Beispiele für EDI-Dokumente
Muster eines EDI RFP (Request for Proposal)
Dieses EDI RFP-Muster (Request for Proposal) enthält Anforderungen und Bewertungskriterien für eine Business-to-Business (B2B) Transaktionsmanagementlösung.
Sie bittet die potenziellen Anbieter um eine ausführliche Antwort mit einer Beschreibung der Dienstleistungen, der Preisgestaltung, der Umstellungsmethodik, des aktuellen Kundenstamms und des Leistungsumfangs.
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Muster einer Einführungs-E-Mail für Lieferanten
Dieses Muster für eine Einführungs-E-Mail an Lieferanten ist Teil Ihres Kommunikationsplans für Lieferanten. Sie müssen eine Reihe von Mitteilungen verschicken, höchstwahrscheinlich in Form von E-Mails. Die Vorbereitung vollständiger, gut durchdachter E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation wird dazu beitragen, die Anzahl der Supportanfragen zu reduzieren, die Sie sonst im weiteren Verlauf Ihrer Programme von Ihren Lieferanten erhalten würden.
Die erste E-Mail in Ihrer Serie sollte den Lieferanten eine Einführung in Ihr EDI-Programm geben. Sie senden diese Einführung an jede Gruppe von neuen Lieferanten, die Sie hinzufügen möchten. Sie sollte Folgendes enthalten:
- Das Ziel des Programms für Ihr Unternehmen - z. B. höhere Produktivität, besserer Kundenservice, größere Effizienz
- Die Vorteile, die die Teilnahme für den Lieferanten mit sich bringt - wie z.B. schnellere Bezahlung von Rechnungen, die Möglichkeit, ein strategischer Lieferant zu werden, der sich über mehr Geschäft freuen kann, die Möglichkeit, weiterhin Ihr Geschäft zu erhalten
- Wie Sie mehr über Ihr EDI-Programm erfahren können - z. B. durch einen Link zu einer Website, auf der zusätzliche Materialien zu finden sind, durch die Anmeldung zu einem Webinar, in dem Sie weitere Pläne und Details erläutern, oder durch eine Kontaktperson, an die Sie sich wenden können, um Fragen zu beantworten
- Zeitvorgaben - am besten geben Sie eine Frist an, bis zu der eine Aktion durchgeführt oder ein Prozess abgeschlossen werden muss. Falls zutreffend, sollte er auch die Konsequenzen einer Nichteinhaltung enthalten.
- Nächste Schritte - Soll der Anbieter eine bestimmte Person kontaktieren? Eine Umfrage oder ein Formular ausfüllen? Eine Website aktualisieren? Registrieren Sie sich für ein Webinar?
Wie alle Ihre Mitteilungen sollte auch die E-Mail kurz, präzise und informativ sein. Außerdem sollte er aus der Sicht Ihres Lieferanten geschrieben werden. Wenn Sie z.B. eine Lieferantenumfrage durchgeführt und eine Liste von Lieferanten identifiziert haben, die gute Kandidaten für eine auf Webformularen basierende Lösung wären - entweder weil sie nicht über die Ressourcen verfügen, um in eine vollständige EDI-Lösung zu investieren, oder weil der Zeitpunkt nicht günstig ist, Sie aber trotzdem wollen, dass sie sofort teilnehmen - müssen Sie die Informationen über die Formularlösung bereitstellen.
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Checkliste für das Lieferantenbefähigungsprogramm
Vielleicht finden Sie auch diese Checkliste für das Supplier Enablement Program als nützliches Werkzeug. Es enthält eine Auflistung der detaillierten Schritte, die Sie für jede Phase Ihres Lieferantenbefähigungsprogramms durchführen sollten, zusammen mit einer Beschreibung der einzelnen Schritte.