Domande frequenti (FAQ) sull'EDI

Che cos'è l'EDI?

L'Electronic Data Interchange è lo scambio di documenti aziendali, come ordini di acquisto e fatture, tra partner commerciali in un formato comune direttamente da un computer all'altro.

Chi utilizza tipicamente l'EDI?

L'EDI è utilizzato in quasi tutti i principali settori industriali, come quello automobilistico, aerospaziale, della vendita al dettaglio, finanziario e CPG. L'EDI è considerato lo standard per lo scambio elettronico di documenti da un'azienda all'altra.

Che cos'è un partner commerciale?

Un partner commerciale EDI è semplicemente un'altra azienda con cui si scambiano documenti. La maggior parte degli OEM dispone di un'ampia rete di partner commerciali, talvolta denominati "comunità commerciali".

Un partner EDI con cui sto lavorando mi ha chiesto di utilizzare una soluzione EDI specifica, devo utilizzare esattamente questo metodo per inviare i documenti?

Le soluzioni EDI sono considerate di natura universale ed esiste una serie di standard di funzionamento che regolano le modalità di invio dei documenti EDI da parte delle aziende. La scelta della soluzione EDI da utilizzare deve essere allineata a quelle che meglio si adattano alle vostre esigenze aziendali.

L'EDI è difficile da implementare?

L'EDI può essere implementato quasi immediatamente, a seconda del tipo di soluzione EDI scelta. Se si tratta di una soluzione basata sul web e ospitata dal cliente, sarà sufficiente collegarsi al loro portale web e compilare i moduli online necessari prima di inviare i documenti richiesti. I sistemi più complessi richiedono l'installazione di un software sulla rete aziendale che consenta l'integrazione con i sistemi di back-office. Un sistema EDI può essere considerato una soluzione in evoluzione. Man mano che la vostra azienda cresce e iniziate a commerciare con più partner, anche la complessità del vostro sistema EDI aumenterà.

Quali tipi di soluzioni EDI sono disponibili per me?

Esistono essenzialmente tre tipi di soluzioni EDI: Software EDI, EDI basato sul web e uffici di servizio EDI. Il software EDI risiede direttamente su un computer di proprietà dell'azienda e offre il massimo livello di flessibilità e controllo. Il software EDI consente inoltre di integrarsi con i sistemi di back office, migliorando così l'efficienza dei processi aziendali. I documenti EDI vengono scambiati direttamente tra il vostro software EDI e il software EDI del vostro partner commerciale. Questo metodo di comunicazione 'point to point' consente di ridurre al minimo i ritardi e gli errori e di interagire in modo sicuro con i partner commerciali. Poiché il software per l'EDI via web risiede su Internet, il suo utilizzo richiede un qualche tipo di connessione a Internet. L'EDI basato sul web è un processo interattivo e richiede l'inserimento manuale delle informazioni EDI. Questo metodo offre poche opportunità di integrazione e riduce il controllo sulle operazioni quotidiane. Poiché i dati di un sistema EDI basato sul web sono interattivi, la personalizzazione del processo EDI è molto limitata. Gli uffici di servizio EDI agiscono come appaltatori EDI che eseguono le operazioni EDI e in genere utilizzano una forma di metodo pay as you go. Un ufficio di servizi EDI offre il minor controllo sulle operazioni quotidiane e le minori opportunità di integrazione dei dati con i sistemi aziendali.

Perché scegliere una soluzione software EDI piuttosto che una soluzione basata sul web o un service bureau?

La prima considerazione da fare è capire l'impatto che l'EDI avrà sui processi aziendali. Dal momento che le soluzioni basate sul web e i service bureau avranno un elemento 'manuale' incorporato nel processo, è possibile introdurre errori nel processo aziendale. Il software EDI consente di scambiare dati direttamente con i sistemi di back office, eliminando così gli errori manuali nel processo. Il tempo risparmiato nell'inserimento dei dati e nell'eliminazione degli errori consente all'azienda di dedicare più tempo a migliorare l'evasione degli ordini e, soprattutto, a migliorare i livelli di soddisfazione dei clienti. La cosa importante da ricordare è che qualunque sia la soluzione EDI scelta, essa avrà un impatto sul funzionamento dell'azienda in futuro.

Ho bisogno di un'esperienza specifica per poter lavorare con l'EDI?

Nella maggior parte dei casi non è necessaria un'esperienza specifica; è direttamente correlata al tipo di soluzione EDI che si sceglie per la propria azienda. Le soluzioni EDI basate su Internet sono normalmente 'ospitate' da un'azienda, alla quale si accede semplicemente tramite un browser web. Si tratta quindi del metodo più semplice per interagire con un sistema EDI. Se si decide di implementare un software EDI, è consigliabile chiedere al fornitore EDI prescelto di intraprendere una semplice formazione per i dipendenti.

Ho sentito parlare di esternalizzazione dei servizi IT. È possibile esternalizzare l'EDI?

Sì, come per qualsiasi altra forma di tecnologia IT, l'EDI può essere esternalizzato a un'azienda con le risorse necessarie per gestire tutti i requisiti EDI. GXS Managed Services offre una capacità di outsourcing EDI e questo servizio si occuperà dei vostri requisiti EDI completi, dallo sviluppo di mappe per collegare i documenti tra loro al reclutamento di partner per formare comunità commerciali. GXS ha lavorato con successo con 135 aziende in tutto il mondo per la gestione delle loro infrastrutture EDI. I servizi gestiti di GXS vi permetteranno di abilitare l'intera catena di fornitura, su base globale, se necessario.

Non ho le risorse necessarie per reclutare i partner commerciali e spiegare loro la mia strategia EDI. Esiste un modo per raggiungere questo obiettivo in modo efficiente?

Sì, OpenText Community Link consente a un'azienda di reclutare rapidamente partner commerciali nel proprio programma EDI. GXS si occuperà del necessario marketing del vostro servizio EDI presso i vostri potenziali partner commerciali e lavorerà con loro per garantire che siano in grado di scambiare documenti con la vostra azienda nel modo più rapido e senza interruzioni.

Attualmente mi avvalgo di una serie di fornitori del settore automobilistico con sede in Cina. È possibile commerciare elettronicamente con queste aziende e, in caso affermativo, come si fa?

Sì, è possibile commerciare elettronicamente con i fornitori del settore automobilistico in Cina. GXS ha recentemente annunciato una partnership con China Enterprise Online Data Exchange Services Ltd (CEDEX). Questa partnership ha sviluppato uno degli unici hub commerciali dedicati alla crescente industria automobilistica cinese. L'hub consente alle aziende automobilistiche cinesi di scambiare documenti con i loro clienti nazionali e internazionali. China e-AutoHub è direttamente collegato a GXS Trading Grid, che consente una connessione perfetta con qualsiasi partner commerciale in tutto il mondo.

Ho sentito parlare di varie associazioni di settore e di standard di dati relativi all'EDI. Sono importanti?

Sì, le associazioni di settore sono molto importanti perché vi permetteranno di implementare le best practice del settore e di capire meglio cosa fanno le altre aziende, in termini di utilizzo dell'EDI, nel vostro settore specifico. Inoltre, lavorano a stretto contatto per sviluppare standard industriali per lo scambio di documenti. Questi sono importanti da comprendere se si vuole implementare correttamente l'EDI e quindi ottenere un vantaggio competitivo sul mercato. Consultate l'area "Risorse" di questo microsito per trovare ulteriori informazioni sulle numerose associazioni di settore e sui tipi di documenti EDI.

Ho sentito dire che l'EDI è una tecnologia relativamente vecchia. È vero?

L'EDI esiste da oltre trent'anni ed è considerato una tecnologia informatica molto matura. Poiché l'EDI è così radicato in molte aziende, è molto difficile sostituirlo con un'altra tecnologia da un giorno all'altro. Con l'emergere di nuove tecnologie, come Internet, l'EDI ha dovuto abbracciare queste nuove tecnologie per rimanere uno strumento commerciale efficiente per la comunicazione di documenti tra aziende. L'EDI resterà in circolazione ancora per molti anni.