O que é EDI (Electronic Data Interchange)?

Comunicação entre computadores

O EDI substitui os métodos tradicionais, como correio postal, fax e e-mail. Embora o e-mail seja eletrônico, ele ainda exige intervenção humana para processar documentos e inseri-los em vários sistemas. Esse manuseio manual torna as coisas mais lentas e introduz erros. Aproveitando um processo de EDI, os documentos são enviados diretamente para um sistema de gerenciamento de pedidos, por exemplo, onde o pedido pode ser acessado imediatamente e para acesso e gerenciamento imediatos, sem a necessidade de redigitar os dados.

Processo manual: Envolve papel, pessoas e atrasos.

Processo EDI: Totalmente automatizado - sem papel, sem pessoas, com resultados mais rápidos.

Quem usa EDI?

A EDI é usada em uma ampla gama de setores, incluindo varejo, manufatura, saúde, logística, automotivo e financeiro. Ele oferece suporte à troca contínua de documentos comerciais essenciais entre parceiros comerciais (também chamados de parceiros de negócios) para otimizar os processos de pedido para pagamento (O2C) e de compra para pagamento (P2P).

Ao aproveitar a automação de EDI, as empresas podem aumentar a eficiência, reduzir os tempos de ciclo e melhorar a precisão dos dados em cadeias de suprimentos e redes de serviços complexas.

Documentos comerciais comuns trocados via EDI

O EDI é usado para trocar muitos tipos de documentos comerciais, cada um com um código específico de conjunto de transações EDI X12, como, por exemplo:

• Pedidos de compra (EDI 850): Usado para fazer pedidos de mercadorias ou serviços.
• Faturas (EDI 810): Enviadas por um vendedor para solicitar o pagamento de mercadorias ou serviços entregues.
• Avisos prévios de embarque (ASNs) (EDI 856): Detalha o conteúdo de uma remessa antes da chegada.
• Conhecimentos de embarque (EDI 211): Fornece informações sobre remessa e transportadora para o manuseio de fretes.
• Documentos alfandegários (EDI 309, 310, 315): Usados para registro alfandegário e relatórios de transporte (por exemplo, manifesto de carga, recibo de frete, detalhes de status).
• Relatórios de inventário (EDI 846): Comunica os níveis de estoque, a disponibilidade e a movimentação.
• Atualizações de status de remessa (EDI 214): Fornece atualizações sobre o status de uma remessa em trânsito.
• Instruções de pagamento (EDI 820): Detalha as transações de pagamento, como aviso de remessa ou transferências de fundos.

 Veja uma lista abrangente de padrões de documentos EDI →

Formato padronizado

Para garantir o processamento preciso pelo computador, o EDI usa formatos padronizados. Esses padrões definem a estrutura e o tipo de cada elemento de dados (por exemplo, formatos de data, valores numéricos).

Sem um padrão compartilhado, os sistemas não conseguiriam se entender - da mesma forma que alguém que fala apenas inglês pode não entender japonês.

Os padrões populares de EDI incluem:

• ANSI X12
• EDIFACT
• TRADACOMS
• EbXML

Cada padrão tem várias versões (por exemplo, ANSI 5010, EDIFACT D12A). Os parceiros de negócios devem concordar com o padrão e a versão antes de trocar documentos.

Os tradutores de EDI, sejam elessoftwares internos ou serviços de terceiros, convertem esses documentos padronizados em formatos internos utilizáveis por aplicativos comerciais.

Entre em contato com um especialista em EDI para explorar as opções de tradutor de EDI no local e na nuvem →

Gerenciando a complexidade do EDI

Se você já estiver usando EDI, é possível ter muito de uma coisa boa. Originalmente destinado a simplificar a troca de documentos comerciais, o EDI evoluiu para um cenário complexo de tipos de documentos, padrões, versões, protocolos e requisitos regulamentares variados. Como resultado, muitas organizações agora gerenciam vários sistemas e fornecedores de EDI apenas para se manterem atualizadas.

Se isso lhe parece familiar, continue lendo para saber mais sobre os benefícios e riscos da consolidação de fornecedores de EDI.