Le coût de l'EDI
Le coût de la mise en œuvre de l'EDI dépend de l'approche que vous adoptez : en interne ou en travaillant avec un fournisseur d'EDI tiers.
Il est très important de calculer le coût de la mise en œuvre de l'EDI afin de s'assurer qu'elle apportera de réels avantages financiers et commerciaux à votre entreprise. Mais vous devez d'abord décider de l'approche que vous allez adopter en matière d'EDI : en interne ou en travaillant avec un fournisseur EDI tiers (parfois appelé réseau à valeur ajoutée, ou RVA).
Fournisseur EDI/VAN
Comme on peut s'y attendre, les fournisseurs tiers proposent différents modèles de tarification que vous devrez examiner. Bien que votre choix final tienne évidemment compte du prix, vous devez également prendre en considération des facteurs commerciaux clés tels que :
- Le nombre de vos partenaires qui sont déjà activés sur les réseaux des fournisseurs.
- Le fournisseur couvre-t-il l'éventail des zones géographiques dont vous avez besoin ?
- Les niveaux de soutien et de formation qu'ils sont en mesure de fournir pour vous soutenir, vous et votre communauté commerciale.
- La gamme d'options qu'ils peuvent fournir pour vous permettre, ainsi qu'à l'ensemble de votre communauté commerciale, d'utiliser l'EDI.
Les frais facturés par le fournisseur sont généralement basés sur le volume de données que vous transmettez sur le réseau. Ce volume est souvent mesuré en nombre de kilo-caractères (KC) contenus dans votre document EDI. Sur cette base, les fournisseurs proposent une variété de modèles d'abonnement parmi lesquels vous pouvez choisir :
- Pay-as-you-go
- Mensuel
- Abonnement annuel
Souvent, ces modèles fonctionnent à l'intérieur de fourchettes de prix basées sur les volumes anticipés de KC ou de documents. Vous devez également être conscient des frais cachés tels que les longueurs d'enregistrement minimales. Certains fournisseurs spécifient une longueur d'enregistrement de 128 à 512 caractères. Par conséquent, si vous envoyez 10 documents de 10 caractères, vous devrez payer jusqu'à 5120 caractères pour en envoyer seulement 100. Si vous avez un volume important de petites transactions, cela peut ajouter un montant substantiel à votre facture mensuelle.
Il est important que vous compreniez le volume et la nature de vos transactions commerciales avant de choisir un fournisseur. Vous pourrez ainsi choisir le modèle de tarification qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Enfin, lisez attentivement les petits caractères de tout fournisseur qui prétend offrir un service RVA EDI "gratuit", car il est peu probable que ce soit le cas.
En interne
Quelques très grandes organisations ont créé leurs propres réseaux EDI. Cette solution présente l'avantage d'une gestion, d'un contrôle et d'une sécurité internes, mais elle ne doit pas être prise à la légère. Si vous décidez de créer votre propre système EDI, vous devrez au moins investir dans les éléments suivants :
- Logiciel EDI
- Logiciel de communication
- Méthodes de transmission EDI
- Logiciels de cartographie et de traduction
- Spécialistes de l'EDI et de la cartographie
- Mises à jour, assistance et maintenance continues
Cet investissement vous permettra d'atteindre le point de départ. Vous disposerez d'un système EDI interne. Il est probable que vous devrez aider chacun de vos partenaires commerciaux à mettre en œuvre le système chez eux, voire à le construire pour eux. Vous devrez le faire avec chaque partenaire commercial avec lequel vous souhaitez utiliser l'EDI et ce sera une exigence permanente à mesure que votre communauté commerciale évoluera, se développera et changera.
Il n'est donc pas surprenant que la plupart des entreprises aient choisi de travailler avec un fournisseur tiers qui peut leur fournir l'infrastructure EDI sans qu'elles aient à faire cet investissement initial. Cela peut être particulièrement important pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont tout simplement pas le personnel ou ne peuvent pas trouver l'argent nécessaire pour ce niveau d'investissement au sein de leur entreprise.