El coste del EDI
El coste de las implantaciones de EDI dependerá del enfoque que adopte: interno o con un proveedor de EDI externo.
Calcular el coste de una implantación de EDI es muy importante para asegurarse de que aportará beneficios financieros y empresariales reales a su empresa. Pero primero debe decidir el enfoque que va a adoptar con el EDI: interno o trabajando con un proveedor de EDI externo (a veces denominado red de valor añadido, o VAN).
Proveedor EDI/VAN
Como es de esperar, existen diferentes modelos de precios disponibles de terceros proveedores que deberá revisar. Aunque su elección final tendrá en cuenta, por supuesto, el precio, también deberá considerar factores empresariales clave como:
- El número de sus socios que ya están habilitados en las redes de los proveedores.
- Si el proveedor cubre el ámbito geográfico que usted necesita
- El nivel de apoyo y formación que pueden ofrecerle a usted y a su comunidad comercial.
- La gama de opciones que pueden ofrecer para que usted y toda su comunidad comercial puedan realizar EDI
La tarifa del proveedor suele basarse, en gran medida, en el volumen de datos que usted transmite a través de la red. Esto suele medirse en el número de kilo-caracteres (KC) que contiene su documento EDI. En función de esto, los proveedores ofrecen una variedad de modelos de suscripción entre los que puede elegir, tales como:
- Pago por uso
- Mensualmente
- Suscripción anual
A menudo, estos modelos operan dentro de bandas de precios basadas en volúmenes previstos de KC o documentos. También hay que tener en cuenta los costes ocultos, como la longitud mínima de los registros. Algunos proveedores especifican una longitud de registro de 128 a 512 caracteres. El resultado es que si tuviera que enviar 10 documentos de 10 caracteres se le cobrarían hasta 5.120 caracteres por enviar sólo 100. Si tiene un gran volumen de transacciones pequeñas, esto puede añadir una cantidad sustancial a su tarifa mensual.
Es importante que conozca el volumen y la naturaleza de sus transacciones comerciales antes de seleccionar un proveedor. Así podrá elegir el modelo de precios que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Y fíjese bien en la letra pequeña de cualquier proveedor que afirme ofrecer un servicio EDI VAN "gratuito", ya que es poco probable que sea así.
En la empresa
Algunas organizaciones muy grandes han creado sus propias redes EDI. Esto tiene las ventajas de la gestión interna, el control y la seguridad, pero no es algo que deba emprenderse a la ligera. Si va a crear su propio sistema EDI, como mínimo tendrá que invertir en:
- Software EDI
- Software de comunicaciones
- Métodos de transmisión EDI
- Programas informáticos de cartografía y traducción
- Especialistas en EDI y cartografía
- Actualizaciones, asistencia y mantenimiento continuos
Esa inversión le llevará al punto de partida. Dispondrá de un sistema EDI interno. Es probable que tenga que ayudar a cada uno de sus socios comerciales a implantar el sistema en su extremo, o incluso a construirlo para ellos. Tendrá que hacerlo con cada uno de los socios comerciales con los que desee utilizar el EDI, y será un requisito continuo a medida que su comunidad comercial evolucione, crezca y cambie.
No es de extrañar, por tanto, que la mayoría de las organizaciones hayan optado por trabajar con algún tipo de proveedor externo que pueda suministrar la infraestructura EDI sin que tengan que hacer esa inversión inicial. Esto puede ser especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas que, sencillamente, no cuentan con el personal necesario o no disponen del dinero necesario para este nivel de inversión dentro de su empresa.