Beispiele für EDI-Dokumente
Muster eines EDI RFP (Request for Proposal)
Dieses EDI-RFP-Muster (Request for Proposal) enthält Anforderungen und Bewertungskriterien für eine Lösung zur Verwaltung von Business-to-Business (B2B)-Transaktionen.
Sie bittet die potenziellen Anbieter um eine ausführliche Antwort mit Leistungsbeschreibungen, Preisen, Umstellungsmethoden, aktuellem Kundenstamm und Leistungsniveau.
Klicken Sie hier, um eine schreibgeschützte Version dieses Dokuments als PDF-Datei herunterzuladen "
Muster einer Einführungs-E-Mail für Lieferanten
Dieses Muster für eine Einführungs-E-Mail an Lieferanten ist Teil Ihres Kommunikationsplans für Lieferanten. Sie werden eine Reihe von Mitteilungen versenden müssen, höchstwahrscheinlich in Form von E-Mails. Die Vorbereitung vollständiger, gut durchdachter E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation wird dazu beitragen, die Anzahl der Supportanfragen zu reduzieren, die Sie sonst im weiteren Verlauf Ihrer Programme von Ihren Lieferanten erhalten würden.
Die erste E-Mail in Ihrer Serie sollte den Lieferanten eine Einführung in Ihr EDI-Programm geben. Sie senden diese Einführung an jede Gruppe neuer Lieferanten, die Sie aufnehmen wollen. Sie sollte Folgendes enthalten:
- Das Ziel des Programms für Ihr Unternehmen - z. B. höhere Produktivität, besserer Kundenservice, größere Effizienz
- Die Vorteile, die die Teilnahme mit sich bringt für den Lieferanten - wie z.B. schnellere Bezahlung von Rechnungen, die Möglichkeit, ein strategischer Lieferant zu werden, der sich über ein größeres Geschäftsvolumen freuen kann, die Möglichkeit, weiterhin Ihr Geschäft zu erhalten
- Wie Sie mehr über Ihr EDI-Programm erfahren können - z. B. durch einen Link zu einer Website, auf der zusätzliche Materialien zu finden sind, durch die Anmeldung zu einem Webinar, in dem Sie weitere Pläne und Details erläutern, oder durch eine Kontaktperson, die Sie bei Fragen anrufen können
- Zeitvorgaben - am besten ist es, eine Frist anzugeben, innerhalb derer bestimmte Maßnahmen ergriffen oder ein Prozess abgeschlossen werden muss. Falls zutreffend, sollten auch die Konsequenzen bei Nichteinhaltung genannt werden.
- Nächste Schritte - Soll der Anbieter eine bestimmte Person kontaktieren? Eine Umfrage oder ein Formular ausfüllen? Eine Website aktualisieren? Sich für ein Webinar anmelden?
Wie alle Ihre Mitteilungen sollte auch die E-Mail kurz, präzise und informativ sein. Außerdem sollte sie aus der Perspektive Ihres Lieferanten geschrieben sein. Wenn Sie z. B. eine Lieferantenumfrage durchgeführt und eine Liste von Lieferanten ermittelt haben, die gute Kandidaten für eine auf Webformularen basierende Lösung wären - entweder weil sie nicht über die Ressourcen verfügen, um in eine vollständige EDI-Lösung zu investieren, oder weil der Zeitpunkt nicht günstig ist, Sie aber dennoch wollen, dass sie sofort teilnehmen -, müssen Sie die Informationen über die Formularlösung bereitstellen.
Muster der Einführungs-E-Mail herunterladen
Checkliste für das Lieferantenbefähigungsprogramm
Die Checkliste für das Supplier Enablement Program könnte Ihnen ebenfalls von Nutzen sein. Sie enthält eine Auflistung der detaillierten Schritte, die Sie für jede Phase Ihres Lieferantenbefähigungsprogramms durchführen sollten, sowie eine Beschreibung der einzelnen Schritte.