Foire aux questions (FAQ) sur l'EDI

Qu'est-ce que l'EDI ?

L'échange électronique de données est l'échange de documents commerciaux, tels que les bons de commande et les factures, entre partenaires commerciaux dans un format commun, directement d'un ordinateur à l'autre.

Qui utilise généralement l'EDI ?

L'EDI est utilisé dans presque toutes les grandes industries telles que l'automobile, l'aérospatiale, le commerce de détail, la finance et les secteurs des biens de consommation courante. L'EDI est considéré comme la norme pour l'échange électronique de documents d'une entreprise à l'autre.

Qu'est-ce qu'un partenaire commercial ?

Un partenaire commercial EDI est simplement une autre entreprise avec laquelle vous échangez des documents. La plupart des équipementiers disposent d'un vaste réseau de partenaires commerciaux, parfois appelés "communautés commerciales".

Un partenaire EDI avec lequel je travaille m'a demandé d'utiliser une solution EDI spécifique. Dois-je utiliser exactement cette méthode pour envoyer les documents ?

Les solutions EDI sont considérées comme universelles par nature et il existe un certain nombre de normes de fonctionnement qui régissent la manière dont les entreprises doivent s'envoyer des documents EDI. Le choix exact de la solution EDI à utiliser doit s'aligner sur celles qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise.

L'EDI est-il difficile à mettre en œuvre ?

L'EDI peut être mis en œuvre presque immédiatement, en fonction du type de solution EDI choisi. S'il s'agit d'une solution en ligne hébergée par votre client, il vous suffira de vous connecter à son portail web et de remplir les formulaires en ligne nécessaires avant d'envoyer les documents requis. Les systèmes plus complexes nécessitent l'installation d'un logiciel sur le réseau de votre entreprise, qui permettra ensuite l'intégration avec vos systèmes administratifs. Un système EDI peut être considéré comme une solution évolutive. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous commencez à commercer avec un plus grand nombre de partenaires, la complexité de votre système EDI augmentera également.

Quels sont les types de solutions EDI disponibles ?

Il existe essentiellement trois types de solutions EDI : les logiciels EDI, l'EDI basé sur le web et les bureaux de services EDI. Le logiciel EDI réside directement sur un ordinateur appartenant à votre entreprise et offre le plus haut niveau de flexibilité et de contrôle. Le logiciel EDI vous permet également d'intégrer éventuellement des systèmes d'arrière-guichet, améliorant ainsi l'efficacité du processus commercial. Les documents EDI sont échangés directement entre votre logiciel EDI et celui de votre partenaire commercial. Cette méthode de communication "point à point" permet de réduire les délais et les erreurs et de sécuriser les échanges avec les partenaires commerciaux. Étant donné que le logiciel de l'EDI Web réside sur Internet, son utilisation nécessite une connexion Internet. L'EDI basé sur le web est un processus interactif qui nécessite la saisie manuelle de vos informations EDI. Cette méthode offre peu de possibilités d'intégration et réduit le contrôle que vous exercez sur les opérations quotidiennes. Étant donné que les données d'un système EDI basé sur le web sont interactives, la personnalisation du processus EDI est très limitée. Les bureaux de services EDI agissent comme des entrepreneurs EDI qui effectuent vos opérations EDI, ils utilisent généralement une méthode de paiement au fur et à mesure. Un bureau de services EDI vous offre le moins de contrôle sur vos opérations quotidiennes et le moins de possibilités d'intégration des données avec vos systèmes d'entreprise.

Pourquoi devrais-je choisir une solution logicielle EDI plutôt qu'une solution basée sur le web ou un bureau de services ?

La première chose à faire est de comprendre l'impact de l'EDI sur vos processus d'entreprise. Étant donné que les solutions basées sur le web et les bureaux de services comporteront un élément "manuel" intégré dans le processus, il est possible d'introduire des erreurs dans le processus commercial. Le logiciel EDI vous permet d'échanger des données directement avec les systèmes d'arrière-guichet, éliminant ainsi les erreurs manuelles dans le processus. Le temps gagné à saisir les données et à éliminer les erreurs permet à votre entreprise de consacrer plus de temps à l'amélioration de l'exécution des commandes et, plus important encore, à l'amélioration du niveau de satisfaction des clients. Ce qu'il faut retenir, c'est que quelle que soit la solution EDI choisie, elle aura un impact sur le fonctionnement de votre entreprise à l'avenir.

Ai-je besoin d'une expérience spécifique pour pouvoir faire de l'EDI ?

Dans la plupart des cas, vous n'aurez pas besoin d'une expérience spécifique ; celle-ci est directement liée au type de solution EDI que vous choisirez pour votre entreprise. Les solutions EDI basées sur Internet sont normalement "hébergées" par une entreprise et vous y accédez simplement par le biais d'un navigateur web. Il s'agit donc de la méthode la plus simple pour interagir avec un système EDI. Si vous décidez de mettre en œuvre un logiciel EDI, il serait souhaitable de demander au fournisseur EDI que vous avez choisi d'organiser une formation simple pour vos employés.

J'ai entendu parler de l'externalisation des services informatiques. Est-il possible d'externaliser l'EDI ?

Oui, comme toute autre forme de technologie informatique, l'EDI peut être externalisé auprès d'une société disposant des ressources nécessaires pour gérer l'ensemble de vos besoins en matière d'EDI. GXS Managed Services offre une capacité d'externalisation de l'EDI et ce service s'occupera de l'ensemble de vos besoins en EDI - du développement de cartes pour relier les documents entre eux au recrutement de partenaires pour former des communautés commerciales. GXS a travaillé avec succès avec 135 entreprises dans le monde entier pour entreprendre la gestion de leurs infrastructures EDI. GXS Managed Services vous permettra d'activer l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement, à l'échelle mondiale, si nécessaire.

Je ne dispose pas des ressources nécessaires pour recruter des partenaires commerciaux et leur expliquer ma stratégie EDI. Existe-t-il un moyen d'y parvenir efficacement ?

Oui, OpenText Community Link permet à une entreprise de recruter rapidement des partenaires commerciaux pour votre programme EDI. GXS entreprendra le marketing nécessaire de votre service EDI auprès de vos partenaires commerciaux potentiels et travaillera avec eux pour s'assurer qu'ils sont en mesure d'échanger des documents avec votre société de manière aussi rapide et transparente que possible.

Je fais actuellement appel à un certain nombre de fournisseurs automobiles basés en Chine. Est-il possible d'effectuer des transactions électroniques avec ces entreprises ?

Oui, il est possible de faire du commerce électronique avec des fournisseurs automobiles en Chine. GXS a récemment annoncé un partenariat avec China Enterprise Online Data Exchange Services Ltd (CEDEX). Ce partenariat a permis de créer l'une des seules plateformes commerciales dédiées à l'industrie automobile chinoise en pleine croissance. Cette plate-forme permet aux entreprises automobiles chinoises d'échanger des documents avec leurs clients nationaux et internationaux. China e-AutoHub est directement connecté à GXS Trading Grid, ce qui permet une connexion transparente avec n'importe quel partenaire commercial dans le monde.

J'ai entendu parler de diverses associations industrielles liées à l'EDI et de normes de données. Sont-ils importants ?

Oui, les associations sectorielles sont très importantes car elles vous permettront de mettre en œuvre les meilleures pratiques du secteur et de mieux comprendre ce que font les autres entreprises, en termes d'utilisation de l'EDI, dans votre secteur particulier. Ils travaillent également en étroite collaboration pour développer des normes industrielles pour l'échange de documents. Il est important de les comprendre si vous voulez mettre en œuvre correctement l'EDI et obtenir ainsi un avantage concurrentiel sur le marché. Veuillez consulter la section "Ressources" de ce microsite pour obtenir de plus amples informations sur les nombreuses associations industrielles et les types de documents EDI.

J'ai entendu dire que l'EDI était une technologie relativement ancienne. Est-ce vrai ?

L'EDI existe depuis plus de trente ans et est considéré comme une technologie informatique très mature. L'EDI étant tellement ancré dans de nombreuses entreprises, il est très difficile de le remplacer par une autre technologie du jour au lendemain. Avec l'apparition de nouvelles technologies, telles que l'Internet, l'EDI a dû s'adapter à ces nouvelles technologies afin de rester un outil commercial efficace pour la communication de documents entre les entreprises. L'EDI existera encore pendant de nombreuses années.