Che cos'è l'EDI (Electronic Data Interchange)?
L'Electronic Data Interchange (EDI) è lo scambio di documenti aziendali da computer a computer in un formato elettronico standard tra partner commerciali.
Passando da uno scambio di documenti aziendali cartacei a uno elettronico, le aziende godono di importanti vantaggi quali la riduzione dei costi, la maggiore velocità di elaborazione, la riduzione degli errori e il miglioramento delle relazioni con i partner commerciali.
Da computer a computer
L'EDI da computer a computer sostituisce la posta ordinaria, il fax e l'e-mail. Sebbene anche l'e-mail sia un approccio elettronico, i documenti scambiati via e-mail devono essere gestiti da persone piuttosto che da computer. Il coinvolgimento di persone rallenta l'elaborazione dei documenti e introduce errori. Invece, i documenti EDI possono passare direttamente all'applicazione appropriata sul computer del destinatario (ad esempio, il sistema di gestione degli ordini) e l'elaborazione può iniziare immediatamente. Un tipico processo manuale si presenta come questo, con molta carta e persone coinvolte:
Il processo EDI si presenta così: niente carta, niente persone coinvolte:
Documenti aziendali
Si tratta di tutti i documenti che vengono tipicamente scambiati tra le aziende. I documenti più comuni scambiati tramite EDI sono gli ordini di acquisto, le fatture e gli avvisi di spedizione anticipata. Ma ce ne sono molti altri, come polizze di carico, documenti doganali, documenti di inventario, documenti sullo stato di spedizione e documenti di pagamento.
Formato standard
Poiché i documenti EDI devono essere elaborati da computer e non da esseri umani, è necessario utilizzare un formato standard in modo che il computer sia in grado di leggere e comprendere i documenti. Un formato standard descrive il contenuto di ogni informazione e il suo formato (ad esempio, intero, decimale, mmddyy). Senza un formato standard, ogni azienda invierebbe i documenti utilizzando il proprio formato specifico e, così come una persona di lingua inglese probabilmente non capisce il giapponese, il sistema informatico del destinatario non capisce il formato specifico dell'azienda del mittente.
- Oggi sono in uso diversi standard EDI, tra cui ANSI, EDIFACT, TRADACOMS ed ebXML. E per ogni standard esistono molte versioni diverse, ad esempio ANSI 5010 o EDIFACT versione D12, Release A. Quando due aziende decidono di scambiare documenti EDI, devono concordare lo standard e la versione EDI specifici.
- Le aziende di solito utilizzano un traduttore EDI, sia come software interno che tramite un fornitore di servizi EDI, per tradurre il formato EDI in modo che i dati possano essere utilizzati dalle loro applicazioni interne e quindi consentire l'elaborazione diretta dei documenti.
Partner commerciali
Lo scambio di documenti EDI avviene tipicamente tra due aziende diverse, denominate partner commerciali o partner commerciali. Ad esempio, l'azienda A può acquistare merci dall'azienda B. L'azienda A invia ordini all'azienda B. L'azienda A e l'azienda B sono partner commerciali.