Qu'est-ce qu'un document EDI ?
Un document EDI est composé d'éléments de données, de segments et d'enveloppes qui sont formatés selon les règles d'une norme EDI particulière.
Lorsque vous créez un document EDI, tel qu'un bon de commande, vous devez respecter les règles strictes de formatage de la norme que vous utilisez. Ces règles définissent exactement où et comment chaque élément d'information du document sera trouvé. Ainsi, lorsque le traducteur EDI de l'ordinateur récepteur lit un bon de commande EDI entrant, il sait immédiatement où trouver le nom de l'entreprise de l'acheteur, le numéro du bon de commande, les articles commandés, le prix de chaque article, etc. Ensuite, ces données seront introduites dans le système de saisie des commandes du destinataire dans le format interne approprié, sans nécessiter de saisie manuelle des commandes.
EDI dans les formats imprimés
Le graphique ci-dessous montre un exemple de bon de commande imprimé et l'aspect qu'il aura une fois traduit dans les formats ANSI et EDIFACT .
Dans le langage EDI, un document commercial unique, tel qu'un bon de commande, une facture ou un préavis de livraison, est appelé "ensemble de transactions" ou "message". Un ensemble de transactions est composé d'éléments de données, de segments et d'enveloppes.
Qu'est-ce qu'un élément de données ?
Les éléments de données d'un ensemble de transactions EDI sont les informations individuelles contenues dans le document.
Par exemple, dans de nombreux documents, tels que le bon de commande et la facture, vous trouverez des éléments de données tels que la ville, l'état, le pays, le numéro d'article, la quantité et le prix.
Chaque élément de données d'un ensemble de transactions est défini dans la norme EDI par le type de données qu'il représente. Par exemple, il serait important de distinguer les données numériques des données textuelles ou des dates du calendrier. La définition de l'élément de données décrira :
- Type de données : numérique, alphanumérique, date ou heure
- Longueur minimale et maximale
- Valeurs de code, le cas échéant, qui doivent être respectées avec un type particulier de données. Par exemple, si l'élément de données est le coût unitaire, vous utiliserez également un élément de code de devise pour vous permettre d'indiquer la devise (par exemple, le dollar américain ou l'euro) utilisée dans le champ du coût unitaire.
Qu'est-ce qu'un segment ?
Un segment dans un ensemble de transactions EDI est un groupe d'éléments de données similaires.
Si vous remplissiez les informations d'un bon de commande, vous vous attendriez à voir des groupes de données connexes. Par exemple, regardez le diagramme ci-dessous d'un bon de commande papier dans lequel un seul article est commandé. Notez qu'il y a quatre sections, chacune fournissant un ensemble différent d'informations :
Dans un document EDI, chaque section est décrite par un segment particulier. Vous trouverez ci-dessous l'ensemble des segments EDI qui décriraient le bon de commande ci-dessus en utilisant la norme ANSI. Chaque segment commence par un identifiant de segment (par exemple, ST, BEG, N1) qui décrit le type d'éléments de données qui suit. Les éléments de chaque segment sont séparés par un séparateur d'éléments de données, en l'occurrence "*".
| ST*850*1001 | ST, pour indiquer le début d'un ensemble de transactions - dans ce cas, la commande d'achat 850 | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, pour indiquer le début du PO, à savoir | (1) |
| N1*SO*XYZ Entreprise | N1, un segment de nom | (2) |
| N3*123 Main Street | N3, pour indiquer l'adresse | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, pour indiquer la ville/l'état/le code postal | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, pour fournir le détail des postes | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, pour fournir des données de synthèse pour le PO | (4) |
| SE*8*1001 | SE, pour indiquer la fin du PO |
Pour chaque type de document commercial, la documentation standard EDI définit :
- Les segments qui peuvent être inclus et ceux qui sont obligatoires, facultatifs et/ou conditionnels (c'est-à-dire qui ne doivent être inclus que si un autre segment ou élément est inclus).
- Pour chaque segment, les éléments qui peuvent être inclus - à chaque information contenue dans un document papier correspond un élément EDI. Ces éléments sont définis dans le dictionnaire des normes et chaque norme possède son propre dictionnaire.
- La séquence requise des segments et des éléments
- Combien de fois un segment peut-il être répété ?
Une fois que tous les segments sont rassemblés dans une séquence prescrite, ils forment un document électronique complet ou un ensemble de transactions. Ensuite, les jeux de transactions doivent être mis sous enveloppe en vue de leur transmission à vos partenaires. Vous pouvez consulter un exemple de document EDI pour voir comment cela est mis en pratique.
Qu'est-ce qu'une enveloppe EDI ?
La transmission de documents EDI utilise un système de trois "enveloppes" pour héberger vos ensembles de transactions - enveloppe de message, enveloppe de groupe et enveloppe d'échange.
Tout comme les documents commerciaux sur papier sont envoyés dans des enveloppes et qu'il est possible d'envoyer plusieurs documents dans une seule enveloppe, les documents EDI sont échangés à l'aide de plusieurs enveloppes.
- Chaque lot de transactions est placé dans son enveloppe individuelle
- Un groupe d'ensembles de transactions - par exemple, un groupe de commandes - est placé dans une enveloppe de groupe. (L'enveloppe de groupe est obligatoire dans l'ANSI et facultative dans l'EDIFACT).
- Toutes les enveloppes collectives envoyées d'un expéditeur à un destinataire sont placées dans une enveloppe interchangeable.
Voir le schéma ci-dessous :
Une enveloppe est formée d'une paire de segments qui définissent le début et la fin de la section appropriée. Si l'on prend la norme EDIFACT comme exemple, l'enveloppe de l'ensemble des transactions utilise les segments UNH et UNT, l'enveloppe du groupe utilise les segments UNG et UNE et l'enveloppe de l'échange utilise les segments UNA/UNB et UNZ. Dans chaque cas, le "S" indique le "début" de l'enveloppe et le "E" indique la "fin" de l'enveloppe. Le diagramme ci-dessous illustre les trois niveaux d'enveloppes qui entourent une seule commande EDI.
