成功实施电子数据交换的 10 步结构化流程

步骤 1：制定组织结构

电子数据交换是一项重大投资，从一开始就建立正确的组织结构将随着计划的发展而带来收益。

结构的关键要素包括

• EDI 协调员：拥有丰富的 EDI 交付经验的 IT 专业人员。协调员可以来自组织内部，也可以从外部聘用，这取决于组织已有的 EDI 经验
• 指导委员会：该委员会由电子数据交换协调员领导，通常由受影响业务单位的部门主管、信息技术主管和法律代表组成。
• 高级管理层赞助：与任何大型 IT 计划一样，要想成功实施 EDI，高级管理层必须做出承诺
• 专门的 EDI 团队：EDI 小组将负责系统的实际实施。

作为其职能的重要组成部分，电子数据交换协调员必须与受电子数据交换计划影响的公司各部门保持沟通，以确保他们的支持和认同。这种持续的沟通对于教育所有组织了解电子数据交换计划将如何使他们受益以及如何影响他们的流程至关重要。

步骤 2：进行战略审查

这项分析确定了最有可能部署 EDI 的企业应用，并确定了向 EDI 转换的优先次序。为此，需要考虑的因素包括供应商、客户或其他业务伙伴的数量，以及交易量和交易类型。它包括对每个职能领域现有系统的说明，以及对电子数据交换将如何改进这些系统的解释。

每种业务文件的签发和接收都基于一套人工和机器程序系统，所有这些程序都必须记录在案并进行分析，以提高电子数据交换的效率。为了取得最佳效果，目标应该是改善业务周期，而不是简单地实现自动化。

可以 EDI：

• 消除业务周期中多余的步骤？
• 消除多余的数据输入？
• 减少人工操作？
• 缩小库存规模？
• 通过加快货物交付来改善客户服务？
• 改善与商业伙伴的关系？
• 促进更大的业务战略，如准时化生产？

充分回答这些问题将突出说明哪些商业周期可能从实施电子数据交换中获益最多。

步骤 3：进行深入分析

战略审查突出了电子数据交换在贵组织的哪些方面可以产生最大效益。不过，在选择最初关注哪个商业周期之前，还需要考虑其他因素。

这些考虑因素包括

• 组织的哪个部门最适合使用电子数据交换？
• 哪个周期实施电子数据交换的成本最低？
• 哪种方法能最大限度地节省开支/增加利润？

要回答这些问题，需要进行不同类型的分析。许多公司使用两种有效的工具：

• 成本效益分析（CBA）
  这项分析进一步确定了最有可能部署 EDI 的企业应用，并确定了向 EDI 转换的优先次序。它包括对每个职能领域现有系统的说明，以及对电子数据交换将如何改进这些系统的解释。每种业务文件的收发都基于一套人工和机器程序系统，所有这些程序都必须记录在案并进行分析，以提高电子数据交换的效率。为了取得最佳效果，目标应该是改善业务周期，而不是简单地实现自动化。
• 电子数据交换调查
  对企业的客户和供应商进行电子数据交换调查，是为了确保所建立的任何电子数据交换系统都能在广泛的业务伙伴网络中或在一小部分数量大、价值高的业务伙伴中得到支持。调查应包括现有的基础技术和技能水平。它必须考虑到当前系统所需的数据类型、业务伙伴所需的数据类型以及电子数据交换标准所需的数据类型。

由于大型企业的电子数据交换计划进入试运行阶段的成本可能会非常高昂，因此必须有能力证明该计划的成本合理性。但是，它必须与电子数据交换调查结果相结合。这样，就可以编写一份涵盖以下内容的最终报告：

• 项目范围
• 说明现有系统的优缺点
• 建议的系统备选方案及其加强公司的能力
• 所需的数据集成和文件定制
• 提及已考虑但未选定的替代品
• 建议采用和拒绝采用的方法的财务数据
• 系统开发的时间安排和所需资金
• 开发和实施系统所需的人员名单
• 实施时间表

步骤 4：制定以业务为重点的 EDI 解决方案

分析步骤的结果为组织提供了制定电子数据交换系统综合规范的知识。

这包括

• 预期的电子数据交换流量和支持该流量所需的 IT 基础设施
• 内部网络基础设施支持电子数据交换数据的能力
• 管理与业务合作伙伴的通信所需的网络连接
• 为确保内部系统符合业务合作伙伴所需的数据和电子数据交换标准而需要进行的程序设计
• 集成内部系统和电子数据交换系统所需的定制量

有了这些信息，就可以设计电子数据交换系统。电子数据交换系统有两个特别重要的要素：电子数据交换翻译器和通信模式。

电子数据交换翻译器

EDI 转换器通常是从 EDI 软件公司或 EDI 网络提供商那里获得许可的软件包，其作用是解释从发送方接收到的 EDI 信息，并将其转换成接收方可以接受的格式。除了主要功能外，EDI 转换器通常还有几个子系统，包括处理 EDI 信封、文件管理、审计跟踪、合规检查和功能确认。

传播模式

您需要做出的决定之一是，与所有合作伙伴连接所需的通信类型。有四种基本方法：

1. 直接连接到每个合作伙伴--这对于连接少量业务合作伙伴非常有效。贵组织负责所有制图、翻译、技术支持和报告工作。只要大家都同意使用单一的连接协议，如 VPN 上的 FTP、Rosetta Net、Odette FTP、AS2、单一的文件格式，而且社区规模相对较小，这种方法就能很好地发挥作用。这就是早期电子数据交换的处理方式。但是，随着社区规模的扩大，这种方法就会变得非常复杂和资源密集。
2. 使用电子数据交换网络提供商- 电子数据交换网络提供商通过其 "文件邮箱 "服务促进电子文件的交换。发送方连接到 EDI 网络，并将其 EDI 交易发送到接收方的邮箱。然后，接收器连接到网络，接收其邮箱中的文件。这种方法减轻了所有社区成员支持所有通信问题的资源密集型责任，确保数据安全和不可抵赖性，同时提供审计信息、报告、备份和恢复。这种方法避免了直接模式的许多复杂性。在互联网和大型贸易网络的商业应用兴起之前，在 100% 的 EDI 社区中使用 EDI 网络/VAN 模式极为流行。它仍然是一个非常受欢迎的选择，但对于非常大的社区来说，在 EDI 网络上拥有 100% 个业务合作伙伴的情况要少得多。
3. 对交易量大的业务伙伴使用直接连接，对其他业务伙伴使用电子数据交换网络- 这种方法可以节省电子数据交换网络在与交易量大的业务伙伴进行交易时收取的交易费，同时依靠电子数据交换网络为交易量小的大量伙伴提供支持。
4. 将 EDI 程序外包给管理服务提供商，由其代表您连接整个社区- 管理服务提供商直接从您的 ERP 系统（SAP、Oracle 等）接收您的业务文档，并负责所有映射、翻译、技术支持、数据中心操作和报告。一旦文件准备好交付给您的业务合作伙伴，服务提供商就会根据各个业务合作伙伴的要求，直接或通过邮箱服务将文件交付给合作伙伴。

步骤 5：选择正确的 EDI 网络提供商 (VAN)

在选择 EDI 网络提供商时，应重点考虑您的业务需求，而不是提供商的技术能力。有许多重要问题需要考虑。

您希望 EDI 网络提供商做什么？

您是需要基本的电子数据交换服务，还是热衷于探索一系列增值服务？您是否要求提供商为您和您的合作伙伴提供培训和支持？您的供应商能否帮助您快速启用新的业务合作伙伴？您是否需要在有不良数据的文件到达您的系统之前自动将其拒收？您的服务提供商能否让您的业务人员按需独立获取数据和报告，并查看供应链各阶段的业务交易状态？通常情况下，这些增值服务的可用性是比成本本身更重要的决定因素。

提供商的覆盖范围有多大？

有多少业务合作伙伴已经在使用某个 VAN？供应商在您所在的行业领域是否拥有强大的安装基础？提供商是否在全球范围内开展业务，不仅可以交换文件，还可以提供本地客户支持。

提供商的定价结构是怎样的？

大多数电子数据交换服务按文件的千字数（KC）收费，但其他因素也很重要，如及时交付是否重要以及交换的交易量。大多数 VAN 提供灵活的定价结构，包括现收现付、按月或按年订购。

提供商在您所在行业的影响力如何？

提供商是否积极参与您所在行业的主要行业协会？是否在全球电子数据交换标准机构中发挥积极作用？

电子数据交换网络提供商明天还会存在吗？

供应商是否有良好的业绩记录，在可预见的未来是否可能继续存在？那些业务遍及全球、服务范围最全面、无论身处何地都能提供支持的组织才能生存下来。您的 VAN 提供这些服务吗？

步骤 6：将电子数据交换与业务相结合

对于大多数电子数据交换系统来说，最大的开发任务是将电子数据交换系统与现有的企业应用系统集成在一起。业务合作伙伴和 EDI 标准所需的数据必须 "映射 "到现有系统中的数据。

在购买了支持 EDI 解决方案所需的硬件和/或软件后，熟练的 EDI 编程人员必须将要求转化为现实。工作人员必须充分了解电子数据交换标准、内部系统和通信协议。需要执行的基本任务包括(1) 将 EDI 与企业内部（ERP）业务系统集成，即提取和加载数据；(2) 通过将提取的数据映射（关联）到 EDI 交易的适当分段和数据元素来创建 EDI 文档，以及提供封套和其他必要数据；(3) 安装和配置用于发送和接收文档的通信软件。这些流程中的每一个都可能非常复杂，尤其是当你有许多业务合作伙伴（如客户）时，每个合作伙伴都有自己的要求。这就是为什么需要一支技术过硬的优秀员工队伍。

原型开发方法（在系统实际编码之前开发系统原型）和计算机辅助软件工程（CASE）工具有助于简化系统开发。整合通常包括三项关键活动：

• 绘图的数据分析部分
• 通过电子数据交换软件进行映射
• 开发任何定制界面程序或用户退出程序

在选择软件包或 VAN 服务时，请检查所选解决方案中已经解决了多少制图要素。这不仅会影响 EDI 系统与后台系统集成的难易程度，还会加快集成过程，降低定制开发的成本。

将电子数据交换与业务结合起来，往往能突显出重新设计业务流程和获得更多利益的机会。

步骤 7：整合业务数据

在整合整个业务的数据之前，您必须进行大量的数据分析。明智的做法是在数据的最终目的地启动这一流程。例如，如果您希望使用 EDI 来处理采购订单，首先要做的就是了解订单处理系统的数据要求。

分析每个受影响业务系统的一个重要原因是确保其共享数据的能力。有时，需要克服一些障碍，例如不同的业务系统可能包含相同的数据，但格式不同。

数据通常分为主键和次键。主键是非常重要但又很常见的信息，例如客户 PO、发票号、提单号，通常不需要 EDI 团队过多关注，因为 IT 部门已经学会尊重这些键。次要密钥是指可能与单个业务伙伴或集团更为相关的信息，如部门编号、承运商代码或产品代码。

全行业代码（如制药业的标准行业代码 (SIC) 或药品管理局 (DEA) 编号）极大地促进了电子数据交换的使用，因为它们使这些关键字在众多组织中的使用标准化，而且它们通常被作为全行业的最佳实践而采用。

一旦了解了整个系统所需的数据结构，EDI 团队就可以开始进行数据映射。

步骤 8：绘制数据图

一旦完成数据分析并理解了数据结构，"地图 "就会被定义到 EDI 翻译软件中。对于大多数 EDI 软件包或 VAN 服务，EDI 协调员都可以定义地图。

地图定义了 EDI 交易中的数据与内部系统中的数据之间的关系。电子数据交换软件通常以表格形式存储地图。当交易进入系统时，EDI 转换器会使用地图来确定每个输入字段的位置，以及是否需要重新格式化数据。

映射的主要目标是尽可能避免需要自定义界面，特别是每个业务伙伴的自定义编辑。数据格式越标准化，系统性能就越好，对特定编程的需求就越少。

步骤 9：设立试点项目

一旦一个组织尽其所能开发并测试了其电子数据交换系统，就会与选定的业务伙伴以试验模式进行进一步的系统测试。电子数据交换试点至关重要。它使组织能够完善自己的系统，展示可实现的效益，并确保能够与业务合作伙伴集成。

各组织应与少数商业伙伴一起设立试点项目。电子数据交换经验最丰富的组织是最佳试点合作伙伴。要取得成功，试点必须侧重于一个主要的 EDI 应用，如简单的采购订单。

首先将文件传输给试点合作伙伴，由他们确认文件是否可以准确处理。然后，试点合作伙伴返回数据进行测试。随着每项测试的顺利完成，每个试点合作伙伴都开始发送真实订单，以测试系统处理日常业务的能力。

但是，在业务伙伴双方都对电子数据交换系统的良好运行完全满意之前，纸质交易是不会消除的。

然后，必须从内部角度对试点项目的结果进行分析，以回答以下问题：

• 电子数据交换系统能否保持足够的控制？
• 该系统似乎提供了最初的电子数据交换研究中预计的效益吗？
• 系统能否处理预期的电子数据交换流量？
• 内部用户对结果是否满意？

步骤 10：向业务合作伙伴推广电子数据交换

如果您是与您的业务合作伙伴一起启动该计划的发起人--例如，您希望您的所有供应商都能通过 EDI 接收您的采购订单并返回 EDI 发票--您必须拥有熟练的资源来开发、管理和维护面向供应商群体的 EDI 推广计划。

这包括

• 调查你的社区，了解每个供应商的电子数据交换准备程度
• 制定并实施社区交流计划，传达计划目标并提供所需的教育
• 为尚未准备好将电子数据交换与其后端系统集成的供应商提供各种电子数据交换选项，如基于网络的表格或基于 Excel 的选项
• 在启动过程中为每个供应商提供支持

即使在向您的业务合作伙伴推出 EDI 后，您也需要持续管理和维护您的计划。投资于有技能的人力资源，以管理您的电子数据交换计划，包括

• 监控通信 并排除故障，确保文件继续流通
• 对合作伙伴提出的问题进行 24×7 全天候答复
• 报告业务伙伴的活动和系统使用情况
• 在您或您的合作伙伴添加新文件、修改现有文件或升级其沟通流程时，更新翻译地图和/或沟通协议