Preguntas frecuentes sobre el EDI

¿Qué es el EDI?

El intercambio electrónico de datos es el intercambio de documentos comerciales, como órdenes de compra y facturas, entre socios comerciales en un formato común directamente de un ordenador a otro.

¿Quién suele utilizar el EDI?

El EDI se utiliza en casi todas las grandes industrias, como la automovilística, aeroespacial, minorista, financiera y de bienes de consumo. El EDI se considera la norma para el intercambio electrónico de documentos de una empresa a otra.

¿Qué es un socio comercial?

Un interlocutor comercial EDI es simplemente otra empresa con la que se intercambian documentos. La mayoría de los fabricantes de equipos originales disponen de una amplia red de socios comerciales que a veces se denominan "comunidades comerciales".

Un socio EDI con el que estoy trabajando me ha pedido que utilice una solución EDI específica, ¿necesito utilizar exactamente este método para enviar los documentos?

Las soluciones EDI se consideran universales por naturaleza y existen una serie de normas de funcionamiento que rigen la forma en que las empresas deben enviarse documentos EDI entre sí. La elección exacta de la solución EDI que vaya a utilizar debe ajustarse a las que mejor se adapten a las necesidades de su empresa.

¿Es difícil implantar el EDI?

La implantación del EDI puede ser casi inmediata, dependiendo del tipo de solución EDI elegida. Si se trata de una solución basada en web alojada por su cliente, lo único que tendrá que hacer es conectarse a su portal web y rellenar los formularios en línea necesarios antes de enviar los documentos requeridos. Los sistemas más complejos requieren la instalación de un software en la red de su empresa que permita la integración con sus sistemas administrativos. Un sistema EDI puede considerarse una solución evolutiva. A medida que su empresa crezca y empiece a comerciar con más socios, la complejidad de su sistema EDI también aumentará.

¿Qué tipos de soluciones EDI tengo a mi disposición?

Básicamente, existen tres tipos de soluciones EDI: El software de EDI, el EDI basado en la web y las empresas de servicios de EDI. El software EDI reside directamente en un ordenador propiedad de su empresa y ofrece el máximo nivel de flexibilidad y control. El software EDI también le permite integrarse con los sistemas de back office, mejorando así la eficiencia de los procesos empresariales. Los documentos EDI se intercambian directamente entre su software EDI y el software EDI de su interlocutor comercial. Este método de comunicación "punto a punto" permite reducir al mínimo los retrasos y los errores, y constituye un método seguro de interacción con los socios comerciales. Dado que el software de EDI basado en web reside en Internet, su utilización requiere algún tipo de conexión a Internet. El EDI basado en web es un proceso interactivo y requiere la introducción manual de la información de EDI. Este método ofrece pocas oportunidades de integración y reduce el control que usted tiene sobre las operaciones diarias. Dado que los datos con un sistema EDI basado en web son interactivos, la personalización del proceso EDI es muy limitada. Las empresas de servicios de EDI actúan como contratistas de EDI que llevan a cabo sus operaciones de EDI. Una oficina de servicios EDI ofrece el menor control sobre sus operaciones diarias y la menor oportunidad de integración de datos con sus sistemas empresariales.

¿Por qué elegir una solución de software EDI en lugar de una solución basada en web o en una oficina de servicios?

La primera consideración es comprender el impacto que el EDI tendrá en sus procesos empresariales. Dado que las soluciones basadas en la web y las oficinas de servicios tienen un elemento "manual" integrado en el proceso, existe la posibilidad de introducir errores en el proceso empresarial. El software EDI le permite intercambiar datos directamente con los sistemas administrativos, eliminando así los errores manuales en el proceso. El tiempo que se ahorra introduciendo datos y eliminando errores permite a su empresa dedicar más tiempo a mejorar el cumplimiento de los pedidos y, lo que es más importante, mejora los niveles de satisfacción de los clientes. Lo importante es recordar que, sea cual sea la solución EDI elegida, ésta repercutirá en el funcionamiento de su empresa en el futuro.

¿Necesito experiencia específica para poder hacer EDI?

En la mayoría de los casos no necesitará una experiencia específica; está directamente relacionada con el tipo de solución EDI que acabe eligiendo para su empresa. Las soluciones EDI basadas en Internet suelen estar "alojadas" en una empresa, a la que se accede simplemente a través de un navegador web. Se trata, por tanto, del método más sencillo de interactuar con un sistema EDI. Si decide implantar un software de EDI, le recomendamos que pida a su proveedor de EDI que imparta una formación sencilla a sus empleados.

He oído hablar de la externalización de los servicios informáticos. ¿Es posible externalizar el EDI?

Sí, como con cualquier otra forma de tecnología informática, el EDI puede subcontratarse a una empresa que disponga de los recursos necesarios para gestionar todas sus necesidades de EDI. GXS Managed Services ofrece un servicio de externalización de EDI que se ocupará de todas sus necesidades de EDI, desde el desarrollo de mapas para enlazar documentos hasta la contratación de socios para formar comunidades comerciales. GXS ha trabajado con éxito con 135 empresas de todo el mundo en la gestión de sus infraestructuras EDI. Los servicios gestionados de GXS le permitirán habilitar toda su cadena de suministro, a escala mundial, si así lo requiere.

No dispongo de los recursos necesarios para reclutar socios comerciales y explicarles mi estrategia de EDI. ¿Hay alguna forma de conseguirlo de forma eficaz?

Sí, OpenText Community Link permite a una empresa incorporar rápidamente socios comerciales a su programa EDI. GXS se encargará del marketing necesario de su servicio EDI entre sus socios comerciales potenciales y trabajará con ellos para garantizar que puedan intercambiar documentos con su empresa de la forma más rápida y fluida posible.

Actualmente utilizo varios proveedores de la industria del automóvil con sede en China. Es posible comerciar electrónicamente con estas empresas? En caso afirmativo, ¿cómo se consigue?

Sí, es posible comerciar electrónicamente con proveedores de automoción en China. GXS ha anunciado recientemente su asociación con China Enterprise Online Data Exchange Services Ltd (CEDEX). Esta asociación ha desarrollado uno de los únicos centros comerciales dedicados a la creciente industria automovilística china. El centro permite a las empresas automovilísticas chinas intercambiar documentos con sus clientes nacionales e internacionales. China e-AutoHub está directamente conectado a GXS Trading Grid, lo que permite una conexión sin fisuras con cualquier socio comercial de todo el mundo.

He oído hablar de varias asociaciones industriales y normas de datos relacionadas con el EDI. ¿Son importantes?

Sí, las asociaciones sectoriales son muy importantes, ya que le permitirán aplicar las mejores prácticas del sector y conocer mejor lo que hacen otras empresas, en términos de uso del EDI, en su sector concreto. También colaboran estrechamente en la elaboración de normas industriales para el intercambio de documentos. Es importante conocerlas si desea implantar correctamente el EDI y obtener así una ventaja competitiva en el mercado. Consulte la sección "Recursos" de este micrositio para obtener más información sobre las numerosas asociaciones sectoriales y los tipos de documentos EDI.

He oído que el EDI es una tecnología relativamente antigua. ¿Es cierto?

El EDI existe desde hace más de treinta años y se considera una tecnología informática muy madura. Como el EDI está tan arraigado en muchas empresas, es muy difícil sustituirlo por otra tecnología de la noche a la mañana. A medida que han ido apareciendo nuevas tecnologías, como Internet, el EDI ha tenido que adoptarlas para seguir siendo una herramienta comercial eficaz para la comunicación de documentos entre empresas. El EDI seguirá existiendo durante muchos años.