EDI en la cadena de suministro

El intercambio electrónico de datos (EDI) puede considerarse la primera gran tecnología digital disruptiva de la cadena de suministro. El intercambio rápido y preciso de transacciones EDI en la cadena de suministro ha acelerado los negocios y mejorado la experiencia del cliente. En la actualidad, el software y los servicios EDI constituyen el núcleo de las operaciones eficientes de la cadena de suministro, ya que permiten la transferencia rápida y segura de archivos que impulsa la colaboración y aumenta las ventas entre los socios comerciales.

Definir el EDI para la cadena de suministro

Al sustituir las transacciones en papel por transacciones electrónicas en un formato estándar, el EDI permite a minoristas, fabricantes y organizaciones logísticas pasar a una comunicación sin papel más eficiente en su cadena de suministro. Esto ha permitido a las empresas maximizar su eficiencia a lo largo de todos los procesos de gestión de la cadena de suministro, posibilitando un impacto más respetuoso con el medio ambiente y aumentando la eficiencia tanto en el inventario como en las operaciones comerciales. Más información sobre por qué las transacciones EDI son más eficientes que los procesos basados en papel.

El desarrollo de las transacciones EDI en la cadena de suministro

Los primeros procesos que abordaron las soluciones EDI fueron los ciclos "order-to-cash" y "procure-to-pay". Los documentos de pago EDI y las facturas EDI ayudan a eliminar la intervención humana, reduciendo así los errores en estos documentos comerciales clave. Las transacciones EDI se realizan ahora automáticamente, pasando de los sistemas de cuentas por cobrar del proveedor a los sistemas de cuentas por pagar del comprador en cuestión de instantes. Si había errores, se identificaban y corregían rápidamente. El proceso completo de una transacción EDI puede durar minutos o incluso horas, frente a los días o semanas que se tardaba con el equivalente en papel.

No es de extrañar que las organizaciones empezaran a crear documentos EDI para abordar también otras áreas de la cadena de suministro. Los documentos EDI de transporte y almacenamiento se han desarrollado para incluir conocimientos de embarque, documentos de aduanas, listas de inventario, registros del estado de los envíos, autorizaciones y acuses de recibo de envíos, y notificaciones anticipadas de envíos y documentos de información sobre pagos. Las empresas también han establecido transacciones EDI con sus bancos y socios de servicios financieros basadas en documentos EDI como cartas de crédito, transferencias de fondos y avisos de remesas.

Ventajas del EDI para la gestión de la cadena de suministro

El uso de la tecnología de Intercambio Electrónico de Datos ofrece muchas ventajas, especialmente en la gestión de la cadena de suministro (SCM). El EDI para la gestión de la cadena de suministro ayuda a las empresas de muchas maneras.

Mejorar la experiencia del cliente

Puede que no resulte obvio cómo el EDI para las cadenas de suministro puede mejorar la experiencia de sus clientes, pero es un efecto y beneficio fundamental que muchas empresas buscan al elegir el EDI. Al agilizar los pedidos y las compras, el EDI mejora la precisión y la transparencia de los pedidos, lo que permite aumentar la comunicación con los clientes y proporcionarles información precisa sobre sus transacciones con la empresa. Esto, a su vez, puede mejorar en gran medida la experiencia y la fidelidad del cliente, ya que se evitan las conjeturas y las confusiones.

Tratamiento rápido

El EDI permite agilizar y mejorar el movimiento global en toda la empresa, ya que los procesos puntuales se han agilizado y racionalizado mucho. Las transacciones EDI de la cadena de suministro entre socios comerciales pueden realizarse más rápidamente y en mayor volumen, lo que acelera los pagos y mejora el flujo de caja. Esto puede generar nuevas oportunidades tanto para la empresa como para el socio comercial, ya que puede introducir oportunidades de descuentos para el comprador y opciones de financiación innovadoras del proveedor.

Reducir errores

Los errores pueden costar mucho dinero a las empresas. Las posibilidades de error aumentan porque hay muchos factores que heredan los riesgos que conllevan los documentos en papel. La seguridad del almacenamiento físico, la necesidad de documentos de respaldo y el personal que examina los documentos manualmente contribuyen al riesgo de que algo en el camino pueda salir mal. El EDI en la cadena de suministro estandariza las transacciones con los proveedores, reduciendo el riesgo de falta de comunicación, errores humanos, envíos incorrectos y otros errores. Esto puede ser especialmente útil para los grandes minoristas, ya que tratan con una gran variedad de proveedores dentro de su cadena de suministro.

Ahorre tiempo y dinero

Inherente a todas las ventajas mencionadas está el hecho de que todos estos factores ayudan a las empresas a ahorrar tiempo en procesos tediosos y a ahorrar dinero al trasladar las transacciones en papel a medios digitales. El paso al EDI en la cadena de suministro acelera procesos empresariales como los pedidos y las compras. Los costosos gastos de almacenamiento se minimizan, mientras que los costes de las comunicaciones y los controles manuales se reducen gracias a la racionalización y mejora de los procesos mediante el sistema EDI.

Mejorar la gestión de las existencias

Tanto los documentos EDI como las transacciones EDI de la cadena de suministro ofrecen una gran transparencia a las empresas y socios comerciales, lo que permite mejorar la gestión de toda la cadena de suministro. Mediante el intercambio de documentos EDI, los altos niveles de visibilidad de la cadena de suministro proporcionan actualizaciones en tiempo real para las empresas, de modo que los niveles de inventario son mucho más precisos. De este modo, las empresas pueden asignar eficazmente los recursos y evitar la escasez de existencias, así como eliminar el exceso de inventario.