Processo di transazione cartaceo vs EDI
Un processo aziendale comune è lo scambio di ordini di acquisto e fatture. Confrontiamo quindi il modo in cui questo avviene con la carta o con l'EDI.
Nel metodo cartaceo, in genere si verifica il seguente processo:
- Il sistema di inventario notifica automaticamente all'acquirente di effettuare un ordine oppure, dopo aver interrogato il sistema di inventario, l'acquirente determina che è necessario creare un ordine.
- L'acquirente inserisce i dati sullo schermo di un sistema di acquisto per creare l'ordine di acquisto, lo stampa e lo spedisce.
- Dopo alcuni giorni, il venditore riceve l'ordine di acquisto e lo inserisce manualmente nel sistema degli ordini di vendita.
- Il venditore stampa una fattura e la allega alla spedizione e/o la invia separatamente per posta.
- L'acquirente inserisce manualmente la fattura nel sistema di contabilità fornitori.
Lo scambio di documenti cartacei può aggiungere una settimana al processo. Se ci sono errori causati dall'inserimento manuale dei dati, il tempo può aumentare notevolmente.
Ora fate un confronto con il processo EDI:
- Il sistema di approvvigionamento dell'acquirente, che utilizza un software EDI, genera e invia automaticamente un PO in formato EDI quando le scorte raggiungono il livello critico.
- In pochi minuti il sistema di ordini di vendita del venditore, che utilizza un software EDI, riceve l'ordine di acquisto EDI, notifica al reparto spedizioni la spedizione della merce e genera una fattura EDI da trasmettere direttamente al sistema di contabilità passiva dell'acquirente.
Il processo EDI può essere completato in poche ore.