Ein strukturierter 10-Schritte-Prozess für eine erfolgreiche EDI-Implementierung

Schritt 1: Entwickeln Sie die organisatorische Struktur

EDI ist eine bedeutende Investition und die Entwicklung der richtigen Organisationsstruktur von Anfang an wird sich im Laufe der Entwicklung des Programms auszahlen.

Die wichtigsten Elemente der Struktur sind:

• Der EDI-Koordinator: Ein IT-Profi mit umfassender Erfahrung in der Bereitstellung von EDI. Der Koordinator kann aus dem eigenen Haus kommen oder extern eingestellt werden, je nachdem, wie viel EDI-Erfahrung das Unternehmen bereits hat.
• Der Lenkungsausschuss: Unter der Leitung des EDI-Koordinators besteht der Ausschuss in der Regel aus den Abteilungsleitern der betroffenen Geschäftsbereiche, dem IT-Leiter und Vertretern der Rechtsabteilung.
• Senior Management Sponsor: Wie bei jedem größeren IT-Programm ist das Engagement der Geschäftsleitung erforderlich, wenn die EDI-Einführung ein Erfolg werden soll.
• Engagiertes EDI-Team: Das EDI-Team wird für die eigentliche Implementierung des Systems verantwortlich sein.

Der EDI-Koordinator muss als wichtiger Teil seiner Funktion mit allen Bereichen des Unternehmens, die von dem EDI-Programm betroffen sind, in Kontakt bleiben, um deren Unterstützung und Zustimmung sicherzustellen. Diese fortlaufende Kommunikation ist wichtig, um alle Unternehmen darüber zu informieren, wie das EDI-Programm für sie von Nutzen sein wird und wie es sich auf ihre Prozesse auswirkt.

Schritt 2: Führen Sie eine strategische Überprüfung durch

Diese Analyse identifiziert die wahrscheinlichsten Unternehmensanwendungen für die EDI-Einführung und setzt Prioritäten für die Umstellung auf EDI. Zu diesem Zweck sind Faktoren wie die Anzahl der Lieferanten, Kunden oder anderer Geschäftspartner sowie der Umfang und die Art der auszutauschenden Transaktionen zu berücksichtigen. Es enthält eine Beschreibung der derzeitigen Systeme in jedem Funktionsbereich und eine Erklärung, wie EDI diese verbessern wird.

Die Ausstellung und der Empfang jeder Art von Geschäftsdokument basiert auf einem System menschlicher und maschineller Verfahren, die alle dokumentiert und im Hinblick auf EDI-Effizienz analysiert werden müssen. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte das Ziel darin bestehen, den Geschäftszyklus zu verbessern, anstatt ihn einfach zu automatisieren.

Kann EDI:

• Überflüssige Schritte aus dem Geschäftszyklus eliminieren?
• Überflüssige Dateneingaben eliminieren?
• Den manuellen Aufwand reduzieren?
• Den Umfang des Inventars reduzieren?
• Verbessern Sie den Kundenservice, indem Sie die Lieferung von Waren beschleunigen?
• Verbessern Sie die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern?
• Erleichtern Sie größere Geschäftsstrategien, wie Just-in-Time-Fertigung?

Eine vollständige Beantwortung dieser Fragen wird die Geschäftszyklen aufzeigen, die am meisten von der Einführung von EDI profitieren dürften.

Schritt 3: Vertiefte Analyse durchführen

Die strategische Überprüfung zeigt auf, wo in Ihrem Unternehmen EDI den größten Nutzen haben könnte. Es gibt jedoch noch andere Elemente, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie sich entscheiden, auf welchen Konjunkturzyklus Sie sich zunächst konzentrieren.

Diese Überlegungen umfassen:

• Welcher Teil des Unternehmens ist am ehesten bereit für EDI?
• Bei welchem Zyklus sind die Kosten für die Einführung von EDI am geringsten?
• Welches wird die größten Einsparungen bzw. die größte Rentabilitätssteigerung bringen?

Antworten auf diese Fragen erfordern eine andere Art von Analyse. Viele Unternehmen nutzen zwei effektive Instrumente:

• Kosten-Nutzen-Analyse (CBA)
  Diese Analyse identifiziert außerdem die wahrscheinlichsten Unternehmensanwendungen für die EDI-Einführung und setzt Prioritäten für die Umstellung auf EDI. Es enthält eine Beschreibung der derzeitigen Systeme in jedem Funktionsbereich und eine Erklärung, wie EDI diese verbessern wird. Die Ausgabe und der Empfang jeder Art von Geschäftsdokument basiert auf einem System menschlicher und maschineller Verfahren, die alle dokumentiert und im Hinblick auf EDI-Effizienz analysiert werden müssen. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte das Ziel darin bestehen, den Geschäftszyklus zu verbessern, anstatt ihn einfach zu automatisieren.
• Die EDI-Umfrage
  Die EDI-Befragung der Kunden und Lieferanten eines Unternehmens soll sicherstellen, dass jedes EDI-System, das erstellt wird, von einem großen Geschäftspartnernetzwerk oder einer kleinen Gruppe von Geschäftspartnern mit hohem Volumen und hohem Wert unterstützt werden kann. Die Umfrage sollte die zugrundeliegenden Technologien und das verfügbare Qualifikationsniveau umfassen. Sie muss die Art der Daten berücksichtigen, die die aktuellen Systeme benötigen, die Art der Daten, die von den Geschäftspartnern benötigt werden, und die Daten, die von den EDI-Standards gefordert werden.

Da das Erreichen der Pilotphase eines EDI-Programms für ein großes Unternehmen extrem kostspielig sein kann, ist die Fähigkeit, die Kosten des Programms zu rechtfertigen, von wesentlicher Bedeutung. Aber sie muss mit den Ergebnissen der EDI-Umfrage kombiniert werden. Auf diese Weise kann ein Abschlussbericht erstellt werden:

• Der Umfang des Projekts
• Beschreibung der Stärken und Schwächen der bestehenden Systeme
• Empfohlene Systemalternative und ihre Fähigkeit, das Unternehmen zu stärken
• Erforderliche Datenintegration und Dokumentenanpassung
• Hinweis auf geprüfte, aber nicht ausgewählte Alternativen
• Finanzdaten zu empfohlenen und abgelehnten Ansätzen
• Zeitplan der Systementwicklung und benötigte Mittel
• Liste der für die Entwicklung und Implementierung des Systems erforderlichen Mitarbeiter
• Zeitplan für die Umsetzung

Schritt 4: Entwicklung einer geschäftsorientierten EDI-Lösung

Die Ergebnisse des Analyseschritts liefern einer Organisation das Wissen, um eine umfassende Spezifikation für das EDI-System zu entwickeln.

Dies beinhaltet:

• Das Volumen des erwarteten EDI-Verkehrs und die dafür erforderliche IT-Infrastruktur
• Die Kapazität der internen Netzwerkinfrastruktur zur Unterstützung von EDI-Daten
• Die für die Verwaltung des Datenverkehrs mit Geschäftspartnern erforderlichen Netzwerkverbindungen
• Die Programmierung, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die internen Systeme mit den von den Geschäftspartnern benötigten Daten und mit den EDI-Standards übereinstimmen
• Der Umfang der Anpassungen, die für die Integration interner und EDI-Systeme erforderlich sind

Mit diesen Informationen kann ein EDI-System entworfen werden. Es gibt zwei besonders wichtige Elemente in einem EDI-System: den EDI-Übersetzer und das Kommunikationsmodell.

Der EDI-Übersetzer

In der Regel handelt es sich dabei um ein Paket, das von einem EDI-Softwareunternehmen oder einem EDI-Netzwerkanbieter lizenziert wird. Die Aufgabe des EDI-Translators besteht darin, die EDI-Informationen, die er vom Sender erhält, zu interpretieren und in ein Format zu übersetzen, das der Empfänger verarbeiten kann. Zusätzlich zu seiner Hauptfunktion verfügt ein EDI-Translator oft über mehrere Untersysteme, darunter die Bearbeitung der EDI-Umschläge, die Dokumentenverwaltung, Prüfpfade, die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften und funktionale Bestätigungen.

Das Kommunikationsmodell

Eine der Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die Art der Kommunikation, die Sie für die Verbindung mit allen Ihren Partnern benötigen. Es gibt vier grundlegende Ansätze:

1. Verbinden Sie sich direkt mit jedem einzelnen - das funktioniert gut, wenn Sie sich mit einer kleinen Anzahl von Geschäftspartnern verbinden. Ihr Unternehmen ist für die gesamte Kartierung, Übersetzung, technische Unterstützung und Berichterstattung verantwortlich. Solange sich alle auf ein einziges Verbindungsprotokoll einigen, z.B. FTP über VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, ein einziges Dokumentenformat und die Community relativ klein bleibt, funktioniert dieser Ansatz gut. So wurde EDI in den Anfangszeiten gehandhabt. Mit zunehmender Größe Ihrer Gemeinschaft wird dieser Ansatz jedoch sehr komplex und ressourcenintensiv.
2. Nutzen Sie einen EDI-Network-Anbieter - Der EDI-Network-Anbieter erleichtert den Austausch elektronischer Dokumente über seinen "Dokumentenbriefkasten"-Service. Der Absender verbindet sich mit dem EDI-Netzwerk und sendet seine EDI-Transaktionen an die Mailbox des Empfängers. Der Empfänger stellt dann eine Verbindung zum Netzwerk her, um Dokumente in seiner Mailbox zu empfangen. Dieser Ansatz entlastet alle Community-Mitglieder von der ressourcenintensiven Verantwortung für die Unterstützung aller Kommunikationsfragen, gewährleistet Datensicherheit und Nichtabstreitbarkeit und bietet gleichzeitig Audit-Informationen, Berichterstattung, Backup und Wiederherstellung. Dieser Ansatz vermeidet viele der Komplexitäten des direkten Modells. Die Nutzung des EDI-Netzwerk/VAN-Modells für 100% einer EDI-Community war vor dem Aufkommen der kommerziellen Nutzung des Internets und großer Handelsnetzwerke äußerst beliebt. Es ist nach wie vor eine sehr beliebte Option, aber bei sehr großen Gemeinschaften ist es viel seltener, dass 100% der Geschäftspartner im EDI-Netzwerk sind.
3. Verwenden Sie Direct Connects für Ihre Geschäftspartner mit hohem Transaktionsvolumen und nutzen Sie das EDI-Netzwerk für den Rest - Dieser Ansatz spart die Transaktionsgebühren, die von den EDI-Netzwerken beim Handel mit den Geschäftspartnern mit hohem Transaktionsvolumen erhoben werden, während Sie sich auf das EDI-Netzwerk verlassen, um die große Anzahl von Partnern mit geringem Transaktionsvolumen zu unterstützen.
4. Lagern Sie das EDI-Programm an einen Managed Services-Anbieter aus, der in Ihrem Namen eine Verbindung zu Ihrer gesamten Community herstellt. Der Managed Services-Anbieter erhält Ihre Geschäftsdokumente direkt aus Ihrem ERP-System (SAP, Oracle usw.) und übernimmt die Verantwortung für das gesamte Mapping, die Übersetzung, den technischen Support, den Betrieb des Rechenzentrums und die Berichterstattung. Sobald die Dokumente für die Zustellung an Ihre Geschäftspartner bereit sind, stellt der Dienstleister sie entweder direkt an die Partner oder über den Mailbox-Service zu, je nach den individuellen Anforderungen der Geschäftspartner.

Schritt 5: Wählen Sie den richtigen EDI-Netzwerkanbieter (VAN)

Bei der Auswahl eines EDI-Netzwerkanbieters sollten Sie sich mehr an Ihren geschäftlichen Anforderungen orientieren als an den technischen Möglichkeiten des Anbieters. Es gibt viele wichtige Punkte zu beachten.

Was soll der EDI-Netzwerkanbieter tun?

Benötigen Sie einen einfachen EDI-Service oder möchten Sie eine Reihe von Mehrwertdiensten in Anspruch nehmen? Verlangen Sie von Ihrem Anbieter, dass er Ihnen und Ihren Partnern Schulungen und Unterstützung anbietet? Kann Ihr Anbieter Ihnen dabei helfen, neue Geschäftspartner schnell einzubinden? Benötigen Sie eine automatische Ablehnung von Dokumenten mit fehlerhaften Daten, bevor sie Ihr System erreichen? Kann Ihr Dienstleister es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, unabhängig Daten und Berichte bei Bedarf abzurufen und den Status Ihrer Geschäftstransaktionen in allen Phasen der Lieferkette einzusehen? Oftmals ist die Verfügbarkeit dieser Mehrwertdienste ein wichtigerer Faktor für Ihre Entscheidung als die Kosten allein.

Wie groß ist die Reichweite des Providers?

Wie viele Ihrer Geschäftspartner nutzen bereits ein bestimmtes VAN? Verfügt der Anbieter über eine starke installierte Basis in Ihrem Industriesektor? Verfügt der Anbieter über eine globale Präsenz, nicht nur für den Austausch von Dokumenten, sondern auch für die Unterstützung von Kunden vor Ort.

Wie ist die Preisstruktur des Providers?

Die meisten EDI-Dienste berechnen die Anzahl der Kilo-Zeichen (KCs) in einem Dokument, aber auch andere Faktoren spielen eine Rolle, wie z.B. die Frage, ob die rechtzeitige Lieferung wichtig ist und das Volumen der ausgetauschten Transaktionen. Die meisten VANs bieten flexible Preisstrukturen an, darunter Pay-as-you-go, Monats- oder Jahresabonnements.

Wie groß ist der Einfluss des Providers in Ihrer Branche?

Ist der Anbieter aktiv in den wichtigsten Branchenverbänden Ihres Sektors vertreten? Spielt es eine aktive Rolle in den weltweiten EDI-Standardisierungsgremien?

Wird es den EDI-Netzwerkanbieter morgen noch geben?

Hat der Anbieter eine nachgewiesene Erfolgsbilanz und wird er voraussichtlich in absehbarer Zukunft bestehen bleiben? Die Unternehmen mit globaler Reichweite, dem umfassendsten Serviceangebot und der Fähigkeit, unabhängig vom weltweiten Standort Support zu leisten, werden überleben. Bietet Ihnen Ihr VAN all dies?

Schritt 6: Integrieren Sie EDI in Ihr Unternehmen

Bei den meisten EDI-Systemen besteht die größte Entwicklungsaufgabe in der Integration von EDI-Systemen in bestehende Unternehmensanwendungen. Die von Geschäftspartnern und EDI-Standards geforderten Daten müssen auf die in den vorhandenen Systemen enthaltenen Daten "gemappt" werden.

Nach dem Kauf der erforderlichen Hardware und/oder Software zur Unterstützung Ihrer EDI-Lösung muss ein erfahrener EDI-Programmierer die Anforderungen in die Realität umsetzen. Die Mitarbeiter müssen mit den EDI-Standards, den internen Systemen und den Kommunikationsprotokollen bestens vertraut sein. Zu den grundlegenden Aufgaben, die durchgeführt werden müssen, gehören: (1) die Integration von EDI in Ihre internen (ERP-) Geschäftssysteme, d.h. das Extrahieren und Laden von Daten; (2) die Erstellung der EDI-Dokumente durch Zuordnung (Korrelation) der extrahierten Daten zu den richtigen Segmenten und Datenelementen der EDI-Transaktionen sowie die Bereitstellung der Umschlag- und anderer notwendiger Daten; und (3) die Installation und Konfiguration der Kommunikationssoftware für den Versand und Empfang von Dokumenten. Jeder dieser Prozesse kann sehr komplex sein, insbesondere wenn Sie viele Geschäftspartner haben, wie z.B. Kunden, von denen jeder seine eigenen Anforderungen hat. Deshalb brauchen wir gute, technisch versierte Mitarbeiter.

Prototyping-Methoden, bei denen Systemprototypen entwickelt werden, bevor die Systeme tatsächlich kodiert werden, und Computer Aided Software Engineering (CASE) Tools helfen, die Systementwicklung zu rationalisieren. Die Integration besteht in der Regel aus drei Hauptaktivitäten:

• Der Datenanalyse-Teil des Mappings
• Mapping über die EDI-Software
• Entwicklung von benutzerdefinierten Schnittstellenprogrammen oder Benutzerausgängen

Prüfen Sie bei der Auswahl eines Softwarepakets oder einer VAN-Dienstleistung, inwieweit die Mapping-Elemente in der gewählten Lösung bereits berücksichtigt wurden. Dies wirkt sich nicht nur darauf aus, wie leicht sich das EDI-System mit Back-Office-Systemen integrieren lässt, sondern beschleunigt auch den Integrationsprozess und reduziert die Kosten für die kundenspezifische Entwicklung.

Die Integration von EDI in das Unternehmen zeigt oft Möglichkeiten auf, den Geschäftsprozess neu zu gestalten und weitere Vorteile zu erzielen.

Schritt 7: Integrieren Sie Daten im gesamten Unternehmen

Bevor Sie die Daten im gesamten Unternehmen integrieren, müssen Sie eine umfangreiche Datenanalyse durchführen. Es ist ratsam, diesen Prozess am endgültigen Zielort der Daten zu beginnen. Wenn Sie beispielsweise EDI für Ihre Bestellungen nutzen möchten, müssen Sie zunächst die Datenanforderungen des Auftragsabwicklungssystems verstehen.

Ein wichtiger Grund, jedes betroffene Geschäftssystem zu analysieren, ist die Sicherstellung seiner Fähigkeit, Daten gemeinsam zu nutzen. Manchmal müssen Hindernisse überwunden werden, z.B. wenn verschiedene Geschäftssysteme die gleichen Daten enthalten, aber in unterschiedlichen Formaten.

Daten werden oft in Primär- und Sekundärschlüssel unterteilt. Ein Primärschlüssel ist eine sehr wichtige, aber häufig vorkommende Information - z.B. Kundenbestellung, Rechnungsnummer, Frachtbriefnummer - und erfordert oft weniger Aufmerksamkeit vom EDI-Team, da die IT-Abteilungen gelernt haben, diese Schlüssel zu beachten. Sekundäre Schlüssel sind Informationen, die sich eher auf einen einzelnen Geschäftspartner oder eine Gruppe beziehen, wie z.B. eine Abteilungsnummer, ein Speditionscode oder ein Produktcode.

Branchenweite Codes - wie z.B. der Standard Industry Code (SIC) oder die Nummer der Drug Enforcement Agency (DEA) in der Pharmabranche - erleichtern die Verwendung von EDI erheblich, da sie die Verwendung dieser Schlüssel in einer Vielzahl von Unternehmen standardisieren und häufig als Best Practice in einer Branche übernommen werden.

Sobald die Struktur der im System benötigten Daten bekannt ist, kann das EDI-Team mit dem Daten-Mapping beginnen.

Schritt 8: Data Mapping durchführen

Sobald die Datenanalyse abgeschlossen ist und die Datenstrukturen verstanden wurden, wird die 'Karte' für die EDI-Übersetzungssoftware definiert. Bei den meisten EDI-Softwarepaketen oder VAN-Diensten kann der EDI-Koordinator die Karte definieren.

Die Map definiert, wie die Daten in der EDI-Transaktion mit den Daten im internen System zusammenhängen. Die EDI-Software speichert die Karte, in der Regel in tabellarischer Form. Wenn eine Transaktion in das System eingegeben wird, verwendet der EDI-Translator die Karte, um festzustellen, wo jedes eingehende Feld hingehört und ob die Daten neu formatiert werden müssen.

Das Hauptziel des Mappings ist es, die Notwendigkeit benutzerdefinierter Schnittstellen so weit wie möglich zu vermeiden - insbesondere benutzerdefinierte Bearbeitungen für einzelne Geschäftspartner. Je stärker die Datenformate standardisiert sind, desto besser ist die Systemleistung und desto geringer ist der Bedarf an spezifischer Programmierung.

Schritt 9: Erstellen Sie ein Pilotprojekt

Sobald ein Unternehmen sein EDI-System nach bestem Wissen und Gewissen entwickelt und getestet hat, werden weitere Systemtests im Pilotmodus mit ausgewählten Geschäftspartnern durchgeführt. Das EDI-Pilotprojekt ist entscheidend. Es ermöglicht einer Organisation, ihr eigenes System zu verfeinern, die Vorteile aufzuzeigen, die erzielt werden können, und sicherzustellen, dass es mit Geschäftspartnern integriert werden kann.

Unternehmen sollten ein Pilotprojekt mit einer kleinen Anzahl von Geschäftspartnern einrichten. Die Unternehmen mit der größten EDI-Erfahrung sind die besten Pilotpartner. Um erfolgreich zu sein, muss sich das Pilotprojekt auf eine primäre EDI-Anwendung wie z.B. einfache Bestellungen konzentrieren.

Beginnen Sie mit der Übermittlung der Dokumente an die Pilotpartner, die bestätigen werden, dass die Dokumente korrekt verarbeitet werden können. Die Pilotpartner senden die Daten dann zum Testen zurück. Sobald jeder dieser Tests erfolgreich abgeschlossen ist, beginnt jeder Pilotpartner mit dem Versand echter Bestellungen, wodurch die Fähigkeit des Systems zur Abwicklung des Tagesgeschäfts getestet wird.

Papiertransaktionen werden jedoch erst dann abgeschafft, wenn beide Geschäftspartner von der Leistungsfähigkeit des EDI-Systems überzeugt sind.

Die Ergebnisse des Pilotprojekts müssen dann aus einer internen Perspektive analysiert werden, um die folgenden Fragen zu beantworten:

• Kann das EDI-System eine angemessene Kontrolle gewährleisten?
• Scheint das System die in der ursprünglichen EDI-Studie prognostizierten Vorteile zu bieten?
• Kann das System den erwarteten EDI-Verkehr bewältigen?
• Sind die internen Benutzer mit dem Ergebnis zufrieden?

Schritt 10: EDI bei Geschäftspartnern einführen

Wenn Sie der Initiator des Programms mit Ihren Geschäftspartnern sind - wenn Sie z.B. möchten, dass alle Ihre Lieferanten Ihre Bestellungen per EDI erhalten und EDI-Rechnungen zurücksenden - müssen Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um ein EDI-Einführungsprogramm für Ihre Lieferantengemeinschaft zu entwickeln, zu verwalten und zu pflegen.

Dies beinhaltet:

• eine Umfrage in Ihrer Gemeinschaft, um den Grad der EDI-Bereitschaft der einzelnen Lieferanten zu ermitteln
• Entwicklung und Umsetzung eines Kommunikationsplans für die Gemeinde, um die Ziele Ihres Programms zu vermitteln und die notwendige Aufklärung zu leisten
• das Angebot verschiedener EDI-Optionen, wie z.B. webbasierte Formulare oder Excel-basierte Optionen für diejenigen Lieferanten, die noch nicht bereit sind, EDI in ihre Back-End-Systeme zu integrieren
• Unterstützung jedes Lieferanten während des Start-up-Prozesses

Auch nach der Einführung von EDI bei Ihren Geschäftspartnern müssen Sie Ihr Programm kontinuierlich verwalten und pflegen. Investieren Sie in qualifiziertes Personal für die Verwaltung Ihres EDI-Programms, einschließlich:

• Überwachung und Fehlerbehebung bei derKommunikation, um sicherzustellen, dass die Dokumente weiterhin fließen
• Beantwortung von Anfragen von Partnern rund um die Uhr, wenn Probleme auftreten
• Berichterstattung über die Aktivitäten der Geschäftspartner und die Nutzung des Systems
• Aktualisierungen von Translation Maps und/oder Kommunikationsprotokollen, wenn Sie oder Ihre Partner neue Dokumente hinzufügen, Änderungen an aktuellen Dokumenten vornehmen oder ihre Kommunikationsprozesse verbessern