整合。業務夥伴和 EDI 標準所需的資料必須「映射」到現有系統所包含的資料上。

在購買必要的硬體和/或軟體以支援您的 EDI 解決方案後，接下來必須由熟練的 EDI 程式設計人員將需求轉換為現實。員工必須完全瞭解 EDI 標準、內部系統和通訊協定。需要執行的基本任務包括(1) 將 EDI 與您的內部 (ERP) 業務系統整合，也就是擷取和載入資料；(2) 將擷取的資料映射 (關聯) 至 EDI 交易的適當區段和資料元素，以建立 EDI 文件，並提供封套和其他必要的資料；(3) 安裝和設定傳送和接收文件的通訊軟體。每個流程都可能非常複雜，尤其是當您有許多業務合作夥伴（例如客戶）時，每個合作夥伴都有自己的需求。這就是為什麼需要優秀、技術熟練的員工。

原型開發方法（在系統實際編碼前開發系統原型）和電腦輔助軟體工程 (CASE) 工具有助於簡化系統開發。整合通常包含三項關鍵活動：

• 製圖的資料分析部分
• 透過 EDI 軟體進行映射
• 開發任何自訂介面程式或使用者退出程式

選擇軟體套件或 VAN 服務時，請檢查所選解決方案中已處理多少映射元素。這不僅會影響 EDI 系統與後台辦公室系統整合的難易程度，還會加速整合程序，降低客製化開發的成本。

將 EDI 與業務整合，往往能突顯出重新設計業務流程的機會，並獲得更多的效益。

步驟 7：整合整個企業的資料

在整合整個企業的資料之前，您必須進行大量的資料分析。明智的做法是在該資料的最終目的地開始此流程。例如，如果您希望使用 EDI 來處理採購訂單，首先要了解訂單處理系統的資料需求。

分析每個受影響的業務系統的一個重要原因是確保其共用資料的能力。有時需要克服障礙，例如不同的業務系統可能包含相同的資料，但格式不同。

資料通常會分成主鍵和次鍵。主要關鍵是高度重要但常見的資訊，例如客戶 PO、發票號碼、提單號碼，通常不需要 EDI 團隊多加注意，因為 IT 部門已學會尊重這些關鍵。次要關鍵是可能對個別業務夥伴或群組更為特定的資訊 - 例如部門編號、承運商代碼或產品代碼。

全行業的代碼 - 例如製藥業的標準行業代碼 (Standard Industry Code, SIC) 或藥物執法局 (Drug Enforcement Agency, DEA) 編號 - 大大促進了 EDI 的使用，因為它們使這些關鍵詞在廣泛組織中的使用標準化，而且它們通常被採納為全行業的最佳實踐。

一旦瞭解整個系統所需資料的結構，EDI 團隊就可以開始資料對應。

步驟 8：進行資料映射

一旦完成資料分析並瞭解資料結構後，就可將「映射」定義至 EDI 翻譯軟體。對於大多數的 EDI 軟體套件或 VAN 服務，EDI 協調員將能夠定義地圖。

映射定義了 EDI 交易中的資料與內部系統中的資料之間的關係。EDI 軟體儲存地圖，通常以表格形式儲存。當交易進入系統時，EDI Translator 會使用地圖來決定每個傳入欄位的位置，以及資料是否需要重新格式化。

映射的主要目標是盡可能避免自訂介面的需求 - 尤其是針對個別業務夥伴的自訂編輯。資料格式越標準化，系統效能就越好，對特定程式設計的需求也越少。

步驟 9：設立試驗計畫

一旦組織已經將其 EDI 系統的開發和測試做到最好，就會與選定的業務合作夥伴以試點模式進行進一步的系統測試。EDI 試點非常重要。它能讓組織精進自己的系統、顯示可達到的效益，並確保能與業務夥伴整合。

組織應與少數商業夥伴建立試點專案。擁有最多 EDI 經驗的組織是最佳的試點合作夥伴。要取得成功，試點必須著重於一個主要的 EDI 應用程式，例如簡單的採購訂單。

首先將文件傳送至試點合作夥伴，由他們確認文件是否可以準確處理。試點合作夥伴隨後會傳回資料進行測試。當每項測試順利完成後，每個試點合作夥伴便開始傳送真正的訂單，以測試系統處理日常業務的能力。

然而，在業務合作夥伴雙方對 EDI 系統的效能完全滿意之前，紙本交易是不會被消除的。

然後，必須從內部角度分析試點專案的結果，以回答下列問題：

• EDI 系統是否能維持足夠的控制？
• 該系統是否看起來提供了原始 EDI 研究中預測的效益？
• 系統能否處理預期的 EDI 流量？
• 內部使用者對結果滿意嗎？

步驟 10：向業務夥伴推出 EDI

如果您是與您的業務合作夥伴共同啟動該計畫 - 例如，您希望您的所有供應商都能透過 EDI 接收您的採購訂單，並返回 EDI 發票 - 則您必須擁有熟練的資源，以開發、管理和維護向您的供應商社群推出的 EDI 計畫。

這包括

• 調查您的社群以瞭解每個供應商的 EDI 準備程度
• 制定並執行社區溝通計劃，以傳達您的計劃目標，並提供所需的教育
• 提供各種 EDI 選項，例如為尚未準備好將 EDI 整合至後端系統的供應商提供網頁式表格或 Excel 式選項
• 支援各供應商完成啟動程序

即使在向您的業務夥伴推出 EDI 後，您仍需要持續管理和維護您的方案。投資於熟練的人力資源來管理您的 EDI 計畫，包括

• 監控通訊並 排除故障，以確 保文件繼續流通
• 在問題發生時，全天候回應合作夥伴的詢問
• 報告業務夥伴的活動和系統使用情況
• 在您或您的合作夥伴增加新文件、更改現有文件或升級溝通流程時，更新翻譯地圖和/或溝通協定