Ein strukturierter 10-Schritte-Prozess für eine erfolgreiche EDI-Einführung

Schritt 1: Entwicklung der Organisationsstruktur

EDI ist eine bedeutende Investition, und die Entwicklung der richtigen Organisationsstruktur von Anfang an wird sich im Laufe der Entwicklung des Programms auszahlen.

Die wichtigsten Elemente der Struktur sind:

• Der EDI-Koordinator: Ein IT-Fachmann mit umfassender Erfahrung in der Bereitstellung von EDI. Der Koordinator kann aus dem Unternehmen kommen oder extern eingestellt werden, je nachdem, wie viel EDI-Erfahrung das Unternehmen bereits hat
• Der Lenkungsausschuss: Unter der Leitung des EDI-Koordinators besteht der Ausschuss in der Regel aus den Abteilungsleitern der betroffenen Geschäftsbereiche, dem Leiter der IT-Abteilung und Vertretern der Rechtsabteilung.
• Sponsor aus der Geschäftsleitung: Wie bei jedem größeren IT-Programm ist das Engagement der Geschäftsleitung erforderlich, wenn die EDI-Einführung ein Erfolg werden soll.
• Engagiertes EDI-Team: Das EDI-Team wird für die eigentliche Implementierung des Systems verantwortlich sein.

Ein wichtiger Teil der Aufgabe des EDI-Koordinators besteht darin, mit allen Bereichen des Unternehmens, die von dem EDI-Programm betroffen sind, in Kontakt zu bleiben, um deren Unterstützung und Akzeptanz sicherzustellen. Diese ständige Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um alle Organisationen darüber zu informieren, wie das EDI-Programm ihnen zugute kommt und wie es sich auf ihre Prozesse auswirken wird.

Schritt 2: Durchführen einer strategischen Überprüfung

Bei dieser Analyse werden die für eine EDI-Einführung am ehesten in Frage kommenden Unternehmensanwendungen ermittelt und Prioritäten für die Umstellung auf EDI festgelegt. Zu diesem Zweck werden Faktoren wie die Anzahl der Lieferanten, Kunden oder anderer Geschäftspartner sowie das Volumen und die Art der auszutauschenden Transaktionen berücksichtigt. Es enthält eine Beschreibung der derzeitigen Systeme in jedem Funktionsbereich und eine Erläuterung, wie EDI diese verbessern wird.

Die Ausstellung und der Empfang jeder Art von Geschäftsdokument basiert auf einem System menschlicher und maschineller Verfahren, die alle dokumentiert und im Hinblick auf EDI-Effizienz analysiert werden müssen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollte das Ziel darin bestehen, den Geschäftszyklus zu verbessern, anstatt ihn einfach zu automatisieren.

Kann EDI:

• Überflüssige Schritte aus dem Geschäftszyklus eliminieren?
• Redundante Dateneingabe eliminieren?
• Den manuellen Aufwand reduzieren?
• Den Umfang der Bestände verringern?
• Verbessern Sie den Kundenservice, indem Sie die Lieferung von Waren beschleunigen?
• Die Beziehungen zu Geschäftspartnern verbessern?
• Erleichterung größerer Geschäftsstrategien, wie Just-in-Time-Fertigung?

Eine vollständige Beantwortung dieser Fragen wird die Geschäftszyklen aufzeigen, die am meisten von der Einführung von EDI profitieren dürften.

Schritt 3: Durchführung einer eingehenden Analyse

Die strategische Überprüfung zeigt auf, wo in Ihrem Unternehmen EDI den größten Nutzen haben könnte. Es gibt jedoch noch weitere Elemente, die zu berücksichtigen sind, bevor Sie sich entscheiden, auf welchen Geschäftszyklus Sie sich zunächst konzentrieren wollen.

Zu diesen Überlegungen gehören:

• Welcher Teil des Unternehmens ist am ehesten bereit für EDI?
• Welcher Zyklus wird die geringsten Kosten für die Einführung von EDI verursachen?
• Welches wird die größten Einsparungen bzw. die größte Rentabilitätssteigerung bringen?

Antworten auf diese Fragen erfordern eine andere Art von Analyse. Viele Unternehmen verwenden zwei wirksame Instrumente:

• Kosten-Nutzen-Analyse (CBA)
  In dieser Analyse werden die wahrscheinlichsten Unternehmensanwendungen für den EDI-Einsatz ermittelt und Prioritäten für die Umstellung auf EDI festgelegt. Sie enthält eine Beschreibung der derzeitigen Systeme in jedem Funktionsbereich und eine Erklärung, wie EDI diese verbessern wird. Die Ausgabe und der Empfang jeder Art von Geschäftsdokument basiert auf einem System menschlicher und maschineller Verfahren, die alle dokumentiert und im Hinblick auf EDI-Effizienz analysiert werden müssen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollte das Ziel darin bestehen, den Geschäftszyklus zu verbessern, anstatt ihn einfach zu automatisieren.
• Die EDI-Befragung
  Die EDI-Befragung der Kunden und Lieferanten eines Unternehmens soll sicherstellen, dass jedes EDI-System, das geschaffen wird, von einem großen Geschäftspartnernetz oder einer kleinen Gruppe von Geschäftspartnern mit hohem Volumen und hohem Wert unterstützt werden kann. Die Untersuchung sollte die zugrundeliegenden Technologien und das verfügbare Qualifikationsniveau umfassen. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Art von Daten die derzeitigen Systeme benötigen, welche Art von Daten die Geschäftspartner benötigen und welche Daten die EDI-Standards erfordern.

Da das Erreichen der Pilotphase eines EDI-Programms für eine große Organisation extrem kostspielig sein kann, ist die Fähigkeit, das Programm kostenmäßig zu rechtfertigen, von wesentlicher Bedeutung. Sie muss jedoch mit den Ergebnissen der EDI-Umfrage kombiniert werden. Auf diese Weise kann ein abschließender Bericht erstellt werden:

• Der Umfang des Projekts
• Beschreibung der Stärken und Schwächen der bestehenden Systeme
• Empfohlene Systemalternative und deren Fähigkeit zur Stärkung des Unternehmens
• Erforderliche Datenintegration und Dokumentenanpassung
• Hinweis auf geprüfte, aber nicht ausgewählte Alternativen
• Finanzdaten zu empfohlenen und abgelehnten Konzepten
• Zeitplan für die Entwicklung des Systems und benötigte Mittel
• Liste des für die Entwicklung und Einführung des Systems erforderlichen Personals
• Zeitplan für die Umsetzung

Schritt 4: Entwicklung einer geschäftsorientierten EDI-Lösung

Die Ergebnisse des Analyseschrittes liefern einer Organisation das Wissen, um eine umfassende Spezifikation für das EDI-System zu entwickeln.

Dazu gehören:

• Das erwartete EDI-Verkehrsvolumen und die dafür erforderliche IT-Infrastruktur
• Die Kapazität der internen Netzinfrastruktur zur Unterstützung von EDI-Daten
• Die für die Abwicklung des Datenverkehrs mit Geschäftspartnern erforderlichen Netzwerkverbindungen
• Die Programmierung, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die internen Systeme mit den von den Geschäftspartnern benötigten Daten und den EDI-Standards übereinstimmen
• Der Umfang der Anpassungen, die für die Integration interner und EDI-Systeme erforderlich sind

Mit diesen Informationen kann ein EDI-System entworfen werden. Es gibt zwei besonders wichtige Elemente eines EDI-Systems: den EDI-Übersetzer und das Kommunikationsmodell.

Der EDI-Übersetzer

In der Regel handelt es sich um ein Paket, das von einem EDI-Softwareunternehmen oder einem EDI-Netzbetreiber lizenziert wird. Die Aufgabe des EDI-Translators besteht darin, die vom Absender erhaltenen EDI-Informationen zu interpretieren und in ein Format zu übersetzen, das der Empfänger verarbeiten kann. Zusätzlich zu seiner Hauptfunktion verfügt ein EDI-Translator häufig über mehrere Untersysteme, darunter die Bearbeitung der EDI-Umschläge, die Dokumentenverwaltung, Prüfpfade, die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften und funktionale Bestätigungen.

Das Kommunikationsmodell

Eine der Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die Art der Kommunikation, die Sie für die Verbindung mit allen Ihren Partnern benötigen. Es gibt vier grundlegende Ansätze:

1. Stellen Sie eine direkte Verbindung zu jedem einzelnen Partner her - dies eignet sich gut für die Verbindung mit einer kleinen Anzahl von Geschäftspartnern. Ihr Unternehmen ist für alle Zuordnungen, Übersetzungen, den technischen Support und die Berichterstattung verantwortlich. Solange sich alle auf ein einziges Verbindungsprotokoll einigen, z.B. FTP über VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, ein einziges Dokumentenformat und die Gemeinschaft relativ klein bleibt, funktioniert dieser Ansatz gut. So wurde EDI in der Anfangszeit gehandhabt. Mit zunehmender Größe Ihrer Gemeinschaft wird dieser Ansatz jedoch sehr komplex und ressourcenintensiv.
2. Nutzung eines EDI-Netzanbieters - Der EDI-Netzanbieter erleichtert den Austausch elektronischer Dokumente über seinen "Dokumentenbriefkasten"-Dienst. Der Absender verbindet sich mit dem EDI-Netz und sendet seine EDI-Transaktionen an die Mailbox des Empfängers. Der Empfänger verbindet sich dann mit dem Netz, um die Dokumente in seiner Mailbox zu empfangen. Dieser Ansatz entlastet alle Mitglieder der Gemeinschaft von der ressourcenintensiven Verantwortung für die Unterstützung aller Kommunikationsfragen, gewährleistet Datensicherheit und Nichtabstreitbarkeit und bietet gleichzeitig Audit-Informationen, Berichterstattung, Backup und Wiederherstellung. Dieser Ansatz vermeidet viele der Komplexitäten des direkten Modells. Die Nutzung des EDI-Netzwerk/VAN-Modells für 100 % einer EDI-Gemeinschaft war vor dem Aufkommen der kommerziellen Nutzung des Internets und großer Handelsnetze sehr beliebt. Es ist nach wie vor eine sehr beliebte Option, aber bei sehr großen Gemeinschaften ist es viel seltener, dass 100 % der Geschäftspartner am EDI-Netz angeschlossen sind.
3. Verwenden Sie Direct Connects für Ihre Geschäftspartner mit hohem Transaktionsvolumen und nutzen Sie das EDI-Netz für den Rest - Dieser Ansatz spart die Transaktionsgebühren, die von den EDI-Netzen für den Handel mit den Geschäftspartnern mit hohem Transaktionsvolumen erhoben werden, während Sie sich auf das EDI-Netz verlassen, um die große Anzahl von Partnern mit geringem Transaktionsvolumen zu unterstützen.
4. Outsourcing des EDI-Programms an einen Managed-Services-Anbieter, der in Ihrem Namen die Verbindung zu Ihrer gesamten Community herstellt - Der Managed-Services-Anbieter erhält Ihre Geschäftsdokumente direkt aus Ihrem ERP-System (SAP, Oracle usw.) und übernimmt die Verantwortung für das gesamte Mapping, die Übersetzung, den technischen Support, den Rechenzentrumsbetrieb und die Berichterstattung. Sobald die Dokumente für die Zustellung an Ihre Geschäftspartner bereit sind, stellt der Dienstleister sie entweder direkt an die Partner oder über den Mailbox-Service zu, je nach den individuellen Anforderungen der Geschäftspartner.

Schritt 5: Wählen Sie den richtigen EDI-Netzwerkanbieter (VAN)

Bei der Auswahl eines EDI-Netzwerkanbieters sollten Sie sich mehr auf Ihre geschäftlichen Anforderungen als auf die technischen Fähigkeiten des Anbieters konzentrieren. Es gibt viele wichtige Aspekte zu berücksichtigen.

Was soll der EDI-Netzbetreiber tun?

Benötigen Sie einen einfachen EDI-Dienst oder möchten Sie eine Reihe von Mehrwertdiensten in Anspruch nehmen? Benötigen Sie von Ihrem Anbieter Schulungen und Unterstützung für Sie und Ihre Partner? Kann Ihr Anbieter Ihnen helfen, neue Geschäftspartner schnell einzubinden? Benötigen Sie eine automatische Ablehnung von Dokumenten mit fehlerhaften Daten, bevor sie Ihr System erreichen? Kann Ihr Dienstleister Ihre Mitarbeiter in der Geschäftsleitung in die Lage versetzen, unabhängig Daten und Berichte nach Bedarf abzurufen und den Status Ihrer Geschäftsvorgänge in allen Phasen der Lieferkette einzusehen? Oftmals ist die Verfügbarkeit dieser Mehrwertdienste ein wichtigerer Faktor für Ihre Entscheidung als die Kosten allein.

Wie groß ist die Reichweite des Providers?

Wie viele Ihrer Geschäftspartner nutzen bereits ein bestimmtes VAN? Verfügt der Anbieter über eine starke installierte Basis in Ihrem Wirtschaftszweig? Verfügt der Anbieter über eine globale Präsenz, nicht nur für den Austausch von Dokumenten, sondern auch für die Bereitstellung von Kundensupport vor Ort.

Wie ist die Preisstruktur des Providers?

Die meisten EDI-Dienste berechnen die Kosten nach der Anzahl der Kilo-Zeichen (KC) in einem Dokument, aber auch andere Faktoren spielen eine Rolle, z. B. die Frage, ob die rechtzeitige Zustellung wichtig ist, und das Volumen der ausgetauschten Transaktionen. Die meisten VANs bieten flexible Preisstrukturen an, darunter Pay-as-you-go, Monats- oder Jahresabonnements.

Wie groß ist der Einfluss des Providers in Ihrer Branche?

Ist der Anbieter aktiv in den wichtigsten Branchenverbänden Ihres Sektors vertreten? Spielt er eine aktive Rolle in den weltweiten EDI-Standardisierungsgremien?

Wird es den EDI-Netzbetreiber morgen noch geben?

Hat der Anbieter eine nachgewiesene Erfolgsbilanz und wird er wahrscheinlich auch in absehbarer Zukunft bestehen? Die Organisationen mit globaler Reichweite, dem umfassendsten Dienstleistungsangebot und der Fähigkeit, unabhängig vom weltweiten Standort Support zu leisten, werden überleben. Bietet Ihnen Ihr VAN all dies?

Schritt 6: Integration von EDI in das Unternehmen

Bei den meisten EDI-Systemen besteht die größte Entwicklungsaufgabe in der Integration von EDI-Systemen in bestehende Unternehmensanwendungen. Die von den Geschäftspartnern und den EDI-Standards geforderten Daten müssen auf die in den bestehenden Systemen enthaltenen Daten "abgebildet" werden.

Nach dem Kauf der erforderlichen Hardware und/oder Software zur Unterstützung Ihrer EDI-Lösung muss ein qualifizierter EDI-Programmierer die Anforderungen in die Realität umsetzen. Die Mitarbeiter müssen mit den EDI-Standards, den internen Systemen und den Kommunikationsprotokollen bestens vertraut sein. Zu den grundlegenden Aufgaben, die durchgeführt werden müssen, gehören: (1) die Integration von EDI in Ihre internen (ERP-)Geschäftssysteme, d. h. das Extrahieren und Laden von Daten; (2) die Erstellung der EDI-Dokumente durch Zuordnung (Korrelation) der extrahierten Daten zu den richtigen Segmenten und Datenelementen der EDI-Transaktionen sowie die Bereitstellung der Umschlag- und anderer erforderlicher Daten; und (3) die Installation und Konfiguration der Kommunikationssoftware für den Versand und Empfang von Dokumenten. Jeder dieser Prozesse kann sehr komplex sein, vor allem, wenn Sie viele Geschäftspartner haben, z. B. Kunden, von denen jeder seine eigenen Anforderungen hat. Deshalb braucht man gute, technisch versierte Mitarbeiter.

Prototyping-Methoden, bei denen Systemprototypen entwickelt werden, bevor die Systeme tatsächlich kodiert werden, und Computer Aided Software Engineering (CASE)-Werkzeuge helfen, die Systementwicklung zu rationalisieren. Die Integration besteht in der Regel aus drei Hauptaktivitäten:

• Der Datenanalyse-Teil des Mappings
• Mapping über die EDI-Software
• Entwicklung von benutzerdefinierten Schnittstellenprogrammen oder User-Exits

Prüfen Sie bei der Auswahl eines Softwarepakets oder eines VAN-Dienstes, wie viele der Mapping-Elemente in der gewählten Lösung bereits berücksichtigt sind. Dies wirkt sich nicht nur darauf aus, wie leicht sich das EDI-System mit Back-Office-Systemen integrieren lässt, sondern beschleunigt auch den Integrationsprozess und verringert die Kosten für die kundenspezifische Entwicklung.

Die Integration von EDI in das Unternehmen zeigt oft Möglichkeiten auf, den Geschäftsprozess neu zu gestalten und weitere Vorteile zu erzielen.

Schritt 7: Integrieren Sie Daten im gesamten Unternehmen

Vor der unternehmensweiten Integration von Daten müssen Sie eine umfangreiche Datenanalyse durchführen. Es ist ratsam, diesen Prozess dort zu beginnen, wo die Daten letztendlich ankommen. Wenn Sie z. B. EDI für Ihre Bestellungen nutzen wollen, müssen Sie zunächst die Datenanforderungen des Auftragsbearbeitungssystems verstehen.

Ein wichtiger Grund für die Analyse jedes betroffenen Geschäftssystems ist die Sicherstellung seiner Fähigkeit, Daten gemeinsam zu nutzen. Manchmal müssen Hindernisse überwunden werden, z. B. wenn verschiedene Geschäftssysteme die gleichen Daten enthalten, aber in unterschiedlichen Formaten.

Die Daten werden häufig in Primär- und Sekundärschlüssel unterteilt. Bei einem Primärschlüssel handelt es sich um eine äußerst wichtige, aber allgemeine Information - z. B. Kundenbestellnummer, Rechnungsnummer, Frachtbriefnummer - und erfordert oft weniger Aufmerksamkeit seitens des EDI-Teams, da die IT-Abteilungen gelernt haben, diese Schlüssel zu beachten. Sekundärschlüssel sind Informationen, die sich eher auf einen einzelnen Geschäftspartner oder eine Gruppe beziehen, wie z. B. eine Abteilungsnummer, ein Speditionscode oder ein Produktcode.

Branchenweite Codes - wie der Standard Industry Code (SIC) oder die Nummer der Drug Enforcement Agency (DEA) in der Pharmabranche - erleichtern die Nutzung von EDI erheblich, da sie die Verwendung dieser Schlüssel in einer Vielzahl von Unternehmen standardisieren und häufig als Best Practice in einer Branche übernommen werden.

Sobald die Struktur der im System benötigten Daten bekannt ist, kann das EDI-Team mit dem Datenmapping beginnen.

Schritt 8: Data Mapping durchführen

Sobald die Datenanalyse abgeschlossen ist und die Datenstrukturen verstanden sind, wird die "Map" für die EDI-Übersetzungssoftware definiert. Bei den meisten EDI-Softwarepaketen oder VAN-Diensten ist der EDI-Koordinator in der Lage, die Abbildung zu definieren.

Die Zuordnung definiert, wie die Daten in der EDI-Transaktion mit den Daten im internen System zusammenhängen. Die EDI-Software speichert die Zuordnung, normalerweise in Tabellenform. Wenn eine Transaktion in das System eingeht, verwendet der EDI-Translator die Map, um festzustellen, wo jedes eingehende Feld hingehört und ob die Daten neu formatiert werden müssen.

Das Hauptziel des Mappings besteht darin, die Notwendigkeit benutzerdefinierter Schnittstellen so weit wie möglich zu vermeiden - insbesondere benutzerdefinierte Bearbeitungen für einzelne Geschäftspartner. Je mehr die Datenformate standardisiert sind, desto besser ist die Systemleistung und desto geringer ist der Bedarf an spezifischer Programmierung.

Schritt 9: Einrichtung eines Pilotprojekts

Sobald ein Unternehmen sein EDI-System bestmöglich entwickelt und getestet hat, werden weitere Systemtests im Pilotmodus mit ausgewählten Geschäftspartnern durchgeführt. Der EDI-Pilot ist von entscheidender Bedeutung. Er ermöglicht es einer Organisation, ihr eigenes System zu verfeinern, die Vorteile aufzuzeigen, die erzielt werden können, und sicherzustellen, dass es mit Geschäftspartnern integriert werden kann.

Unternehmen sollten ein Pilotprojekt mit einer kleinen Anzahl von Geschäftspartnern einrichten. Die Unternehmen mit der größten EDI-Erfahrung sind die besten Pilotpartner. Um erfolgreich zu sein, muss sich das Pilotprojekt auf eine primäre EDI-Anwendung konzentrieren, z. B. auf einfache Bestellungen.

Beginnen Sie mit der Übermittlung von Dokumenten an die Pilotpartner, die bestätigen, dass die Dokumente korrekt verarbeitet werden können. Die Pilotpartner senden dann Daten zu Testzwecken zurück. Sobald jeder dieser Tests erfolgreich abgeschlossen ist, beginnt jeder Pilotpartner mit der Übermittlung echter Aufträge, wodurch die Fähigkeit des Systems zur Abwicklung des Tagesgeschäfts getestet wird.

Papiertransaktionen werden jedoch erst dann abgeschafft, wenn beide Geschäftspartner von der Leistungsfähigkeit des EDI-Systems überzeugt sind.

Die Ergebnisse des Pilotprojekts müssen dann aus einer internen Perspektive analysiert werden, um die folgenden Fragen zu beantworten:

• Kann das EDI-System eine angemessene Kontrolle gewährleisten?
• Scheint das System die in der ursprünglichen EDI-Studie prognostizierten Vorteile zu bieten?
• Kann das System den zu erwartenden EDI-Verkehr bewältigen?
• Sind die internen Nutzer mit dem Ergebnis zufrieden?

Schritt 10: EDI bei Geschäftspartnern einführen

Wenn Sie der Initiator des Programms mit Ihren Geschäftspartnern sind - Sie möchten beispielsweise, dass alle Ihre Lieferanten Ihre Bestellungen per EDI erhalten und EDI-Rechnungen zurücksenden - müssen Sie über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um ein EDI-Einführungsprogramm für Ihre Lieferantengemeinschaft zu entwickeln, zu verwalten und zu pflegen.

Dazu gehören:

• eine Umfrage in Ihrer Gemeinschaft, um den Grad der EDI-Bereitschaft der einzelnen Lieferanten zu ermitteln
• Entwicklung und Umsetzung eines Kommunikationsplans für die Gemeinde, um die Ziele Ihres Programms zu vermitteln und die notwendige Aufklärung zu leisten
• Angebot verschiedener EDI-Optionen, wie z. B. webbasierte Formulare oder Excel-basierte Optionen für diejenigen Lieferanten, die noch nicht bereit sind, EDI in ihre Back-End-Systeme zu integrieren
• Unterstützung jedes Lieferanten während des Start-up-Prozesses

Auch nach der Einführung von EDI bei Ihren Geschäftspartnern müssen Sie Ihr Programm kontinuierlich verwalten und pflegen. Investieren Sie in qualifiziertes Personal für die Verwaltung Ihres EDI-Programms, einschließlich:

• Überwachung und Behebung vonKommunikationsproblemen, um den Dokumentenfluss zu gewährleisten
• Beantwortung von Anfragen von Partnern rund um die Uhr, wenn Probleme auftreten
• Berichterstattung über die Aktivitäten der Geschäftspartner und die Nutzung des Systems
• die Aktualisierung von Übersetzungslandkarten und/oder Kommunikationsprotokollen, wenn Sie oder Ihre Partner neue Dokumente hinzufügen, Änderungen an bestehenden Dokumenten vornehmen oder ihre Kommunikationsprozesse verbessern