¿Qué es un documento EDI?
Un documento EDI se compone de elementos de datos, segmentos y sobres que se formatean de acuerdo con las reglas de una determinada norma EDI.
Cuando se crea un documento EDI, como un pedido de compra, hay que atenerse a las estrictas reglas de formato de la norma que se esté utilizando. Estas reglas definen exactamente dónde y cómo se encontrará cada dato del documento. De esta forma, cuando el traductor EDI del ordenador receptor lea una orden de compra EDI entrante, sabrá inmediatamente dónde encontrar el nombre de la empresa del comprador, el número de la orden de compra, los artículos que se piden, el precio de cada artículo, etc. A continuación, esos datos se introducirán en el sistema de entrada de pedidos del receptor en el formato interno adecuado, sin que sea necesaria ninguna entrada manual de pedidos.
EDI en formatos impresos
El siguiente gráfico muestra una orden de compra de muestra en formato impreso y el aspecto que tendría una vez traducida a los formatos ANSI y EDIFACT EDI.
En el lenguaje EDI, un único documento comercial, como un pedido de compra, una factura o un aviso anticipado de envío, se denomina "conjunto de transacciones" o "mensaje". Y, un conjunto de transacciones se compone de elementos de datos, segmentos y sobres.
¿Qué es un elemento de datos?
Los elementos de datos de un Conjunto de Transacciones EDI son los elementos individuales de información dentro del documento.
Por ejemplo, en muchos documentos, como la orden de compra y la factura, encontrará elementos de datos como la ciudad, el estado, el país, el número de artículo, la cantidad y el precio.
Cada elemento de datos de un conjunto de transacciones se define en la Norma EDI por el tipo de datos que representa. Por ejemplo, sería importante distinguir los datos numéricos de los datos de texto o las fechas de calendario. La definición del elemento de datos describirá:
- Tipo de datos numéricos, alfanuméricos, fecha u hora
- Longitud mínima y máxima
- Valores de código, si procede, que deben observarse con un tipo de datos concreto. Por ejemplo, si el elemento de datos es el coste unitario, se utilizaría también un elemento de código de moneda para poder indicar qué moneda (por ejemplo, dólares estadounidenses o euros) se está utilizando en el campo de coste unitario
¿Qué es un segmento?
Un segmento en un conjunto de transacciones EDI es un grupo de elementos de datos similares.
Si estuviera rellenando la información de un pedido de compra, esperaría ver grupos de datos relacionados. Por ejemplo, observe el siguiente diagrama de una orden de compra en papel en la que sólo se pide un artículo. Observe que hay cuatro secciones, cada una de las cuales proporciona un conjunto diferente de información:
En un documento EDI, cada sección se describe mediante un segmento determinado. A continuación se muestra el conjunto de segmentos EDI que describirían la orden de compra anterior cuando se utiliza la norma ANSI. Cada segmento comienza con un ID de segmento (por ejemplo, ST, BEG, N1) que describe el tipo de elementos de datos que le siguen. Los elementos dentro de cada segmento están separados por un separador de elementos de datos, en este caso el '*'.
| ST*850*1001 | ST, para indicar el inicio de un conjunto de transacciones, en este caso el pedido 850 | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, para indicar el inicio de la OP, concretamente | (1) |
| N1*SO*XYZ Empresa | N1, un segmento de nombre | (2) |
| N3*123 Calle Mayor | N3, indicar la dirección | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, indicar ciudad/estado/código postal | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, para proporcionar el detalle de las partidas | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, para proporcionar datos resumidos de la OP | (4) |
| SE*8*1001 | SE, para indicar el final del PO |
Para cada tipo de documento comercial, la documentación estándar EDI define:
- Los segmentos que pueden incluirse y cuáles son obligatorios, opcionales y/o condicionales (es decir, deben incluirse sólo si se incluye otro segmento o elemento).
- Para cada segmento, los elementos que pueden incluirse: para cada dato de un documento en papel existe un elemento EDI correspondiente. Estos elementos se definen en el diccionario de normas y cada norma tiene su propio diccionario
- La secuencia requerida de los segmentos y elementos
- Cuántas veces se puede repetir un segmento
Ahora bien, una vez reunidos todos los segmentos en una secuencia prescrita, forman un documento electrónico completo, o conjunto de transacciones. A continuación, los conjuntos de transacciones deben introducirse en sobres para prepararlos para la transmisión a sus interlocutores. Puede consultar un ejemplo de documento EDI para ver cómo se lleva esto a la práctica.
¿Qué son los sobres EDI?
La transmisión de documentos EDI utiliza un sistema de tres "sobres" para alojar sus conjuntos de transacciones: sobre de mensaje, sobre de grupo y sobre de intercambio.
Al igual que los documentos comerciales en papel se envían en sobres y es posible enviar muchos documentos en un solo sobre, los documentos EDI se intercambian utilizando varios sobres.
- Cada conjunto de transacciones se introduce en su sobre individual
- Un grupo de conjuntos de transacciones - por ejemplo, un grupo de órdenes de compra - se coloca en un sobre de grupo. (El sobre de grupo es obligatorio en ANSI y opcional en EDIFACT).
- Todos los sobres de grupo que se envían de un remitente a un destinatario se introducen en un sobre de intercambio.
Véase el diagrama siguiente:
Un sobre está formado por un par de segmentos que definen el principio y el final de la sección correspondiente. Utilizando el estándar EDIFACT como ejemplo, el Sobre de Conjunto de Transacciones utiliza los segmentos UNH y UNT, el Sobre de Grupo utiliza los segmentos UNG y UNE y el Sobre de Intercambio utiliza los segmentos UNA/UNB y UNZ. En cada caso, la "S" indica el "inicio" de la envolvente y la "E" indica el "final" de la envolvente. El diagrama siguiente ilustra los tres niveles de sobres que rodearían un único pedido de compra EDI.
