Proceso de transacción en papel frente a EDI
Un proceso empresarial habitual es el intercambio de órdenes de compra y facturas. Comparemos cómo se hace esto utilizando papel o EDI.
En el método basado en el papel, suele producirse el siguiente proceso:
- El sistema de inventario avisa automáticamente al comprador para que realice un pedido o, tras consultar el sistema de inventario, el comprador determina que es necesario crear un pedido
- El comprador introduce los datos en la pantalla de un sistema de compras para crear el pedido, lo imprime y lo envía por correo.
- Transcurridos varios días, el proveedor recibe el pedido y lo introduce manualmente en el sistema de pedidos de venta.
- El vendedor imprime una factura y la adjunta al envío y/o la envía por separado por correo
- El comprador introduce manualmente la factura en el sistema de Cuentas a Pagar
El intercambio de documentos en papel puede añadir una semana al proceso. Si hay errores causados por la introducción manual de datos, el tiempo puede aumentar considerablemente.
Ahora compárelo con el proceso EDI:
- El sistema de compras del comprador, que utiliza software EDI, genera y envía automáticamente un pedido con formato EDI cuando las existencias alcanzan el nivel crítico.
- En cuestión de minutos, el sistema de pedidos de venta del vendedor, que utiliza software EDI, recibe el pedido EDI, notifica al departamento de envíos que envíe la mercancía y genera una factura EDI que se transmite directamente al sistema de cuentas por pagar del comprador.
El proceso EDI puede completarse en cuestión de horas.