Woraus besteht ein EDI-Dokument?
Ein EDI-Dokument besteht aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen, die nach den Regeln eines bestimmten EDI-Standards formatiert sind.
Bei der Erstellung eines EDI-Dokuments, z. B. einer Bestellung, müssen Sie sich an die strengen Formatierungsregeln des von Ihnen verwendeten Standards halten. Diese Regeln legen genau fest, wo und wie die einzelnen Informationen im Dokument zu finden sind. Wenn der EDI-Übersetzer auf dem empfangenden Computer eine eingehende EDI-Bestellung liest, weiß er sofort, wo er den Firmennamen des Käufers, die Bestellnummer, die bestellten Artikel, den Preis für jeden Artikel usw. finden kann. Diese Daten werden dann im richtigen internen Format in das Auftragserfassungssystem des Empfängers eingespeist, ohne dass eine manuelle Auftragserfassung erforderlich ist.
EDI in gedruckten Formaten
Die folgende Grafik zeigt eine Musterbestellung in gedruckter Form und wie sie aussehen würde, wenn sie in die EDI-Formate ANSI und EDIFACT übersetzt würde.
In der EDI-Sprache wird ein einzelnes Geschäftsdokument, wie z. B. eine Bestellung, eine Rechnung oder eine Lieferankündigung, als "Transaktionssatz" oder "Nachricht" bezeichnet. Und ein Transaktionssatz besteht aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen.
Was ist ein Datenelement?
Die Datenelemente in einem EDI-Transaktionssatz sind die einzelnen Informationen innerhalb des Dokuments.
In vielen Dokumenten, wie z. B. in der Bestellung und der Rechnung, finden Sie Datenelemente wie Ort, Bundesland, Land, Artikelnummer, Menge und Preis.
Jedes Datenelement in einem Transaktionssatz wird im EDI-Standard durch die Art der Daten definiert, die es darstellt. So ist es zum Beispiel wichtig, numerische Daten von Textdaten oder Kalenderdaten zu unterscheiden. Die Definition des Datenelements wird beschrieben:
- Datentyp: numerisch, alphanumerisch, Datum oder Uhrzeit
- Minimale und maximale Länge
- Gegebenenfalls Codewerte, die bei einer bestimmten Art von Daten zu beachten sind. Wenn es sich bei dem Datenelement beispielsweise um Stückkosten handelt, würden Sie auch ein Währungscode-Element verwenden, um anzugeben, welche Währung (z. B. US-Dollar oder Euro) in dem Stückkostenfeld verwendet wird
Was ist ein Segment?
Ein Segment in einem EDI-Transaktionssatz ist eine Gruppe von gleichartigen Datenelementen.
Wenn Sie Informationen zu einer Bestellung ausfüllen, würden Sie Gruppen von zusammengehörigen Daten erwarten. Sehen Sie sich zum Beispiel das folgende Diagramm einer Papierbestellung an, bei der nur ein Artikel bestellt wird. Beachten Sie, dass es vier Abschnitte gibt, von denen jeder einen anderen Satz von Informationen enthält:
In einem EDI-Dokument wird jeder Abschnitt durch ein bestimmtes Segment beschrieben. Nachfolgend sind die EDI-Segmente aufgeführt, die die obige Bestellung bei Verwendung des ANSI-Standards beschreiben würden. Jedes Segment beginnt mit einer Segment-ID (z. B. ST, BEG, N1), die die Art der folgenden Datenelemente beschreibt. Die Elemente innerhalb jedes Segments werden durch ein Datenelementtrennzeichen, in diesem Fall ein '*', getrennt.
| ST*850*1001 | ST, um den Beginn eines Transaktionssatzes anzuzeigen - in diesem Fall die Bestellung 850 | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, um den Beginn der PO anzugeben, und zwar | (1) |
| N1*SO*XYZ Unternehmen | N1, ein Namenssegment | (2) |
| N3*123 Hauptstraße | N3, um die Adresse anzugeben | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, Ort/Staat/PLZ angeben | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, zur Angabe der Einzelposten | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, um zusammenfassende Daten für den PO zu liefern | (4) |
| SE*8*1001 | SE, um das Ende der PO anzuzeigen |
Die EDI-Standarddokumentation definiert für jede Art von Geschäftsdokument:
- Die Segmente, die einbezogen werden können, und welche davon obligatorisch, optional und/oder bedingt sind (d. h. nur einbezogen werden müssen, wenn ein anderes Segment oder Element einbezogen ist)
- Für jedes Segment, die Elemente, die enthalten sein können - für jede Information in einem Papierdokument gibt es ein entsprechendes EDI-Element. Diese Elemente sind im Normenwörterbuch definiert, und jede Norm hat ihr eigenes Wörterbuch
- Die erforderliche Reihenfolge der Segmente und Elemente
- Wie oft ein Segment wiederholt werden darf
Sobald alle Segmente in einer vorgeschriebenen Reihenfolge zusammengestellt sind, bilden sie ein vollständiges elektronisches Dokument, einen Transaktionssatz. Als nächstes müssen die Transaktionssätze in Umschläge gesteckt werden, um sie für die Übermittlung an Ihre Partner vorzubereiten. Anhand eines EDI-Musterdokuments können Sie sehen, wie dies in der Praxis abläuft.
Was sind EDI-Briefumschläge?
Bei der Übermittlung von EDI-Dokumenten werden die Transaktionssätze in drei "Umschlägen" untergebracht: Nachrichtenumschlag, Gruppenumschlag und Austauschumschlag.
So wie Geschäftsdokumente in Papierform in Umschlägen verschickt werden und es möglich ist, viele Dokumente in einem einzigen Umschlag zu versenden, werden EDI-Dokumente in mehreren Umschlägen ausgetauscht.
- Jeder Transaktionssatz wird in einen eigenen Umschlag gesteckt
- Eine Gruppe von Transaktionssätzen - z. B. eine Gruppe von Bestellungen - wird in einem Gruppenumschlag zusammengefasst. (Der Gruppenumschlag ist in ANSI obligatorisch und in EDIFACT optional).
- Alle Gruppenumschläge, die von einem Absender an einen Empfänger gesendet werden, werden in einen Interchange-Umschlag gelegt
Siehe das nachstehende Diagramm:
Ein Umschlag besteht aus einem Paar von Segmenten, die den Anfang und das Ende des entsprechenden Abschnitts definieren. Am Beispiel des EDIFACT-Standards verwendet der Transaction Set Envelope die Segmente UNH und UNT, der Group Envelope die Segmente UNG und UNE und der Interchange Envelope die Segmente UNA/UNB und UNZ. In jedem Fall gibt das "S" den "Anfang" des Envelopes an und das "E" das "Ende" des Envelopes. Das nachstehende Diagramm veranschaulicht die drei Ebenen von Umschlägen, die eine einzelne EDI-Bestellung umgeben würden.
