¿Cómo funciona el EDI?
El envío de documentos EDI consta de 3 pasos: preparar los documentos, traducir los documentos al formato EDI y transmitir los documentos EDI a su interlocutor.
Paso 1: Preparar los documentos que deben enviarse
El primer paso consiste en recopilar y organizar los datos. Por ejemplo, en lugar de imprimir una orden de compra, el sistema crea un archivo electrónico con la información necesaria para construir un documento EDI. Las fuentes de datos y los métodos disponibles para generar los documentos electrónicos pueden incluir:
- Introducción de datos humanos a través de pantallas
- Exportación de datos para PC desde hojas de cálculo o bases de datos
- Reformateado de informes electrónicos en ficheros de datos
- Mejorar las aplicaciones existentes para crear automáticamente archivos de salida listos para su traducción a una norma EDI.
- Software de aplicación de compras con interfaces integradas para archivos EDI
Paso 2: Traducir los documentos al formato EDI
El siguiente paso consiste en introducir sus datos electrónicos a través de un software traductor para convertir su formato de datos interno en el formato estándar EDI utilizando los segmentos y elementos de datos adecuados. Puede adquirir un software de traducción EDI que gestione y mantenga en sus instalaciones. Para ello, es necesario contar con conocimientos especializados en mapeo, a fin de definir cómo se van a mapear (es decir, correlacionar) sus datos internos con los datos EDI. Existen programas de traducción que se adaptan a prácticamente cualquier entorno informático y presupuesto, desde grandes sistemas que gestionan miles de transacciones diarias hasta programas basados en PC que sólo necesitan procesar unos cientos de transacciones a la semana.
También puede recurrir a los servicios de traducción de un proveedor de servicios EDI. En ese caso, usted envía sus datos al proveedor, que se encarga de la traducción hacia y desde el formato EDI en su nombre.
Paso 3: Conectar y transmitir sus documentos EDI a su interlocutor comercial
Una vez traducidos sus documentos comerciales al formato EDI adecuado, están listos para ser transmitidos a su interlocutor comercial. Debe decidir cómo se conectará a cada uno de sus interlocutores para realizar dicha transmisión. Existen varias formas, de las cuales las más comunes son 1) conectarse directamente utilizando AS2 u otro protocolo seguro de Internet, 2) conectarse a un proveedor de red EDI (también denominado proveedor VAN) utilizando su protocolo de comunicaciones preferido y confiar en que el proveedor de red se conecte con sus interlocutores comerciales utilizando el protocolo de comunicaciones que prefieran sus interlocutores, o 3) una combinación de ambos, dependiendo del interlocutor concreto y del volumen de transacciones que espere intercambiar. En nuestra página de tipos de EDI se detallan las distintas opciones de EDI que puede implementar una empresa.
