Wie funktioniert EDI?
Der Versand von EDI-Dokumenten erfolgt in 3 Schritten: Vorbereiten der Dokumente, Übersetzen der Dokumente in das EDI-Format und Übermittlung der EDI-Dokumente an Ihren Partner.
Schritt 1: Vorbereiten der zu versendenden Dokumente
Der erste Schritt besteht darin, die Daten zu sammeln und zu organisieren. Anstatt beispielsweise eine Bestellung auszudrucken, erstellt Ihr System eine elektronische Datei mit den erforderlichen Informationen, um ein EDI-Dokument zu erstellen. Zu den Datenquellen und den verfügbaren Methoden zur Erstellung der elektronischen Dokumente können gehören:
- Menschliche Dateneingabe über Bildschirme
- Exportieren von PC-basierten Daten aus Tabellenkalkulationen oder Datenbanken
- Umformatierung elektronischer Berichte in Datendateien
- Erweiterung bestehender Anwendungen zur automatischen Erstellung von Ausgabedateien, die für die Übersetzung in einen EDI-Standard bereit sind
- Anwendungssoftware für den Einkauf, die über integrierte Schnittstellen für EDI-Dateien verfügt
Schritt 2: Übersetzen der Dokumente in das EDI-Format
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre elektronischen Daten durch eine Übersetzungssoftware zu leiten, die Ihr internes Datenformat unter Verwendung der entsprechenden Segmente und Datenelemente in das EDI-Standardformat umwandelt. Sie können eine EDI-Übersetzungssoftware erwerben, die Sie in Ihrem Unternehmen verwalten und pflegen. Dies erfordert spezielles Mapping-Fachwissen, um zu definieren, wie Ihre internen Daten auf die EDI-Daten abgebildet (d. h. korreliert) werden sollen. Es gibt Übersetzungssoftware für nahezu jede EDV-Umgebung und jedes Budget, von großen Systemen, die täglich Tausende von Transaktionen verarbeiten, bis hin zu PC-basierter Software, die nur ein paar hundert Transaktionen pro Woche verarbeiten muss.
Alternativ können Sie auch die Übersetzungsdienste eines EDI-Dienstleisters in Anspruch nehmen. In diesem Fall senden Sie Ihre Daten an den Anbieter, der die Übersetzung in das und aus dem EDI-Format in Ihrem Namen vornimmt.
Schritt 3: Verbindung und Übermittlung Ihrer EDI-Dokumente an Ihren Geschäftspartner
Sobald Ihre Geschäftsdokumente in das entsprechende EDI-Format übersetzt sind, können sie an Ihre Geschäftspartner übermittelt werden. Sie müssen entscheiden, wie Sie sich mit jedem Ihrer Partner verbinden, um diese Übertragung durchzuführen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, von denen die gängigsten darin bestehen, 1) eine direkte Verbindung über AS2 oder ein anderes sicheres Internetprotokoll herzustellen, 2) eine Verbindung zu einem EDI-Netzanbieter (auch VAN-Anbieter genannt) unter Verwendung des von Ihnen bevorzugten Kommunikationsprotokolls herzustellen und sich darauf zu verlassen, dass der Netzanbieter die Verbindung zu Ihren Geschäftspartnern unter Verwendung des von diesen bevorzugten Kommunikationsprotokolls herstellt, oder 3) eine Kombination aus beidem, je nach dem jeweiligen Partner und dem zu erwartenden Transaktionsvolumen. Auf unserer Seite über EDI-Arten werden die verschiedenen EDI-Optionen, die ein Unternehmen implementieren kann, im Detail beschrieben.
