紙ベースとEDIトランザクション・プロセス
一般的なビジネスプロセスとして、発注書や請求書のやり取りがあります。そこで、紙とEDIをどのように使い分けているかを比較してみよう。
紙ベースの方法では、一般的に次のようなプロセスが行われる：
- 在庫システムが自動的にバイヤーに発注を通知するか、在庫システムに問い合わせた後、バイヤーが発注が必要であると判断する。
- バイヤーは購買システムの画面にデータを入力してPOを作成し、印刷して郵送する。
- 数日後、ベンダーはPOを受け取り、販売注文システムに手入力する。
- 業者がインボイスを印刷し、貨物に同封するか、または別途郵送する。
- バイヤーが請求書を買掛金システムに手入力する。
紙の書類のやり取りは、プロセスに1週間を追加する可能性がある。手作業でのデータ入力によるミスがあれば、時間は大幅に増える。
EDIプロセスと比較してみよう：
- EDIソフトウェアを利用したバイヤーの調達システムは、在庫が限界レベルに達すると、EDIフォーマットのPOを自動的に生成し、送信する。
- EDIソフトウェアを利用したベンダーの販売注文システムは、数分以内にEDI POを受け取り、商品を出荷するよう出荷部門に通知し、買い手の買掛金システムに直接送信されるEDI請求書を作成する。
EDIプロセスは数時間で完了する。