Processus de transaction papier vs EDI
L'échange de bons de commande et de factures est un processus d'affaires courant. Comparons donc comment cela se fait avec du papier ou avec l'EDI.
Dans la méthode sur papier, le processus suivant se déroule généralement :
- Le système de gestion des stocks avise automatiquement l'acheteur de passer une commande ou, après avoir consulté le système, l'acheteur détermine qu'une commande doit être créée.
- L'acheteur entre les données sur l'écran d'un système d'achat pour créer le bon de commande, l'imprime et l'envoie par courrier.
- Après plusieurs jours, le fournisseur reçoit le bon de commande et le rentre manuellement dans le système de gestion des commandes clients.
- Le fournisseur imprime une facture et la joint à l'envoi et/ou l'envoie séparément par courrier.
- L'acheteur entre manuellement la facture dans le système de comptabilité des fournisseurs.
L'échange de documents papier peut ajouter une semaine au processus. En cas d'erreurs dues à la saisie manuelle des données, le temps de traitement peut être considérablement augmenté.
Comparons maintenant cela avec le processus EDI :
- Le système d'approvisionnement de l'acheteur, qui utilise un logiciel EDI, génère et envoie automatiquement un bon de commande au format EDI lorsque le stock atteint le seuil critique.
- En quelques minutes, le système de gestion des commandes du fournisseur, utilisant un logiciel EDI, reçoit la commande EDI, avise le service d'expédition de l'expédition des marchandises et génère une facture EDI qui sera transmise directement au service de comptabilité des fournisseurs de l'acheteur.
Le processus EDI peut être complété en quelques heures.